Unternehmenskommunikation: die nächste Stufe erreichen

Social Software ist ein Sammelbegriff für Blogs, Wikis, Activity Streams und Chat-Programme. Sie erleichtern die Organisation und den Austausch von Wissen, verbessern die Vernetzung zwischen den Mitarbeitern und fördern Transparenz und Offenheit.

Kurzum: Ihre interne Unternehmenskommunikation macht einen Qualitätssprung! Social Software bietet ähnliche Vorteile der Social-Media-Plattformen wie Facebook und Twitter, allerdings sind die Dienste nur für die eigenen Mitarbeiter zugänglich und werden vom Unternehmen direkt gesteuert.

Für die wachsende Bedeutung von Social Software gibt es mehrere Gründe.

  • Wissen muss in Strömen fließen und Ideen sollten am besten federleicht durch Ihr Unternehmen schweben. Dazu sind Social-Business-Lösungen geeigneter als zum Beispiel E-Mails.
  • Mitarbeiter werden immer mobiler, arbeiten im Home-Office oder sind auf mehrere Standorte verteilt.  Modernes Kommunikations-Management setzt im Betrieb fort, was privat für die meisten via Social Plattformen schon gang und gäbe ist.
  • Komplexe Themen bedürfen einer effizienten Koordination. Expertise muss schnell verfügbar sein. Dokumenten-Sharing und Wikis werden in diesem Zusammenhang immer wichtiger.

Unternehmenskommunikation verbessern: Das sind Ihre Möglichkeiten

Wenn Sie Ihr Unternehmen auf Social-Software-Lösungen umrüsten, dann ist dies meist eine Herkulesaufgabe für Ihre IT-Abteilung. Es gilt, mehrere Technologien miteinander zu verknüpfen und alte Systeme in die neuen Dienste zu integrieren. Haben Sie diese Hürde erstmal genommen, dann können Sie folgende Tools einsetzen:

  • Activity Streams eignen sich vor allem für Projekte, bei denen viele Mitarbeiter involviert sind. Durch Statusmeldungen können Sie die anderen Teilnehmer über Fortschritte und Hindernisse bei laufenden Projekten informieren.
  • Dokumenten-Sharing ermöglicht mehreren Mitarbeitern dasselbe Dokument parallel und ohne Komplikationen zu bearbeiten. Das Dokumenten-Sharing-Programm kann auch mit dem Acitvity Stream verknüpft werden, sodass die Kollegen wissen, wann Aktualisierungen im Dokument vorgenommen wurden.
  • Sie stellen gerade fünf neue Mitarbeiter ein und müssen Ihnen erklären, wie die Maschinen in der Fertigung zu bedienen sind? Gut, wenn Sie in solchen Fällen auf die firmeninternen Wikis und Blogs zurückgreifen können. Wissen und konkrete Handlungsanweisungen sind dort zentral gespeichert und werden von neuen Kräften schnell abgerufen.
  • Wer das Wort Chat hört, denkt im ersten Moment an pubertierende Teenager, die sich bunte Smileys zuschicken. Aber tatsächlich können Chat-Programme auch Ihre Unternehmenskommunikation verbessern. Der Austausch verläuft schneller und unkomplizierter als in E-Mails, da Anrede und Grußformel entfallen. Massenmails mit Horror-Betreffzeilen wie "Re: Antwort: WG: AW: AW: Re: WG" werden von effizienten Gruppenchats abgelöst.

Social Software als Innovationstreiber in der Unternehmenskultur

Der Umstieg auf Social-Business-Lösungen krempelt nicht nur Ihre interne Unternehmenskommunikation um. Die unverbindliche und direkte Kommunikation führt auch zu  durchlässigeren Hierarchien und einer modernen Unternehmenskultur.

Seien Sie daher der Erste, der den Wandel begrüßt und die Herausforderung annimmt. One-Way-Kommunikation war gestern. Als Chef kommunizieren Sie nicht nur mit der Führungsriege, sondern sind für alle Mitarbeiter ansprechbar und erhalten dementsprechendes Feedback:

  • Kanalisieren Sie die Kommentare in Chats und Activity Streams. Fassen Sie kritische Bemerkungen nicht als Majestätsbeleidigung auf, sondern als konstruktive Beiträge.
  • Seien Sie sich bewusst, dass statische Informationsinseln in kollektiven Wissenslandschaften aufgehen. Mitarbeiter erhalten mehr Informationen – auch was die strategische Ausrichtung des Unternehmens betrifft.
  • Mitarbeiter werden nicht regungslos auf Ihre Befehle warten, sondern sich stärker selbst organisieren und mehr Eigenverantwortung übernehmen.
  • Einige Kollegen sehen die veränderte interne Unternehmenskommunikation womöglich kritisch, da Sie durch die durchlässigeren Hierarchien einen Machtverlust befürchten. Versuchen Sie auch skeptische Mitarbeiter von den Vorzügen der Social-Software-Lösungen zu überzeugen.

 

 

Unternehmenskommunikation verbessern: In diesem Video erfahren Sie, welche Vorteile Evernote im Business Chat mit sich bringt:

Weiterführende Links:

  • Social Software für den Mittelstand: Team Like vereint die Vorteile von Intranet und sozialem Netzwerk.
  • Welche Software-Lösungen sich fürs Projektmanagement eignen, verraten wir in unserem Ratgeber.