Umstrukturierung: Ein hartes Stück Arbeit

Wer schon mal ein Unternehmen umgebaut hat, weiß: Oft geht es dabei um das Überleben eines ganzen, vielleicht über Jahrzehnte gewachsenen Betriebs. Der Erfolgsdruck ist groß. Häufig sind viele alte Zöpfe abzuschneiden, teils tiefe Einschnitte in die Strukturen zu machen und ganze Geschäftsbereiche neu zu sortieren oder gar ganz abzustoßen. Und meistens auch Entlassungen durchzusetzen.

In großem Stil ist das zum Beispiel bei Siemens zu verfolgen. Dort startet gerade die größte Umstrukturierung seit 25 Jahren. Vision 2020 haben die Verantwortlichen das Projekt genannt, nehmen dafür eine Milliarde Euro in die Hand und trennen sich dabei von 7.800 Mitarbeitern weltweit.  Allein 3.300 Stellen sind in Deutschland betroffen. Auch Dauerpatient Karstadt macht nun mehr Filialen dicht, als ursprünglich geplant.  Stand Mai 2015: Von 83 Warenhäusern sollen nur noch 76 übrig bleiben.

Personalabbau: Stress auch für Manager

Das sind bittere Zahlen für alle Beteiligten. Doch besitzen die Entscheider der großen Konzerne vielleicht einen großen Vorteil – sie haben mit dem Personalabbau nicht direkt etwas zu tun, sondern delegieren die unangenehme Pflicht an ihre Personalabteilungen.

Ganz anders ist das bei einer Umstrukturierung im Mittelstand. Dort haben Unternehmensführung und betroffene Mitarbeiter wegen der geringeren Belegschaftsgröße eine viel engere Beziehung aufgebaut. Und das macht Entlassungen gerade für das KMU-Management so schwierig. Lange Verbundenheit, vielleicht sogar privater Natur, zerrt an den Nerven. Und deshalb droht Ihnen selbst vor allem eines: Jede Menge Stress, hervorgerufen zum Beispiel durch ...

  • eigene Schuldgefühle und
  • Versagensängste,
  • Mitgefühl für die Betroffenen,
  • Furcht um die eigenen Zukunft,
  • zusätzliche Arbeitsbelastung oder
  • emotionale Überforderung.

Diese Nebenwirkungen müssen Sie aushalten. Auf keinen Fall darf darunter die Abwicklung des Personalabbaus leiden! Denn jeder Fehler im Trennungsmanagement sorgt nur für mehr Ärger, Zeitverlust und auch Kosten. Damit ist keinem geholfen.

Von Anfang sollten Sie deshalb die anstehenden Entlassungen konzentriert angehen. Das setzt folgende Schritte voraus:

  • Prüfen Sie gewissenhaft, ob der Personalabbau wegen der Umstrukturierung wirklich notwendig ist. Lieber einmal zu viel durchgerechnet – vielleicht gibt es in Ihrem Unternehmen doch noch ungenutztes Sparpotenzial.
  • Kündigen Sie die Entlassungen möglichst früh an. Nichts ist schlimmer als eine brodelnde Gerüchteküche. Die verunsichert und führt zu überflüssigen Debatten unter den Mitarbeitern.
  • Holen Sie – sofern vorhanden – den Betriebsrat sofort mit ins Boot. Geheimnistuerei oder vorenthaltene Informationen verärgern nur die Arbeitnehmervertreter und erschweren die spätere, notwendige Kommunikation mit ihnen. Grabenkämpfe mit dem Betriebsrat können Sie wirklich nicht gebrauchen.
  • Nennen Sie der Belegschaft die Gründe für die Kündigungen. So erwecken Sie Verständnis für Ihre Entscheidung – im besten Fall sogar unter den Betroffenen, die ihr Schicksal so wenigstens leichter nachvollziehen können.
  • Ziehen Sie die notwendigen Maßnahmen zügig durch. Eine lange Hängepartie belastet das ganze Unternehmen.
  • Informieren Sie die Öffentlichkeit. Oft unterschätzt: Gute Pressearbeit. Ein Personalabbau sorgt nämlich nicht gerade für gute Schlagzeilen. Insbesondere, wenn er nach außen wie eine Nacht-und-Nebel-Aktion wirkt. Das kann für einen schweren Imageschaden sorgen und lässt womöglich die komplette Umstrukturierung in keinem guten Licht dastehen.

