Reisekosten für Unternehmer: Das gilt seit 2014

Moderne Kommunikation hin oder her – der persönliche Kontakt mit Geschäftspartnern ist immer noch wichtig. Deshalb sind Entscheider viel unterwegs. Neben wertvollen Kontakten führt das aber auch zu Reisekosten für Unternehmer. Viele sehen diese Aufwendungen gern voll als Betriebskosten an. Nicht so der Fiskus. Deshalb können solche Aufwendungen nicht vollständig von der Steuer abgesetzt werden. Wer zumindest einen Teil vom Finanzamt zurück will, hat sich seit dem 1. Januar 2014 an die Reisekostenreform zu halten.

Reisekosten für Unternehmer: Die Basics

Dazu müssen Sie zunächst den Anlass der Reise erklären, der natürlich rein geschäftlich sein muss. Merke: Freizeitaktivitäten, private Telefonate, Massagen oder Wellness-Angebote während Ihres Aufenthalts erkennen die Finanzbeamten nicht an. Heißt, auf solchen Beträgen bleiben Sie sitzen. Ebenfalls wichtig sind die Belege. Sammeln und sortieren Sie sämtliche Quittungen für Ihre Aufwendungen möglichst vollständig.

Werden wir konkret. Im Folgenden finden Sie eine Auflistung der abzugsfähigen Leistungen:

Verpflegung

Seit dem 1. Januar 2014 dürfen Sie dafür nur noch zwei Pauschalen geltend machen: Bei einer Geschäftsreise von acht bis 24 Stunden sind dies zwölf Euro, dauert es länger, 24 Euro. Handelt es sich um einen mehrtätigen Aufenthalt, können Sie für die An- und Abreise jeweils zwölf Euro abrechnen.

Übernachtung

Sie müssen die tatsächlichen Übernachtungskosten mit Belegen nachweisen. Dann können Sie den Betrag vollständig als Betriebsausgaben geltend machen und ebenso die Vorsteuer daraus. Es gilt der ermäßigte Umsatzsteuersatz von sieben Prozent. Achtung: Für Frühstück, Mittag- und Abendessen beträgt der Steuersatz 19 Prozent. Deshalb müssen Sie derlei Auslagen getrennt ausweisen.

Sammelrechnungen

Gesetzt den Fall, Sie haben nur einen untrennbaren Gesamtpreis für Übernachtung und Frühstück. Dann kürzen Sie diesen Betrag um 20 beziehungsweise 40 Prozent des Verpflegungspauschbetrags von 24 Euro.

Ein Beispiel: Für das Frühstück kürzen Sie die Pauschale von 24 Euro um 20 Prozent – also 4,80 Euro.

Für Mittag- und Abendessen kürzen Sie die Pauschale von 24 Euro jeweils um 40 Prozent – also 9,60 Euro.

Vorsteuerabzug

Sie können die Vorsteuer mit den Kosten für Verpflegung und/oder Übernachtung verrechnen. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass der Beleg auf Sie ausgestellt ist und den Umsatzsteuersatz ausweist. Außerdem gilt das nur für Beträge über 150 Euro.

Service-Pauschale

Sie haben auch die Möglichkeit, Kosten in einer Service-Pauschale zusammenzufassen. Hierunter fallen folgende Posten:

  • Parkgebühren
  • Gepäcktransport
  • Kommunikationskosten (zum Beispiel Telefon und E-Mail)
  • Transportkosten zum Bahnhof/Flughafen und so weiter.

Auslandsreisen

Für Auslandsreisen gelten keine Pauschalen. Da müssen Sie als Unternehmer stets die tatsächlichen Kosten angeben. Sollten Sie auch hier eine Gesamtrechnung von Übernachtung und Frühstück erhalten, dann müssen Sie den Frühstücksbetrag ebenfalls herausrechnen.

Kunde übernimmt Reisekosten

Ihre Kunden übernehmen sicherlich häufig die Kosten für Ihre Anreise und gegebenenfalls Übernachtung. Dann reicht es, wenn Sie den Nettobetrag dafür in Ihrer Rechnung an den bezahlenden Geschäftspartner ausweisen. Als Beleg sollten Sie grundsätzlich nur eine Kopie der Tickets und Quittungen beifügen.

Beispiel: Verpflegungskosten-Vorsteuerabzug

Angenommen Sie unternehmen eine zweitägige Geschäftsreise innerhalb Deutschlands. Dabei geben Sie für die eigene Verpflegung 178,50 Euro aus (150 Euro zuzüglich 28,50 Euro Umsatzsteuer). Die Quittungen und Belege dafür bewahren Sie unbedingt auf. Die Übernachtung hat Sie 80,45 Euro gekostet. Darin sind 14,90 Euro für das Frühstück enthalten.

Folgende Beträge können Sie als Betriebsausgaben geltend machen:

  • Verpflegungspauschale: 2 x 12 Euro = 24 Euro
  • Übernachtungskosten: 80,45 Euro – 14,90 Euro – 7 Prozent Umsatzsteuer von 4,29 = 61,26 Euro

Insgesamt: 85,26 Euro

Sie können die Vorsteuer aus den tatsächlichen Verpflegungs- und Übernachtungskosten in Anspruch nehmen. Das ermitteln Sie folgendermaßen:

  • Übernachtungskosten ohne Frühstück: 7 Prozent Umsatzsteuer = 4,29 Euro
  • 19 Prozent Umsatzsteuer aus dem Hotelfrühstück von 14,90 Euro = 2,38 Euro
  • Aus den übrigen Kosten für die eigene Verpflegung: 28,50 Euro

Macht summa summarum: 35,17 Euro

Weiterführende Links:

  • Reisekosten für Unternehmer abzurechnen, ist zuweilen knifflig. Wir stellen vier Beispiele für Reisekosten-Software vor, die Ihnen die Rechnerei erleichtern.
  • Wenn einer eine Reise tut, so hat er was zu planen. Mit der App Travelload klappt das auch mobil.