Nebenkostenabrechnungen per App, digitale Handwerkerportale, mobile Wohnungsabnahmen: Schon früh hat der IT-Dienstleister PROMOS consult den Mobilitätstrend der Immobilienbranche erkannt und entsprechende Services in sein Leistungsportfolio integriert. Mit den maßgeschneiderten IT-Lösungen sparen die Kunden Zeit, Geld und Ressourcen. Denn die Angebote reduzieren Papierkram und schaffen direkte Schnittstellen zwischen Mietern, Verwaltern und Handwerkern. Auch intern setzt das Beratungshaus auf mobile Lösungen wie Telefonie aus der PROMOS Cloud-Infrastruktur oder Kollaborationstools, um seine Mitarbeiter besser zu vernetzen und die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Steckbrief

Name: PROMOS consult Projektmanagement, Organisation & Service GmbH
Gründung: 1998
Hauptsitz: Berlin
Mitarbeiter: 230

„Unsere Berater und Entwickler arbeiten überwiegend bei Kunden vor Ort, um dort individuelle Software-Lösungen umzusetzen“, sagt CIO Volker Schulz. „Andere Mitarbeiter unternehmen häufig Dienstreisen, wieder andere arbeiten mobil von zu Hause. Doch alle müssen jederzeit für Kunden und Kollegen erreichbar sein und Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk haben.“ Damit das gelingt, nutzt PROMOS consult Cisco Unified Communications (UC), eine Telekom-Partner-Lösung.

Direkte Kommunikation mit VoIP

Gab es zuvor keine Telefonschnittstellen zwischen den einzelnen Standorten, arbeitet das Team von PROMOS consult inzwischen bestens vernetzt: Mit dem Cisco Communications Manager telefonieren alle intern über ein einheitliches System per Voice over IP, ausgehende Telefonate laufen über den SIP Trunk der Telekom. Gleichzeig löst das IT-Systemhaus ein langjähriges, strukturelles Problem: Kunden erreichen die zentrale Rufnummer des Unternehmens nun direkt – umständliche Rufumleitungen zwischen den Standorten und lästige Warteschleifen gehören der Vergangenheit an.

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Zusammenarbeit stärken durch Kollaboration

Cisco Unified Communications

IP-Telefonie trifft Kollaboration: Mit dem Cisco Unified Communications Manager können Unternehmen Telefonsysteme einfach und einheitlich administrieren – auch über Standorte und Ländergrenzen hinweg. Mitarbeiter telefonieren per Voice over IP (VoIP) ortsunabhängig mit dem Smartphone oder über den Laptop. Über die Cloud greifen sie auf das Firmennetzwerk zu und können dank integrierter Kollaborationstools effizienter zusammenarbeiten: Per Chat, Webkonferenz oder Videotelefonie tauschen sich Mitarbeiter jederzeit untereinander oder mit den Kunden aus, Dokumente und Projekte bearbeiten sie gemeinsam.

Die Lösung von Cisco verkürzt zudem interne Kommunikationswege: Termine lassen sich durch den direkten Zugriff auf die Kalender der Kollegen effizienter organisieren. Dank der Outlook-Schnittstelle sparen die Mitarbeiter obendrein Zeit bei der Anwahl von Rufnummern und können Kontaktdaten einfach im Adressbuch ablegen. Cisco Unified Communications ermöglicht jedoch nicht nur IP-Telefonie, sondern auch Kollaboration: Kollegen arbeiten gemeinsam an Projekten und Dokumenten, verkürzen Abstimmungsprozesse etwa durch integrierte Chatlösungen und setzen Webkonferenzen intern oder mit Kunden auf – ganz gleich ob im Büro oder unterwegs. So arbeitet das Team nicht nur flexibler und effektiver, sondern verbessert auch die Zusammenarbeit über Projektteams und Standorte hinweg.

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Das IT-Beratungshaus führte sämtliche Kommunikationsdienste in Cisco Unified Communications zusammen. Das IT-Beratungshaus führte sämtliche Kommunikationsdienste in Cisco Unified Communications zusammen. (© Jens Kramer) - Jens Kramer

Skalierbare IP Lösung aus der PROMOS Cloud

Weil PROMOS consult Telefonie und Netzwerkzugriff auf ein einheitliches System umstellte, reduzierte sich zugleich der administrative Aufwand für die eigene IT. Accounts und Rufnummern lassen sich mit Cisco per Mausklick für neue Mitarbeiter erstellen oder ausscheidende Kollegen schließen. Mehr noch: Durch die Nutzung des Software-Clients für Telefonie auf PCs, Laptops und die Integration in das Firmennetzwerk werden Standtelefone im Büro überflüssig. Der Einsatz des Software-Clients auf mobilen Geräten erlaubt den Mitarbeitern die Nutzung der VoIP Infrastruktur über das Internet, wobei die Rufnummer stets dieselbe bleibt. So senkt PROMOS consult zusätzlich interne Betriebskosten.

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Wettbewerbsfähig bleiben

Auch in puncto Geschäftsreisen reduziert das IT-Beratungshaus Kosten. „Die Vorteile von Cisco Unified Communications nutzen wir nicht nur intern. Wir geben sie auch an unsere Kunden weiter, indem wir zum Beispiel Beratungstermine per Webkonferenz anbieten und erst zur Implementierung neuer Software und IT-Services zum Kunden rausfahren“, sagt Schulz. „Weniger Dienstreisen bedeuten auch niedrigere Kosten. Das ist ein entscheidender Faktor, um bei Ausschreibungen und im Neukundengeschäft die Nase vorn zu haben.“

DEUTSCHE TELEKOM UND PROMOS consult

Die Aufgabe: PROMOS consult ist auf Wachstumskurs. 230 Mitarbeiter sind inzwischen an den vier deutschen Standorten für das Unternehmen tätig. Die fehlende Vernetzung zwischen den Niederlassungen erschwerte die Zusammenarbeit und Kommunikation – auch auf Dienstreisen, beim Kunden oder mobil zu Hause.

Die Lösung: Das IT-Beratungshaus führte sämtliche Kommunikationsdienste in Cisco Unified Communications zusammen. Die cloudbasierte, skalierbare IP-Telefonie erlaubt nun eine direkte Kommunikation untereinander, ermöglicht mobiles Arbeiten und mehr Kollaboration.

Die Vorteile: Via Internet greifen die Mitarbeiter nun über jedes mobile Endgerät per Telefon-Client-Software auf die PROMOS VoIP-Infrastruktur zu oder verbinden sich mit dem Unternehmensnetzwerk. Zugleich kann PROMOS consult Beratungsleistungen nun über Webkonferenzen anbieten. So reduziert das Unternehmen Reisekosten und kann seinen Kunden günstigere Preise anbieten.