Outsourcing: Die Planung vor dem Dienstleister-Briefing

Wie heißt es so schön? Nach dem Projekt ist vor dem Projekt. Die Arbeit für Chefs und Führungskräfte nimmt also kein Ende und das ist auch gut so: Denn wenn Sie ständig etwas zu tun haben, läuft Ihr Unternehmen gut.

Das heißt aber auch: Wenn jede Minute zählt, sollten Sie auf eine solide Vorbereitung setzten – unterm Strich wird das Zeit sparen. Das gilt auch beim Briefing von Outsourcing-Dienstleistern.

Erster Schritt: Schon bevor Sie sich mit den externen Damen und Herren zusammensetzten, müssen Sie sich folgende Fragen stellen:

  • Was versprechen Sie sich von der Zusammenarbeit?
  • Was soll Ihr Outsourcing-Dienstleister für Sie tun?
  • Welche Probleme oder Hürden erkennen Sie bereits?
  • Was muss Ihr Dienstleister unbedingt schaffen?

Für Chefs und Führungskräfte, die grundsätzlich wenig Zeit haben, ist dieser kleine Fragenkatalog eine große Hilfe, denn für jegliches Dienstleister-Briefing darf die Liste wiederverwertet werden.

Dienstleister-Briefings: Tipps für ein erfolgreiches Gespräch

Jetzt können Sie ohne schlechtes Gewissen und gut vorbereitet in das Dienstleister-Briefing starten. Ein paar Rahmenbedingungen bleiben immer gleich, egal, ob Sie eine Werbeagentur oder einen IT-Dienstleister briefen:

  • Ein persönliches Gespräch ist einer Telefonkonferenz oder dem E-Mail-Verkehr vorzuziehen.
  • Versuchen Sie nicht zu viele Informationen in ein erstes Meeting zu pressen, im Zweifel treffen Sie Ihren Outsourcing-Dienstleister lieber ein weiteres Mal.
  • Haben Sie eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten parat.

Erklärtes Ziel ist es, einen halb standardisierten Rahmen zu schaffen, um auf unvorhersehbare Rückfragen und Themen im Gespräch reagieren zu können. Bei einem festen Ablaufplan reagieren Sie hingegen weniger dynamisch.

Ein unverzichtbares Element eines Dienstleister-Briefings ist darüber hinaus die schriftliche Dokumentation. Das bedeutet …

  • Sie benötigen ein detailliertes Protokoll des Treffens und
  • einen Nachweis, welcher Partner welche Aufgaben lösen muss.

Solche Aufzeichnungen scheinen einfach, trotzdem gibt es einige Fallstricke, die unter Umständen Arbeitsabläufe und Kommunikation im späteren Verlauf einer Outsourcing-Partnerschaft erschweren können. Daher sollten Sie sich, vor allem bei der Dokumentation der Aufgaben und Leistungen, an die folgenden Tipps halten:

Anweisungen müssen konkret, präzise und korrekt festgehalten werden.

  • Wählen Sie eine leicht verständliche Sprache, die Doppeldeutigkeiten vermeidet.
  • Versuchen Sie sich kurz zu halten.
  • Nehmen Sie alle relevanten Informationen in die Dokumentation auf.
  • Legen Sie Meilensteine und eine konkrete Zeitplanung fest.

Bei Ihrem Outsourcing-Dienstleister und Ihnen selbst dürfen bei einem Blick in die Texte keine Fragen offenbleiben. Sorgen Sie nach dem Briefing dafür, dass alle Teilnehmer ein Exemplar der Dokumentation erhalten.

Was außerdem sinnvoll wäre, aber kein absolutes Muss ist: Sofern Sie eine Infobroschüre zu Ihrem Unternehmen haben, verteilen Sie ein paar Exemplare an Ihren Outsourcing-Dienstleister. Ihr Partner kann sich ein besseres Bild über Ihr Unternehmen machen, versteht Ihre Firmenphilosophie vielleicht ein wenig besser und kann Ihnen mit seinem Service besseren entgegenkommen.

Nach dem ersten Briefing: Die Strukturierung der Korrekturschleifen

Sie selbst und Ihr Outsourcing-Dienstleister werden von einem guten ersten Briefing profitieren, einige Fragen werden trotzdem erst nach dem Treffen aufkommen. Denn bei Briefings werden Informationen sehr komprimiert übermittelt, Missverständnisse sind nicht auszuschließen.

Grundsätzlich ist das kein Problem, solange Sie Raum für Korrekturschleifen in Ihrer Planung berücksichtigen. Was Sie konkret bedenken müssen:

  • Nehmen Sie die Nachfragen und Anmerkungen der Teilnehmer ernst.
  • Arbeiten Sie die Änderungen und Ergänzungen stets in die Dokumentation ein.
  • Lassen Sie sich nicht auf mehr als etwa drei Korrekturschleifen ein.

Herrscht ein hohes Level an Unklarheit über die Aufgaben und Prozesse bei Ihrem Outsourcing-Dienstleister, ist ein zweites Briefing unter Umständen sinnvoll.

Übrigens, wie Sie in dem Meeting weniger Zeit vergeuden, erklären wir in unserem Ratgeber.

Weiterführende Links:

  • Wie Sie Sourcing-Projekte richtig vorbereiten, beschreibt das Portal "IT-Zoom".
  • Besonders das IT-Outsourcing muss nicht mit Entlassungen einher gehen, berichtet das Industrieportal "Maschinenmarkt".