Einmal festgelegt – immer gültig

Was ist der PowerPoint-Folienmaster?

Der Folienmaster in Microsoft PowerPoint ist ein Werkzeug, um ein einheitliches Layout aller Folien einer Präsentation zu gewährleisten. Die Einstellungen, die im Folienmaster vorgenommen werden, wirken sich auf alle Präsentationsfolien aus.

Zum professionellen unternehmerischen Auftritt gehören Wiedererkennungswert und Einheitlichkeit. Das gilt generell für die Kommunikation mit Geschäftspartnern und Kunden; insbesondere aber für Präsentationen, sei es auf Messen, Fachkongressen oder direkt beim Kunden.

Professionelles Präsentationsdesign zeigt sich dadurch, dass grundlegende Elemente wiederkehrend und einheitlich verwendet werden, egal welcher Mitarbeiter auf welcher Veranstaltung präsentiert. Das Unternehmen bleibt durch ein homogenes Erscheinungsbild im Gedächtnis.

Der zweite große Vorteil: Der Einsatz des PowerPoint-Folienmasters spart viel Zeit und Arbeit. Mitarbeiter müssen beim Erstellen von Präsentationen nicht immer von vorne beginnen. Und beim Bearbeiten umfangreicher Präsentationen sind mit wenigen Klicks alle Folien schnell angepasst.

Der PowerPoint-Folienmaster sorgt dafür, dass auf allen Folien der Präsentation die im Master festgelegten „Gestaltungsrichtlinien“ gelten. Das kann etwa die Schriftart oder die Platzierung von Elementen wie Titel, Fußzeile, Logo und Hintergrundfarbe sein. Die im Folienmaster vorgenommenen Einstellungen wirken sich auf alle darüber liegenden Layouts und Folien aus.

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Das Drei-Ebenen-Modell

Um den Folienmaster sinnvoll verwenden zu können, sollte man das Prinzip dahinter verstehen. Dabei hilft das sogenannte Drei-Ebenen-Modell, mit dem PowerPoint arbeitet. Der Folienmaster bildet die erste Ebene. Auf der zweiten Ebene liegen verschiedene Layouts. Viele Nutzer arbeiten ausschließlich mit der dritten Ebene, den einzelnen Folien selbst.

Das Besondere bei PowerPoint liegt darin, dass alle Ebenen miteinander verknüpft, also durchsichtig sind. Änderungen am Master scheinen also auf die einzelne Folie durch. Wer das Prinzip einmal verstanden hat, fängt nie wieder an, an einzelnen Folien zu arbeiten.

Es ist nicht einmal zwingend notwendig, für jede Präsentation einen eigenen Master zu erstellen. Der PowerPoint-Folienmaster sollte in seiner Ausgestaltung dem Corporate Design des Unternehmens folgen. Ein auf dem Corporate Design aufbauender Styleguide sollte auch Vorgaben für Präsentationen und folglich den PowerPoint-Folienmaster beinhalten. Je nach Unternehmensgröße und Einsatzgebiet kann es jedoch sinnvoll sein, für verschiedene Zwecke und Zielgruppen unterschiedliche Vorlagen zu verwenden.

PowerPoint ist ein wichtiges Tool für Unternehmenspräsentationen. (© 2018 Shutterstock / dennizn)

PowerPoint-Folienmaster ändern

Den Folienmaster zu bearbeiten, ist kein Hexenwerk. Das Tool befindet sich in Microsoft PowerPoint unter der Registerkarte „Ansicht“ und dort in der Gruppe „Masteransichten“. Was nach dem Klick auf „Folienmaster“ zu sehen ist, unterscheidet sich nur wenig von der gewohnten Ansicht.

Links befinden sich mehrere Folien, die hierarchisch angeordnet sind. Die oberste Folie, die größer als die übrigen Folien angezeigt wird, ist die Masterfolie. Darunter befinden sich gemäß dem Drei-Ebenen-Modell diverse Layouts, die als Vorlage für die Präsentation verwendet werden können – aber nicht verwendet werden müssen.

Die dritte Ebene, die Präsentationsfolien selbst, ist konsequenterweise nicht im Folienmaster zu sehen. Sie erscheinen erst wieder nach einem Klick auf „Masteransicht schließen“. Auch der Weg über die Registerkarte „Ansicht“ und die Schaltfläche „Normal“ führt zurück zur typischen Folienanzeige.

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PowerPoint-Folienmaster bearbeiten

Office 365 von der Telekom

Die Telekom bietet mit Office 365 ein Office-Komplettpaket als praktische Mietsoftware zu einem günstigen Preis. Neben den Office-Klassikern Word, Excel, PowerPoint und Co. zur Nutzung auf Mac/PC, Smartphone und Tablet sorgt eine professionelle E-Mail-Lösung für effiziente Büroorganisation. Dazu steht ein großer Online-Speicher zur zentralen Ablage und gemeinsamen Bearbeitung von Dateien zur Verfügung. Das Ganze wird von der Telekom aus sicheren Rechenzentren in Deutschland angeboten. Und damit das Arbeiten auch über die Distanz effizient funktioniert, rundet die integrierte Konferenzlösung Skype for Business das Angebot ab.

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Die Masterfolie lässt sich selbstverständlich leicht an die eigenen Wünsche und Vorstellungen anpassen. Generell gilt: Auf das Verwenden vorgefertigter Designs sollten Sie verzichten und lieber eine eigene Optik gemäß Corporate Design festlegen.

Die Funktion „Platzhalter einfügen“ ist eher für Experten interessant, weil bereits verschiedene Platzhalter vorhanden sind, mit denen Sie arbeiten können. Über „Farben“ legen Sie ein Farbschema für die komplette Präsentation fest. Dabei sind Sie nicht auf die Vorschläge von Microsoft beschränkt, sondern können sich im Rahmen des Corporate Designs austoben. Der Befehl „Schriftarten“ ist selbsterklärend. Idealerweise verwenden Sie eine für Ihr Unternehmen kreierte Schriftart, die Teil des Corporate Designs ist.

Ein Master – mehrere Layouts

Von der Masterfolie zur zweiten Ebene: Die Anzeige vieler Folien in der Masteransicht kann verwirrend sein. Schließlich möchte man ja ein einheitliches Design für alle Folien einer Präsentation festlegen. PowerPoint sieht jedoch vor, Layouts für Folien unterschiedlicher Art zu definieren.

Im Folienmaster lassen sich also, neben der eigentlichen Masterfolie, Regeln festlegen, wie Folien mit Inhalten gleicher Art aussehen sollen. PowerPoint unterscheidet dabei unter anderem nach Titelfolie, Folien mit Bild und Text, Folien nur mit Bild et cetera.

In den meisten Fällen reicht es, sich auf die Masterfolie und drei, vier Layouts zu beschränken. Gleichzeitig ist es nicht notwendig, die übrigen Layoutfolien zu löschen. Das gilt übrigens auch für Platzhalter, die nicht benötigt werden: Die nicht verwendeten Elemente werden vom Programm einfach ignoriert.