Von der Lohnbuchhaltung über die Finanzbuchhaltung bis zur Steuerklärung – Die Kanzlei Frank Bott und Partner berät und unterstützt ihre Mandanten umfassend in allen steuerrechtlichen und betriebswirtschaftlichen Fragen. Aber immer mehr Auftraggeber arbeiten mit Rechnungen, Belegen und Formulare in digitaler Form statt auf Papier. Für die Zusammenarbeit mit ihnen nutzt die Kanzlei seit längerem Stotax Select. Über das Online-Portal lassen sich unkompliziert digital Belege austauschen und Dokumente speichern.

Digitale Unterlagen per Internet-Portal

Um stets alle aktuellen Unterlagen seiner Mandanten vorliegen zu haben, synchronisieren die Mitarbeiter der Kanzlei Frank Bott mehrmals täglich das Internet-Portal. „Das dauerte zuletzt eine gefühlte Ewigkeit. Wir mussten bis zu einer halben Stunde lang auf aktuelle Daten warten – und das mehrmals täglich. Das Portal war bei vielen Prozessen der Flaschenhals“, sagt der Steuerberater. „Außerdem mussten wir unsere in die Jahre gekommene Telefonanlage erneuern und wollten in diesem Zuge auf IP-Telefonie umstellen.“

DeutschlandLAN Connect IP
  • Glasfaser-Standleitung
  • 8 feste IPv4-Adressen und ein /48-IPv6-Subnet im Dual-Stack
  • Ende-zu-Ende Management
  • 24/7-Hotline und Entstörung rund um die Uhr innerhalb von 8 Stunden
  • Quality-of-Service-Klassen zur Priorisierung des Datenverkehrs
  • Eine Domain inklusive
  • Primary und Secondary Domain-Name-Service (DNS)
  • Abrechnung nach Flatrate

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Jetzt sind die Steuerberater über eine Glasfaserleitung ans Internet angeschlossen. Mit DeutschlandLAN Connect-IP stehen dem Unternehmen Bandbreiten bis zu 1.000 Mbit pro Sekunde zur Verfügung. Damit funktioniert die Datenübertragung via Internet bei niedrigen Latenzen stabil, sicher und flexibel. Und dank Cloud PBX, dass IP-fähig und hoch skalierbar ist, telefonieren jetzt alle Mitarbeiter der Kanzlei über die Cloud. Wichtige Funktionen wie eine einheitliche Rufnummer für Festnetz und Mobiltelefon sind unterwegs, zu Hause und im Büro nutzbar, da sich mobile Endgeräte wie Smartphones in Cloud PBX integrieren lassen. „Die Kanzlei ist jetzt technisch sehr gut vorbereitet auf die künftig zunehmende digitale Zusammenarbeit mit ihren Mandanten“, sagt Telekom Account Manager Georg Goutzidis.

Gut gerüstet für die digitale Zusammenarbeit

Mit der schnellen Internetanbindung hat das Warten auf neue Belege und signierte Steuerformulare ein Ende. Statt wie bisher innerhalb von 30 Minuten aktualisiert sich Stotax Select jetzt in wenigen Minuten. So haben Frank Bott und seine Kollegen immer alle nötigen Unterlagen für ihre Arbeit parat und tauschen sich schnell und unkompliziert mit ihren Mandaten aus.

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Für die digitale Zukunft ist die Kanzlei gut gerüstet: Füllen viele Mandanten die grünen Formulare heute noch mit der Hand aus und schicken sie per Post an die Kanzlei, wird dies künftig mehr und mehr über Online-Tools geschehen. „Schon jetzt bevorzugen viele Mandanten den papierlosen Austausch über das Portal, weil es komfortabel und schneller ist. Außerdem haben sie viele Belege und Bücher ohnehin schon in digitaler Form. Egal in welchem Umfang sie Stotax Select künftig einsetzen möchten: Mit der schnellen Internetanbindung sind wir gut darauf vorbereitet“, sagt Bott.

„Mit der schnellen Internetanbindung von der Telekom sind wir gut gerüstet für die digitale Zukunft“, sagt Frank Bott. „Mit der schnellen Internetanbindung von der Telekom sind wir gut gerüstet für die digitale Zukunft“, sagt Frank Bott. (© 2019 Bott und Partner)

Telefonie im Rundum-Sorglos-Paket

Spontan im Home Office arbeiten oder für den gerade angeheuerten Mitarbeiter einen zusätzlichen Arbeitsplatz einrichten – auch mit der neuen Telefonanlage geht in der Kanzlei Bott jetzt Vieles einfacher. So lässt sich ein Gespräch vom Smartphone ohne Unterbrechung am Bürotelefon weiterführen. Für eine Telefonbesprechung im Kundenteam schalten diese sich einfach zusammen und teilen einen Bildschirm untereinander. Weitere Funktionen sind mit ein paar Mausklicks jederzeit im Online-Portal zugebucht.

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„Für den Tag der Umstellung hatten die Techniker auch vor Ort alles vorbereitet. Erst als die neue Anlage funktionierte, wurde die alte vom Telefonnetz genommen. Wir waren für unsere Mandanten zu jeder Zeit telefonisch erreichbar“, sagt der Steuerberater. Die Cloud-Lösung zu warten, liegt komplett in den Händen der Telekom. Der Telekommunikationsanbieter sorgt für automatische Software-Updates und ein Backup in deutschen Telekom-Rechenzentren.

DEUTSCHE TELEKOM UND BOTT UND PARTNER

Die Aufgabe: Neben einer IP-fähigen Telefonanlage brauchte die Referenz Bott und Partner vor allem eine schnellere Internet-Anbindung, um den digitalen Austausch und das Speichern von Belegen über Stotax Select zu gewährleisten. Das Portal mehrmals täglich zu synchronisieren, dauerte zuletzt jedes Mal um die 30 Minuten.

Die Lösung: Durch seine Glasfaserleitung profitiert Bott und Partner mit DeutschlandLAN Connect-IP von höheren Bandbreiten bis zu 1.000 Mbit pro Sekunde. Die symmetrische Bandbreite sorgt für hohen Up- und Downstream. Außerdem telefonieren alle Mitarbeiter jetzt über die IP-fähige Telefonanlage Cloud PBX.

Die Vorteile:  Stotax Select aktualisiert sich jetzt binnen weniger Minuten. Bott und Partner haben sofort alle Unterlagen ihrer Mandanten parat. Auch die neue Telefonanlage vereinfacht die Bürokommunikation. Wartung und Management für die Cloud-Lösung übernimmt komplett die Telekom.