Kunden zum Sommerfest einladen

Bei kleineren bis mittleren Betrieben bietet es sich geradezu an, neben der Belegschaft auch Kunden zum betrieblichen Sommerfest einzuladen. So bleibt die Personenzahl immer noch überschaubar - es lassen sich aber gleich mehrere Vorteile verbinden:

  • Angestellte und Geschäftspartner lernen sich in einer privateren Atmosphäre kennen – das schafft Gemeinsam- und Verbindlichkeiten.
  • Die Geschäftsleitung spricht mit dem Firmenevent gleichzeitig den Mitarbeitern und den engsten Kunden Wertschätzung aus.
  • Teams werden gestärkt, ebenso das Wir-Gefühl und die Loyalität zum Unternehmen. Denn wer feste arbeitet, sollte auch Feste feiern...

Voraussetzung dafür ist allerdings, dass alle Beteiligten das Sommerfest positiv in Erinnerung behalten. "Dann zahlen solche gemeinsamen Erlebnisse immens auf das Zusammengehörigkeitsgefühl ein", sagt Karriereexpertin Doris Brenner. Kontakte würden so "über die Grenzen des Unternehmens und der Abteilungen hinaus gefestigt."

Darüber hinaus tut es auch der Außenwirkung der Firma und dem Employer Branding keinen Abbruch, wenn am nächsten Tag nett anzuschauende Fotos auf der Homepage oder auf den Social-Media-Kanälen des Unternehmens zu sehen sind. Lachende Gesichter, eine ausgelassene Stimmung, eine gute Atmosphäre innerhalb des Teams transportieren gegenüber potenziellen Bewerbern eine unmissverständliche Botschaft: In diesem Betrieb passt es fachlich wie menschlich.

Sommerfeste zahlen aufs Arbeitgeberimage ein

Eine bessere und zugleich kostengünstigere Werbung für die eigene Arbeitgebermarke gibt es nicht. Hierfür müssen die Bilder aber auch eine authentische Sprache sprechen. Gestellte Posen durchschaut der Betrachter meist schnell und der Werbeeffekt ist dahin oder verkehrt sich gar ins Gegenteil.

Die Personalentwicklungs-Expertin Doris Brenner rät daher dringend davon ab, "ein Fest nur um des Festes Willen zu veranstalten". Von Stehgelagen, bei denen sich alle verkrampft an ihren Gläsern festhalten, hat keiner was.

Letztlich ist so ein Sommerfest ohnehin eine freiwillige Veranstaltung. Weder Geschäftsleiter noch Vorgesetzte können ihre Angestellten aus arbeitsrechtlicher Sicht zum Besuch der Veranstaltung verpflichten.

Bloß keine Mottoparty – oder doch?

Etwas anderes ist es, wenn das Eis zu Beginn der Party nicht brechen will. Sobald das verbindende Element – die Arbeit – in anderer Atmosphäre vom Kern- zum Randthema wird, können Gespräche schon mal ins Stocken geraten. Mit einer guten Planung lässt sich das aber vermeiden.

Ein Rahmenprogramm kann hier Erste Hilfe leisten:

  • Veranstalten Sie kleinere Wettspiele. Nichts Peinliches wie Sackhüpfen, sondern eher Nostalgiespiele wie Dosenwerfen oder eine Losbude.
  • Ebenso können Sie dem Sommerfest ein Motto geben mit entsprechendem Dresscode und anschließend das beste Outfit prämieren.
  • Alternativ können sich einzelne Teams und Abteilungen möglichst originell und kurz (!) selbst vorstellen - oder an was sie gerade arbeiten.

Der Effekt solcher Prgrammpunkte ist, dass sich die Stimmung dabei meist schnell lockert und gleichzeitig Gesprächsstoff entsteht. Für Geschäftsführer und Teamleiter gilt dabei aber stets: Machen Sie unbedingt bei allem mit - ohne Ausnahme. Die Botschaft: "Ich gehöre zum Team dazu." Alles andere würde nur ein Hierarchiegefälle erzeugen und verstärken. Die Party wäre dann vorbei.

Aus dem gleichen Grund sollten sich Führungskräfte auch nicht scheuen, zu Grillschürze und –zange zu greifen und für die Mitarbeiter und Kunden Steaks und Würstchen auf den Rost zu legen.

