Fehlende Pflichtangaben auf der Rechnung gefährden Vorsteuerabzug

Was gilt als Rechnung?

Eine Rechnung weist immer das fällige Entgelt für eine erbrachte Leistung aus. Neben Angaben zur Leistung müssen Zahlungsmodalitäten sowie der Aussteller darauf Erwähnung finden. Sie kann auf Papier oder als elektronische Rechnung versandt werden.

Ein Unternehmer, der gegenüber einem anderen Unternehmer eine Rechnung ausstellt, muss die Zahlungsaufforderung mit mehreren Pflichtangaben versehen. Sie sind in § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) zu finden. Fehlen diese verbindlichen Angaben, gefährdet das den Vorsteuerabzug, und der Rechnungsempfänger bleibt auf den Steuern „sitzen“. Ungenauigkeiten wie Schreibfehler, die nicht zu Problemen bei der Identifizierung führen, gefährden den Vorsteuerabzug indes nicht. Folgende Pflichtangaben gehören in jedem Fall auf eine Rechnung.

1. Kopf der Rechnung: Name, Anschrift, Steuernummer und Datum

Ganz oben gehören natürlich Name und Anschrift auf eine Rechnung, und zwar sowohl die des Rechnungsstellers als auch die des Rechnungsempfängers. Hat der Kunde ein Postfach, ist auch diese Angabe möglich. Das Ausstellungsdatum ist ebenso unerlässlich. Auch gehört die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf jeden Rechnungskopf.

2. Kern der Rechnung: Rechnungsnummer, Art und Preis der Leistung

Zu den Pflichtangaben auf der Rechnung gehört ebenfalls die fortlaufende Rechnungsnummer. Diese muss nicht lückenlos vergeben werden, jede Nummer darf aber nur einmal vom Rechnungssteller verwendet werden. Dadurch wird die Rechnung eindeutig identifizierbar. Darunter folgen die Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte beziehungsweise die Art und der Umfang der Dienstleistung. Diese Angaben stehen in der Regel im Zentrum der Rechnung und müssen noch um einige Daten ergänzt werden. So ist der Termin der Lieferung oder der erbrachten Leistung mit einem Datum festzuhalten, zudem müssen die Nettobeträge, aufgeschlüsselt nach Einzel- und Gesamtpreis, aufgeführt werden.

Vor dem Versand der Rechnung noch einmal die Pflichtangaben prüfen (© 2017 Shutterstock / baranq)

3. Abschluss der Rechnung: Angaben zur Steuer und zu Rabatten

Unterhalb des Nettobetrags gilt es, den darauf entfallenen Steuersatz sowie die Steuerbeträge niederzuschreiben. Falls eine Steuerbefreiung vorliegt, muss das auch vermerkt werden. Abschließend folgt der Brutto-Rechnungsbetrag. In der Rechnung ist zudem jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts anzugeben, sofern diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, also Rabatte, Skonti oder Boni.

Bankverbindungen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen sowie die Unterschrift des Unternehmers gehören hingegen nicht zu den Pflichtangaben auf der Rechnung.

4. Sonderfall Kleinbetragsrechnung

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht überschreitet, gelten gemäß § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) vereinfachte Regeln. In diesem Fall reichen folgende Angaben aus:

  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  • Ausstellungsdatum
  • Umfang und Art der gelieferten Leistung
  • Rechnungsbetrag sowie der darauf entfallende Steuerbetrag
  • der anzuwendende Steuersatz oder der Hinweis auf Steuerbefreiung

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