Rechte und Pflichten: Welchen Zweck die Vollmacht erfüllt

Die Prokura ist eine spezielle Form der Vollmacht: Das heißt, sie hat nur in bestimmten Situationen und Zuständen Sinn. Grob gesagt, erlauben Sie damit einer bestimmten Person, geschäftliche Handlungen für Sie zu übernehmen.

In welchen Fällen ist so etwas praktisch? Sobald Ihr Unternehmen eine gewisse Größe erreicht, können Sie nicht mehr überall zugegen sein. Damit das Geschäft trotzdem weiterlaufen kann – und zum Beispiel rechtsgültig Verkäufe über die Bühne gehen –, brauchen Sie gewissermaßen einen Stellvertreter. Dieser ist ganz offiziell im Handelsregister als Prokurist eingetragen.

Im Prinzip wäre es möglich, für jede einzelne ökonomische Handlung eine neue Vollmacht auszustellen. Das ist in der Praxis allerdings umständlich:

  • Kommen viele Befugnisse zusammen, fällt es schwer den Überblick zu behalten.
  • Nicht nur Sie selbst, auch Ihre Gesellschafter müssen über jede einzelne Vollmacht informiert bleiben – eine Sisyphusarbeit.

In kleinen und mittelständischen Unternehmen ergibt die Prokura noch in einer anderen Situation Sinn: Ihr unerwarteter Ausfall. Lesen Sie dazu auch unseren Ratgeber Wenn der Chef krank ist: 4 Tipps fürs Succession Planing.

Gut zu wissen: Die Prokura ist im Handelsgesetzbuch (HGB) Paragraf 48 bis 58 geregelt.

Vollmachtgeber: Wer eine Prokura erteilen darf

Nicht jeder darf eine Prokura erteilen: Nur der Inhaber des Handelsgeschäfts oder dessen gesetzliche Vertreter sind dazu befugt.

Das Gesetz wird schließlich etwas spezifischer:

  • Haben Sie kein Handelsgeschäft, dürfen Sie diese spezielle Vollmacht nicht vergeben.
  • Nennen Sie einen Kleingewerbebetrieb Ihr Eigen, bei dem Sie nicht als Kaufmann beziehungsweise Kauffrau gelten, können Sie ebenfalls keine Prokura erteilen.
  • Außerdem dürfen Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR), Partnergesellschaften, Erbengemeinschaften, nicht rechtsfähige Vereine und Unterbeteiligungsgesellschaften keine Prokuristen ernennen.

Alter Ego: Was mit einer Prokura erlaubt ist

Ein Prokurist wird auch Alter Ego des eingetragenen Kaufmanns beziehungsweise der eingetragenen Kauffrau genannt. Was er oder sie alles darf, ist im Paragrafen 49, Absatz 1 HGB festgelegt. Darin heißt es:

"Die Prokura ermächtigt zu allen Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt."

Das bedeutet:

  • Der Prokurist darf einkaufen und verkaufen. Also etwa Waren ordern und losschlagen, aber auch Beteiligungen an anderen Unternehmen veräußern und erwerben. Zusätzlich ist es der Person erlaubt, Zahlungen entgegenzunehmen.
  • Sie erlauben Ihrem Alter Ego, Gerichtsverfahren in Ihrem Namen zu führen.
  • Er oder sie darf Ihr Recht auf Beteiligung ausüben, also Mitgliedschaftsrechte wie Aktionärsrechte ausüben.
  • Eine bevollmächtigte Person darf neue Betriebsstätten kaufen beziehungsweise errichten oder alte schließen.
  • Die Person ist befugt, Angestellte einzustellen oder zu feuern.
  • Schließlich ist er oder sie berechtigt, ein Darlehen aufzunehmen und auch eines zu gewähren.

Auflösung der Prokura: Wann die Vollmacht endet

Grundsätzlich ist die Prokura an eine Person gebunden. Im Fachjargon heißt das: Die Vollmacht ist rechtlich nicht übertragbar. Bei Bedarf können Sie die spezielle Befugnis allerdings widerrufen. Und zwar in allen Fällen.

Wichtig zu wissen ist auch, wann die Prokura erlischt:

  • Wenn die befugte Person entlassen wird.
  • Sobald Sie den Betrieb einstellen.
  • Sofern Sie das Unternehmen verkaufen.
  • Sollte Ihr Unternehmen Insolvenz anmelden.

Stirbt der Prokurist, erlischt die Vollmacht. Aber: Ist der erteilende Kaufmann oder die Kauffrau tot, so bleibt die Vereinbarung weiterhin in Kraft. Daher ist diese Form besonders sinnvoll, um eine Unternehmensnachfolge zu regeln.

Weiterführende Links:

  • Vorausschauend zu planen, bedeutet für kleine und mittelständische Unternehmen eben auch, frühzeitig Vollmachten zu geben: Warum erklärt Prof. Wolfgang Baumann in der "WirtschaftsWoche".
  • Eine Prokura erteilen: Was Sie sonst noch über Vollmachten im Geschäftsverkehr wissen müssen, beschreibt die Industrie- und Handelskammer (IHK) der Region Stuttgart.