1. Schritt: Projektstrukturplan im Projektmanagement positionieren

Bevor Sie einen Projektstrukturplan (PSP) erstellen, müssen Sie selbstverständlich wissen, wofür das Ganze eigentlich gut ein soll. Zehren Sie dabei von der Erfahrung anderer Chefs und Projektmanager: Experten nutzen die Methoden standardmäßig als einen integralen Bestandteil der Planung, das beginnt bei der Herstellung eines Produktes und endet bei seiner Auslieferung.

Die Stärken solch einer Konzeption?

  • Sie unterteilen Aufgaben in handliche Arbeitspakete.
  • Sie bestimmen Verantwortliche für alle Zwischenschritte.
  • Sie legen ganz klare Ziele fest – damit jeder im Team motiviert an die Arbeit gehen kann.
  • Sie behalten Kosten, Zeitplan, Ergebnisse, Kapazitäten und Ressourcen im Blick – mit anderen Worten, all die wichtigen Controlling-Daten, die ein Chef kennen sollte.

Wie solch ein Plan in der Praxis aussieht? Hier gibt es ein Beispiel. Wirkt bekannt und ist in der Netzplantechnik ganz ähnlich.

2. Schritt: Einen Projektstrukturplan erstellen

Sie gliedern Ihr gesamtes Projekt in Ebenen – gehen Sie deduktiv vor, also vom Allgemeinen ins Spezielle. Ganz oben vermerken Sie das große Ziel der gesamten Unternehmung, von Ebene zu Ebene gehen Sie immer weiter ins Detail.

Wichtig: Stellen Sie immer erst ein Level fertig, bevor Sie sich auf das nächste stürzen. Mit der hierarchischen Anordnung gewährleisten Sie feste Strukturen, die immer mit dem Endergebnis zusammenhängen. Als Faustregel gilt, schaffen Sie mindestens drei Ebenen, bei komplexen Projekten mehr. Deklarieren Sie auf jeder Stufe messbare Resultate.

Einen Projektstrukturplan erstellen Sie mit den folgenden Informationen:

  • Interne und externe Teilprodukte. Was bekommt der Kunde? Was tauschen die einzelnen Teams untereinander aus?
  • Erwartungen des Kunden. Welche Qualitätsansprüche stellt er oder sie? Wie viel Feedback sollen die Abteilungen geben? Wer kommuniziert?
  • Kosten und Dauer. Wann starten Teilaspekte frühestens? Wann enden diese frühestens?
  • Meilensteine. Welche kritischen Teilaufgaben müssen Sie wann fertigstellen? Worauf müssen Sie ganz besonders achten?
  • Verantwortliche. Wer übernimmt die Leitung der Zwischenschritte? Wer leitet die Teams?

3. Schritt: PSP überwachen

Einen Projektstrukturplan zu erstellen, ist nur die halbe Arbeit, im operativen Geschäft gleichen Chefs stets Details an. Und Ihr Schaubild liefert Ihnen dazu alle nötigen Informationen.

Ist beispielsweise die Deadline eines Milestones in Gefahr, dann liegt es an Ihnen, Ressourcen umzuschichten. Steigt die Belastung einzelner Mitarbeiter oder Teams, sorgen Sie für Entlastung. Sie bauen aber auch neue Kundenwünsche ein.

All diese Entscheidungen können Sie ohne den Projektstrukturplan gar nicht treffen. Behalten Sie daher alles im Auge. Tipp: Legen Sie Feedback-Runden mit den Verantwortlichen fest – auch solche Termine gehören in das Konzept. So bleiben Sie stets auf dem Laufenden.

4. Schritt: Mit Krisen planen

Krisenfreies Projektmanagement ist wohl eher ein Idealzustand und nicht die Praxis. Vergessen Sie Begriffe wie reibungslos – planen Sie lieber mit kleinen Katastrophen.

Wenn Sie einen Projektstrukturplan erstellen, legen Sie daher nicht nur Teilaufgaben, Meilensteine und Co. fest, sondern auch Ausweichmöglichkeiten. Zum Beispiel, was Sie tun wenn:

  • Stichtage verfehlt werden,
  • die Grippe ausbricht,
  • Computer abstürzen,
  • die Qualität nicht stimmt und
  • die Kosten explodieren.

Berücksichtigen Sie all diese Details, wenn Sie einen Projektstrukturplan erstellen. Dann überstehen Sie sogar den Super-GAU.

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