Das Trennungsgespräch: Dialog auf Augenhöhe

Arbeitsplatzverlust ist ein stark emotionales Thema. Wappnen Sie sich also in den anstehenden Trennungsgesprächen  gegen möglichen Ärger oder Ausfälle der Betroffenen. Und bedenken Sie: Jeder reagiert anders auf den Personalabbau. Deshalb sollten Sie gut vorbereitet in jeden Dialog einsteigen. Entscheidend ist dabei nicht nur was Sie sagen, sondern auch wie. Ein paar Tipps:

  • Sorgen Sie möglichst dafür, dass der Termin mit dem Mitarbeiter nicht die Runde im Unternehmen macht.
  • Nehmen Sie Ihr Gegenüber und dessen Befürchtungen unbedingt ernst.
  • Verharmlosen Sie die Situation nicht.
  • Erklären Sie in jedem Einzelfall ruhig und besonnen die Gründe, die zur Entlassung führen.
  • Legen Sie sich Argumente für wahrscheinliche Einwände zurecht.
  • Kalkulieren Sie auch Wut und Tränen des Betroffenen ein und geben Sie ihm dann Zeit, sich wieder zu sammeln.
  • Seien Sie offen für weitere Gespräche.

In jedem Fall sollten Sie Haltung bewahren und sich nicht provozieren lassen. Selbst wenn es schwer fällt, weil auch Ihre Nerven durch die Umstrukturierung angespannt sind.  Andernfalls droht schlechte Mundpropaganda. Und die zieht schnell Kreise – auch außerhalb des Unternehmens.

Klug geschnürte Trennungspakete erleichtern den vom Personalabbau Betroffenen den Abschied. So zeugen beispielsweise Outsourcing-Vereinbarungen davon, dass Sie  Verantwortung auch für Ihre ehemaligen Mitarbeiter empfinden. Damit punkten Sie nach innen wie außen. Ebenso mit angemessenen Abfindungen. Doch Vorsicht: Dabei handelt es sich nicht um ein Schmerzensgeld. Seien Sie fair, aber nicht zu verschwenderisch bei der Höhe.  Die ganze Umstrukturierung wird noch teuer genug.

Die versteckten Kosten

Zumal der Personalabbau auch viele versteckte Kosten generiert. So müssen Sie unter Umständen mit indirekten Ausgaben rechnen für ...

  • Einkauf neuen Know-hows,
  • Imageverlust bei Lieferanten und Kunden,
  • zumindest vorübergehend geringere Produktivität,
  • Arbeitsausfall durch Krankheit,
  • Verzögerungen von sonstigen Entscheidungen,
  • Weiterbildung der verbliebenen Belegschaft für neue Aufgaben.

Zum Schluss noch eine Selbstsverständlichkeit: Behalten Sie unter allen Umständen die rechtlichen Belange im Auge. Steht ein Personalabbau im Widerspruch zum Kündigungsschutzgesetz, drohen Klagen der entlassenen Mitarbeiter – ein weiterer Kostenfaktor und zusätzlicher Ansehensverlust.

Fazit: Die Umstrukturierung eines Unternehmens ist per se schon ein außerordentlich anspruchsvolles Vorhaben. Kommt dann noch Personalabbau hinzu, geht nichts über akribische Vorbereitung. Auf keinen Fall sollten Manager die psychischen Strapazen – auch die eigenen – unterschätzen.  Die Herausforderung ist, den Prozess ebenso zügig wie fair zu gestalten – für alle Seiten.

Weiterführende Links:

  • Abschied vom Kerngeschäft: Diese Unternehmen durchlaufen gerade eine Umstrukturierung.
  • Debriefing bei Übergabe: So sichern Sie Erfahrungswissen ehemaliger Mitarbeiter – ein mDM-Ratgeber.
  • Etablieren Sie eine faire Trennungskultur in Ihrem Unternehmen. Das steigert sogar die Motivation der Verbliebenen.
  • Hier finden Sie ausführliche Hinweise zu Kündigungsschutz und Personalabbau.