Gute Sommerfeste verschlingen kein riesiges Budget

Ob ein Fest gelingt, hängt nicht zwingend von der Größe des Budgets ab. "Es geht eher um kreative, pfiffige Ideen", sagt Doris Brenner. Wobei keine der Aktionen in irgendeiner Art aus dem Rahmen fallen sollte. Andere bloßzustellen oder zu verletzen, ist ein absolutes Tabu. Das hat umso mehr Gültigkeit, wenn Kunden mitfeiern – ansonsten kann die Reputation der Firma erheblichen Schaden nehmen.

Hier empfiehlt es sich, die klassischen Knigge-Regeln für Betriebsfeiern zu beachten:

  • Kleidung: Bei einem Sommerfest ist lockere Kleidung kein Tabubruch. Kurze Hosen oder zu knappe Kleidchen sind jedoch immer noch unangebracht und wirken schnell unseriös.
  • Kommunikation: Chef und Abteilungsleiter sollten sich bemühen, mit jedem der Anwesenden zu reden. Das vermittelt Interesse und Wertschätzung.
  • Smalltalk: Lästereien verbieten sich – egal über wen, und auf welcher Ebene. Vermitteln Sie stets eine positive Grundhaltung und Stimmung.
  • Alkohol: Abstinent sein muss bei einem Sommerfest keiner, dennoch sollten Wein und Bier in gesundem Maß konsumiert werden. Faustregel: Solange Sie theoretisch fahrtauglich wären, ist noch alles im grünen Bereich.

Sommerfest: Zeitlich beschränken

Des Weiteren empfiehlt es sich, die Einladung zeitlich zu beschränken. Das mag auf den ersten Blick unhöflich erscheinen, neben einem Anfangs- auch einen Endzeitpunkt festzulegen. Doch ist das aus versicherungsrechtlichen Gründen durchaus von Belang.

Der betriebliche Unfall-Versicherungsschutz entfällt, sobald die Feier offiziell beendet ist, oder bereits der überwiegende Teil der Belegschaft und der Chef das Sommerfest verlassen haben.

Ab diesem Zeitpunkt steht das private Zusammensein im Vordergrund. Kommt es dann zu einem Unfall, tritt die private Unfall- und Krankenversicherung des betroffenen Arbeitnehmers oder Kunden für die Kosten ein.

Sommerfest: Das sagt der Fiskus

Tatsächlich gibt es auch steuerlich bei der Organisation eines Sommerfestes einiges zu beachten: So steht zum Beispiel jedem Arbeitnehmer ein Freibetrag für Essen, Getränke, Bewirtung und Rahmenprogramm von 110 Euro zu. Jeder Euro, der pro Kopf mehr ausgegeben wird, ist aber sofort steuer- und sozialversicherungsrelevanter Arbeitslohn.

Bei den anwesenden Kunden achtet der Fiskus ebenfalls auf Feinheiten. Diese:

  • Aufwendungen zur Bewirtung von Geschäftspartnern sind zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abzugsfähig. Die in den Rechnungen für Bewirtungsaufwendungen enthaltene Umsatzsteuer kann jedoch vollständig als Vorsteuer geltend gemacht werden.
  • Die Kosten für die Bewirtung von Kunden müssen dem Anlass angemessen sein. Die betriebliche Veranlassung dafür muss jedoch nachgewiesen werden.
  • Steuerpflichtige Unternehmer müssen hierzu schriftlich folgenden Angaben machen: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen.
  • Hat die Veranstaltung in einer Gaststätte stattgefunden, genügen Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern sowie die Rechnung selbst.

Aber Achtung: "Lässt sich der geschäftliche Grund für die Veranstaltung nicht nachweisen, sind die Bewirtungskosten nicht mehr als Betriebsausgaben abzugsfähig", warnt Thomas Rau, Steuerberater bei der Simon & Partner GbR. Abzugsfähig bleiben dann lediglich Geschenke für Kunden oder Geschäftspartner, wenn sie 35 Euro pro Person innerhalb eines Jahres nicht überschreiten.

"Geschenke für Mitarbeiter lassen sich hingegen bis zu einem Betrag von 60 Euro als Betriebsausgabe geltend machen." Die Ausnahme sind Warengutscheine für Arbeitnehmer, die bis zu einem Wert von 44 Euro im Monat steuer- und sozialversicherungsfrei sind. Wird der Betrag jedoch um einen Cent überschritten, müssen Abgaben in vollem Umfang entrichtet werden.