Debriefing: Es darf nach Schema F gehen

Nach einem Fußballspiel, egal ob bei der Weltmeisterschaft oder in der Kreisliga, finden sich Mannschaft und Trainer noch einmal zusammen. Es stehen immer die gleichen Fragen in der Kabine:

  • Was lief schief?
  • Was lief ausgezeichnet?
  • Wie geht es das nächste Mal besser?

Von diesen Nachbesprechungen, auch Debriefings genannt, können Sie für Ihr Unternehmen eine Menge lernen und brauchen für das nächste Mal nicht das gesamte Spiel neu erfinden. Anders gesagt: Mit einem Abschluss-Gespräch nach erfolgreichen und nicht so erfolgreichen Aufgaben sammeln Sie Projekterfahrung, die sonst einfach verpufft.

  • Das ganze Team kann an dieser Manöverkritik teilnehmen und davon lernen.
  • Fehler werden nur einmal gemacht und brauchen sich nicht zu wiederholen.
  • Sie werden stetig effektiver und effizienter.

Damit sich diese Zusammenkunft als sinnvolle Informationsquelle erweist, müssen Sie vorher einen Workshop-Ablauf strukturieren ...

Workshop-Ablauf: Projekterfahrung systematisch konservieren

Für einen Workshop-Ablauf, bei dem das Ziel die Sammlung und Dokumentation von Projekterfahrung ist, können Sie sich an ein Rezept halten. Für das Debriefing schaffen Sie frühzeitig die Rahmenbedingungen

Erledigen Sie die naheliegendsten Aufgaben:

  • Legen Sie einen Termin fest,
  • Laden Sie die Projektbeteiligten ein.

Achten Sie darauf, dass bei dem Austausch von Projekterfahrung im Workshop-Ablauf niemand vergessen wird und ausreichend Zeit zur Verfügung steht. Im besten Fall können Sie einen entsprechenden Termin bereits bei der Planungsphase für das jeweilige Projekt festlegen – oder wenigstens ungefähr einplanen.

Zur Vorbereitung zählt im Übrigen auch ...

  • Sammeln Sie relevante Daten über das Projekt für eine Revision.
  • Schaffen Sie einen Ablaufplan für das Meeting und machen Sie diesem Ihren Mitarbeitern zugänglich.
  • Bereiten Sie die Präsentation vor.

Haben Sie selbst bei dem Projekt nicht die Zügel in der Hand gehalten, sollten Sie einen Wortführer beziehungsweise einen Moderator für das Debriefing bestimmen.

Projekterfahrung: Debriefing auf den Schultern von Riesen

Jetzt geht es auf dem Weg zur Sammlung von Projekterfahrung um das Eingemachte. Ihr Workshop-Ablauf steht, Sie haben alle Präsentations-Materialien und damit kann es losgehen

Zum Einstieg des Workshop-Ablaufs sollten Sie Aufgliederung der positiven und negativen Aspekte des Projektes präsentieren.

  • Damit kommen alle Teilnehmer auf den Gleichen stand,
  • Sie schaffen einen Rahmen für Verbesserungsvorschläge

Ihnen muss gleichzeitig gelingen, eine positive Atmosphäre zu schaffen, in der niemand mit seiner berechtigten Kritik oder mit seinem Lob zurückhält.

Im nächsten Schritt Ihres Workshop-Ablaufs sollte das Debriefing ins Detail gehen. Zeigen Sie rückblickend

  • die wichtigsten Entscheidungen und
  • Vorgänge während des Projekts.

Die beiden ersten Punkte sind im Prinzip eine Einleitung, um die eigentliche Projekterfahrung nutzbar zu machen. Das heißt, im dritten Schritt

  • müssen zusammen mit den Anwesenden Optimierungsmaßnahmen entwickelt,
  • darüber diskutieren und.
  • muss das Wissen nachhaltig, verständlich und korrekt erfasst werden.

Der letzte Punkt ist auch unter dem Stichpunkt Lesson Learned im Knowledge Management bekannt. Damit ist das Zusammenziehen und schriftliche Dokumentieren der Projekterfahrung benannt. Erst mit diesem letzten Schritt im Debriefing ist es für Ihr Unternehmen tatsächlich möglich, aus Fehler zu lernen und diese künftig zu vermeiden.

Nach dem Debriefing haben Sie noch die Aufgabe, die gesammelte Projekterfahrung für alle Ihre Mitarbeiter zugänglich zu machen. Am besten ist die detaillierte Darstellung auch für jemanden verständlich, der nicht direkt an dem Projekt beteiligt war – aber in Zukunft in ganz ähnlichen Schuhen stecken wird.

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