In der heimischen Küche an einer Präsentation arbeiten, während der Espressokocher pfeift und der Toaster zwei Brotscheiben ausspuckt? Das ist nicht mehr besonders ungewöhnlich. In fast jedem dritten deutschen Unternehmen arbeiten Mitarbeiter von zu Hause aus – Tendenz steigend. Das hat der Digitalverband Bitkom in einer repräsentativen Umfrage ermittelt. Demnach erwarten vier von zehn Unternehmen (43 Prozent), dass der Anteil der Home Office-Plätze in den kommenden fünf bis zehn Jahren steigen wird. Heimische Einzelkämpfer sind also branchenübergreifend en vogue. Dabei sind sie streng genommen gar keine Einzelkämpfer: Die Mitarbeiter sind vernetzt mit ihrem Arbeitgeber und ihren Kollegen – überall auf der Welt.

Vorteile durch digitale Technologien

Viele digitale Technologien sorgen dafür, dass die virtuelle Zusammenarbeit reibungslos abläuft. Unternehmen, die entsprechende IT-Lösungen einsetzen, berichten von Zeitersparnis, zufriedeneren Nutzern und reduzierten Kosten. Auch Analysten sagen voraus, dass sich diese Investitionen in kürzester Zeit amortisieren. Das Geschäft mit den digitalen Werkzeugen läuft: Die Unternehmensberatung Credence Research prognostiziert, dass die Umsätze mit Anwendungen für eine virtuelle Zusammenarbeit bis zum Jahr 2022 auf rund 106 Milliarden US-Dollar ansteigen werden.

Schon heute besprechen sich Mitarbeiter und Kunden über Videokonferenzen und halten Onlinemeetings ab. Etwa wenn der Meister nicht immer vor Ort auf der Baustelle sein kann oder der Kunde aus dem Urlaub neue Aufträge erteilt. Projektteams treffen sich in digitalen Konferenzräumen, bearbeiten gemeinsam Dokumente in Echtzeit und bilden Arbeitsfortschritte per Mausklick für jeden nachvollziehbar ab. Präsenzinformationen zeigen an, ob ein Kollege verfügbar oder gerade beschäftigt ist; Nachrichten lassen sich per Messenger schnell und unbürokratisch übermitteln.

Die richtigen Tools machen virtuelles Teamwork problemlos möglich. Die richtigen Tools machen virtuelles Teamwork problemlos möglich. (© 2017 Shutterstock / Rawpixel.com)

Wichtige Werkzeuge im Überblick

  • Nachrichten-Apps

schließen die Lücke zwischen Telefon und E-Mail. Damit lassen sich Daten und Dokumente in Echtzeit austauschen und Präsenzinformationen anderer Teammitglieder auf einen Blick erkennen.

  • Projektmanagement-Anwendungen

bieten einen einfachen Weg, um Projekte, Aufgaben, Termine und Dokumente professionell zu verwalten und Arbeitsteams effizient zu organisieren.

  • Dokumente, Bilder und Dateien teilen

Verschiedene digitale Werkzeuge wie beispielsweise File-Sharing-Anwendungen dienen der Übertragung von Inhalten auf einen oder mehrere Computer. Manchmal wird lediglich die reine Bildschirmansicht (zum Beispiel in Form einer Präsentation) geteilt, bei anderen Anwendungen wie Microsoft Office 365 aus der Cloud können mehrere Beteiligte gleichzeitig Dateien oder Programme nutzen und bearbeiten.

  • Video- und Audio-Konferenzen

schaffen die Basis für eine effiziente und standortübergreifende Zusammenarbeit. Besprechungen können orts- und zeitunabhängig anberaumt und aufwendige Reisen reduziert werden.

  • Telefonanlage mit Extras

Auch virtuelle Telefonanlagen fördern die Zusammenarbeit. Der Präsenzstatus zeigt an, ob der Kollege erreichbar ist. Mobilgeräte lassen sich integrieren, so dass Mitarbeiter auch zu Hause auf ihre Kontakte zugreifen und über die Büronummer telefonieren. Verknüpft mit Informationen und Datenbanken lässt sich die Beratung auch von unterwegs wie im Büro führen.

  • Blogs und Wikis

machen gemeinschaftliches Wissen anderen systematisch zugänglich. Während virtuelle Projektteams in Blogs den aktuellen Stand ihrer Arbeit dokumentieren können, eignen sich Wikis für den Aufbau von Handbüchern, Glossaren oder die Erklärung wichtiger Unternehmensabläufe und -strukturen.

  • Digitale Mindmaps

helfen virtuellen Teams, ihre Ideen zeit- und ortsunabhängig zu sammeln und übersichtlich zu strukturieren. Die Dokumente lassen sich beliebig austauschen und gemeinsam bearbeiten.

Lösungen für standortübergreifende Zusammenarbeit gibt es zuhauf. Dabei den Überblick zu behalten, ist allerdings gar nicht so leicht. Die folgenden Tipps helfen dabei, die richtige Auswahl zu treffen:

Checkliste für die passende Lösung zur Zusammenarbeit

Schritt 1: Prozessanalyse

Stärken und Schwächen der aktuellen IT-Landschaft analysieren. Vor allem gilt es zu prüfen, an welchen Stellen Medienbrüche und überflüssige Prozesse die Kommunikation der virtuellen Teams bremsen.

Schritt 2: Zielentwicklung

Ein Zukunftsszenario entwickeln, das mehrere Ebenen berücksichtigt. Die technische Ebene, die etwa den Integrationsgrad oder die Verfügbarkeit der Lösung beinhaltet. Die Prozessebene, also Optimierungen wie etwa Produktivitätssteigerung und kürzere Entwicklungszeiten. Und die kulturelle Ebene: Mitarbeiter sollten früh miteinbezogen werden, um die Implementierung der neuen Lösung zu erleichtern.

Schritt 3: Realisierungscheck

Die technische Umsetzbarkeit der neuen Lösung prüfen. In diesem Schritt sollten Unternehmen erforderliche Erweiterungen wie neue Komponenten und Funktionalitäten festgelegen und die damit verbundenen Kosten ermitteln. Dabei muss beachtet werden, bisherige Investitionen zu schützen. Doch Vorsicht: Insellösungen sollten vermieden werden, das könnte zu Kommunikationsbrüchen führen und das Teamwork hemmen, anstatt es zu fördern.

Schritt 4: Priorisierung

Unterschiedliche Möglichkeiten der Migration der neuen Anwendung vergleichen. Möglicherweise ist es sinnvoll, zunächst nur einzelne Bereiche – wie die Geschäftsführung oder den Außendienst– mit einer Lösung zur Zusammenarbeit  auszustatten.

Schritt 5: Auswahl

Bei der Auswahl der Lösung darauf achten, dass sie sich intuitiv nutzen lässt. Eine Anwendung, mit der die Mitarbeiter nicht zurechtkommen, lohnt sich nicht. Auch Anbieter und Bereitstellungsmodell sollten gut bedacht sein. Schlussendlich gehören natürlich unbedingt auch rechtliche und technische Sicherheitsaspekte auf die Checkliste.

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