In der heimischen Küche an einer Präsentation arbeiten, während der Espressokocher pfeift und der Toaster zwei Brotscheiben ausspuckt? Das ist nicht mehr besonders ungewöhnlich. In fast jedem dritten deutschen Unternehmen arbeiten Mitarbeiter von zu Hause aus – Tendenz steigend. Das hat der Digitalverband Bitkom in einer repräsentativen Umfrage ermittelt. Demnach erwarten vier von zehn Unternehmen (43 Prozent), dass der Anteil der sogenannten Telearbeitsplätze in den kommenden fünf bis zehn Jahren steigen wird. Jedes zweite geht davon aus, dass er konstant bleiben wird. Heimische Einzelkämpfer sind also en vogue. Dabei sind die Telearbeiter streng genommen gar keine Einzelkämpfer: Sie sind vernetzt mit ihrem Arbeitgeber und ihren Kollegen – überall auf der Welt.

Einzeln und doch gemeinsam

Denn Technologien aus dem Bereich Unified Communication & Collaboration (UCC) sorgen dafür, dass die virtuelle Zusammenarbeit reibungslos abläuft. Sie werden sogar zusehends beliebter. Unternehmen, die entsprechende IT- Lösungen einsetzen, berichten von Zeitersparnis, zufriedeneren Nutzern und reduzierten Kosten. Analysten sehen den Return on Investment solcher IT-Lösungen bei sage und schreibe 300 Prozent. Die Unternehmensberatung Credence Research prognostiziert, dass die Umsätze mit UCC-Anwendungen bis zum Jahr 2022 auf rund 106 Milliarden US-Dollar ansteigen werden.

Schon heute besprechen sich laut Bitkom 40 Prozent der deutschen Firmen ab 20 Mitarbeitern über Videokonferenzen und Onlinemeetings. Projektteams treffen sich in digitalen Konferenzräumen, bearbeiten gemeinsam Dokumente in Echtzeit und bilden Arbeitsfortschritte per Mausklick für jeden nachvollziehbar ab. Präsenzinformationen zeigen an, ob ein Kollege in Übersee verfügbar oder gerade beschäftigt ist; Nachrichten lassen sich im firmeninternen Social Network oder per Messenger schnell und unbürokratisch übermitteln.

Die richtigen Tools machen virtuelles Teamwork problemlos möglich. Die richtigen Tools machen virtuelles Teamwork problemlos möglich. (© 2017 Shutterstock / Rawpixel.com)

Wichtige Werkzeuge im Überblick

  • Blogs und Wikis
    machen gemeinschaftliches Wissen anderen systematisch zugänglich. Während virtuelle Projektteams in Blogs den aktuellen Stand ihrer Arbeit dokumentieren können, eignen sich Wikis für den Aufbau von Handbüchern, Glossaren oder die Erklärung wichtiger Unternehmensabläufe und -strukturen.
  • Instant Messaging
    schließt die Lücke zwischen Telefon und E-Mail. Mithilfe derartiger Tools lassen sich Daten und Dokumente in Echtzeit austauschen und Präsenzinformationen anderer Teammitglieder auf einen Blick erkennen.
  • Projektmanagement-Tools
    bieten einen einfachen Weg, um Projekte, Teams, Aufgaben, Termine und Dokumente professionell zu verwalten und Arbeitsteams effizient zu organisieren.
  • Screen-, File- und Application-Sharing
    dient der Übertragung von Inhalten auf einen oder mehrere Computer. Während beim Screen-Sharing lediglich die reine Bildschirmansicht (z. B. in Form einer Präsentation) geteilt wird, können durch File- und Application-Sharing mehrere Beteiligte gleichzeitig Dateien oder Programme nutzen und bearbeiten.
  • Enterprise Social Networks
    vernetzen als eine Art unternehmensinternes Facebook alle Mitarbeiter, verschlanken und intensivieren Kommunikationsprozesse und fördern den Austausch virtueller Teams. Experten lassen sich schnell finden und unternehmensweites Wissen lässt sich gezielt steuern.
  • Video- und Audio-Conferencing
    schaffen die Basis für eine effiziente und standortübergreifende Zusammenarbeit. Besprechungen können orts- und zeitunabhängig anberaumt und zeitaufwendige Reisen reduziert werden.
  • Mindmapping
    hilft virtuellen Teams, ihre Ideen zeit- und ortsunabhängig zu sammeln und übersichtlich zu strukturieren. Die digitalen Mindmaps lassen sich beliebig austauschen und gemeinsam bearbeiten.

All diese Tools beweisen: Collaboration-Lösungen gibt es zuhauf. Dabei den Überblick zu behalten, ist allerdings gar nicht so leicht. Die folgenden Tipps helfen dabei, die richtige Auswahl zu treffen:

Collaboration-Tool Checkliste

Schritt 1: Prozessanalyse
Stärken und Schwächen der aktuellen ITK-Landschaft analysieren. Vor allem gilt es zu prüfen, an welchen Stellen Medienbrüche und redundante Prozesse die Kommunikation der virtuellen Teams bremsen.

Schritt 2: Visionsentwicklung
Ein mehrstufiges Zukunftsszenario entwickeln, dass die technische Ebene (Integrationsgrad, Verfügbarkeit) ebenso berücksichtigt wie prozessuale (Produktivitätssteigerungen, kürzere Entwicklungszeiten) und kulturelle Aspekte (Mitarbeiterzufriedenheit, Mitbestimmung).

Schritt 3: Realisierungscheck
Technische Umsetzbarkeit der jeweiligen Vision prüfen. Diesbezüglich sollten erforderliche Erweiterungen festgelegt und die damit verbundenen Kosten ermittelt werden. Dabei muss beachtet werden, bisherige Investitionen zu schützen sowie neue Komponenten und Funktionalitäten möglichst kostengünstig zu integrieren. Doch Vorsicht: technologischer Wildwuchs sollte vermieden werden. Er hemmt Teamwork, statt ihn zu fördern.

Schritt 4: Priorisierung
Unterschiedliche Migrationsszenarien vergleichen und priorisieren. Möglicherweise ist es sinnvoll, zunächst nur einzelne Bereiche – wie Management, Außendienst oder Forschung und Entwicklung – mit einer Collaboration-Lösung auszustatten.

Schritt 5: Auswahl
Bei der Auswahl der UCC-Lösung darauf achten, dass sie sich intuitiv nutzen lässt. Eine Collaboration-Anwendung, mit der die Mitarbeiter nicht zurechtkommen, lohnt sich nicht. Auch Anbieter und Bereitstellungsmodell sollten gut bedacht sein. Last but not least gehören natürlich unbedingt auch rechtliche und technische Sicherheitsaspekte auf die Checkliste.

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