Schritt 1: Risiken identifizieren

Es ist unmöglich alle Projektrisiken zu erkennen – das liegt in der Natur der Sache. Gefahren lauern nämlich überall. Dennoch ist es wichtig, im Projektmanagement die Eintrittswahrscheinlichkeit von negativen Ergebnissen zu reduzieren.

Ein Beispiel: Stellen Sie sich einen Ingenieur vor, der eine neue Landmaschine auf den Markt bringen will. Am leichtesten ist es für den Maschinenbauer, interne Faktoren zu analysieren: Haben seine Innovationen die Testphase erfolgreich bestanden oder gibt es noch Schwächen? Sind neue und unerfahrene Mitarbeiter am Projekt beteiligt? Kluges Risikomanagement prüft diese Aspekte und beseitigt Unsicherheiten. Technische Neuheiten sollten erst vermarktet werden, wenn diese serienreif sind. Und neue Kollegen bedürfen einer längeren Einarbeitungs- und Vorbereitungszeit. Das minimiert In-House- Risiken.

So weit, so gut. Eine ganz andere Herausforderung für das Risikomanagement in Projekten ist hingegen externer Unbill. Denn der braut sich außerhalb des Unternehmens zusammen. Deshalb ist es schwieriger abzusehen, ob und wann er Sie trifft. Ein typischer Unsicherheitsfaktor in unserem Fall: Wie werden Wettbewerber und Kunden auf die neue Landmaschine reagieren? Klären kann das eine Umfeldanalyse. Ein interdisziplinäres Team erforscht dabei die Einflüsse, die von außen auf das Projekt einwirken.

Schritt 2: Budget überwachen

Häufiger Knackpunkt bei Projekten ist das Budget. Erstreckt sich ein Projekt über mehrere Monate, dann verlieren selbst erfahrene Unternehmer leicht den Überblick. Der springende Punkt: Wie weit müsste die Landmaschine mit den eingesetzten Geldmitteln bereits entwickelt sein? Reichen Zeit und finanzielle Mittel aus? Antworten darauf liefert am besten eine Ertragswertanalyse. Diese vergleicht die Soll- mit den Ist-Kosten und stellt Abweichungen früh genug fest. Im Klartext: Haben Sie zu viel Geld ausgegeben, dann schrillen die Alarmglocken. Praktisch: Microsoft bietet in seinem Office-Paket eine solche Ertragswertanalyse an.

Schritt 3: Risiken minimieren

Effizientes Risikomanagement vermindert beziehungsweise vermeidet Gefahren. Nehmen wir an, der Ingenieur will seine Landmaschine mit einer Automatisierungstechnik für Dünger- und Wassermengen ausstatten. Doch leider hat der Maschinenbauer selbst mit solch einer komplexen Technik keinerlei Erfahrung. Es besteht also ein Risiko. In der Folge kann er nun ...

  • einen Risikozuschlag in der Kalkulation vornehmen,
  • Risiken an Dritte oder Partnerunternehmen übertragen oder
  • einen Puffer im Zeitplan einsetzen.

Schritt 4: Aus Fehlern lernen

Die Fahrerkabine der Landmaschine entspricht nicht den ergonomischen Standards? Okay, das kann passieren. Aber bitte nur einmal. Dokumentieren Sie daher alles, was im Projekt schief gelaufen ist. Nur so stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen die gleichen Fehler bei zukünftigen Vorhaben nicht erneut begeht. Häufiges Problem: Mitarbeiter wechseln zwischen Projekten hin und her oder verlassen unter Umständen das Unternehmen. Mit Debriefing lassen sich die Erfahrungen und das Spezialwissen der scheidenden Fachkräfte speichern – ein wichtiger Aspekt für ein erfolgreiches Risikomanagement.

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