Feedback geben: Gute Vorbereitung ist das A und O

Ein Mitarbeitergespräch führen Sie nicht alle Tage. Da ist eine gute Vorbereitung besonders wichtig. Wenn Sie Feedback geben, sollten Sie nämlich einem roten Faden folgen sowie ein paar Selbstverständlichkeiten beachten. So müssen Sie genau wissen, ...

  • welchen Mitarbeiter Sie vor sich haben,
  • welche Aufgaben er in Ihrem Unternehmen übernimmt und
  • mit welchen Projekten er zuletzt betraut war.

Im Zweifel machen Sie sich dazu ein paar Notizen, denn solche Basics müssen Sie unbedingt drauf haben. Darüber hinaus sollten Sie sich weitere grundlegende Gedanken machen, nachdem Sie Ort, Zeit und anvisierte Dauer für das Mitarbeitergespräch festgelegt haben. Wichtige Fragen sind zum Beispiel:

  • Wollen Sie im Gespräch nur Feedback geben oder auch Spielraum lassen, um über das Gehalt zu verhandeln?
  • Konzentrieren Sie sich im Feedback-Gespräch eher auf die reine Arbeitsleistung oder wollen Sie auch Soft Skills und das Verhalten Ihres Gesprächspartners gegenüber anderen Mitarbeitern und Kunden thematisieren?
  • Haben Sie gegebenenfalls benötigte Dokumente vorliegen, wie einen neuen Arbeitsvertrag oder Zielvereinbarungen ?

Im Mitarbeitergespräch: Bleiben Sie auf Ihrer Linie

Haben Sie sich gut vorbereitet? Dann kann das Mitarbeitergespräch beginnen. Achten Sie in dessen Verlauf darauf, dass Sie ...

  • von Anfang an mit einem lockeren Einstieg und einer offenen Begrüßung für eine positive und freundliche Atmosphäre sorgen,
  • Ihr Feedback klar und sachlich formulieren,
  • Verallgemeinerungen vermeiden,
  • Ihre Sicht der Dinge in Ich-Botschaften vermitteln, anstatt Ihr Gegenüber durch Schuldzuweisungen in die Defensive zu treiben,
  • auch positives Feedback geben,
  • sich an Ihren vorher festgelegten Fahrplan halten und das Gespräch strukturiert angehen,
  • nur solche Dinge ansprechen, die Ihr Gegenüber auch ändern kann und
  • natürlich Ziele definieren, die Ihrem Mitarbeiter Orientierung für sein zukünftiges Verhalten geben.

Negatives Feedback geben: Immer fair bleiben

In der Theorie gehört positives Feedback natürlich zu jedem Mitarbeitergespräch dazu. Was aber, wenn Sie Ihr Gegenüber mit vergleichsweise viel Kritik konfrontieren müssen? Dann ist Fingerspitzengefühl gefragt. Die wichtigste Regel: Führen Sie Mitarbeitergespräche immer unter vier Augen. Kritik vor versammelter Mannschaft im Teammeeting oder bei anderen Gelegenheiten ist dagegen absolut tabu. Wenn Sie überwiegend negatives Feedback geben müssen, achten Sie auch darauf, dass Sie ...

  • zu jeder Zeit respektvoll und konstruktiv bleiben,
  • Ihre Argumente sachlich vorbringen,
  • verbal nicht in den Angriff übergehen und
  • keine Vorwürfe formulieren.

Nach dem Mitarbeitergespräch: Kontrollieren Sie den Erfolg

Haben Sie das Mitarbeitergespräch beendet, halten Sie dessen Ergebnisse schriftlich fest. Machen Sie sich Notizen zum Gesprächsverlauf und fixieren Sie Ziele sowie weitere getroffene Vereinbarungen. Darüber hinaus sollten Sie nach einigen Wochen ...

  • überprüfen, ob sich Ihr Mitarbeiter an die Vereinbarungen hält,
  • ihn im Zweifel noch einmal an die Inhalte des Mitarbeitergesprächs erinnern und
  • gegebenenfalls neu motivieren.

Denn nur wenn Ihr Feedback zu positiven Veränderungen führt, war das Mitarbeitergespräch erfolgreich.

Weitereführende Links:

  • Weitere Tipps, wie Sie richtig Feedback geben, finden Sie in der "Karrierebibel".
  • Tipps zur richtigen Körpersprache und der nonverbalen Kommunikation – auch im Mitarbeitergespräch – finden Sie bei mDM.