Wie virtuelle Teams entstehen

Virtuelle Teams machen nicht nur für multinationale Konzerne mit global verteilten Standorten Sinn. Auch kleine und mittelständische Unternehmen können von digitaler Zusammenarbeit profitieren. Vielleicht beschäftigen Sie freie Mitarbeiter, die in unterschiedlichen Städten leben, oder einige Angestellte sind aus familiären Gründen vom Home-Office aus tätig: Dann bietet es sich an, die Zusammenarbeit in den digitalen Raum zu verlegen.

Virtuelle Teams bieten große Chancen, aber auch Stolpersteine: Positiv ist die Flexibilität. Ihre Mitarbeiter können auch unterwegs und zu Hause arbeiten und freuen sich vermutlich über diese Wahlmöglichkeit. Umgekehrt müssen Sie nicht auf begehrte Talente verzichten, nur weil diese etwa aus familiären Gründen in eine andere Stadt ziehen. Und sitzt Ihr Team in unterschiedlichen Zeitzonen, werden manche Aufgaben buchstäblich über Nacht erledigt. Die besondere Teamstruktur bringt aber auch Herausforderungen für das Team-Management mit sich.

Woran virtuelle Teams scheitern können

Spontane Meetings und kurze Absprachen auf dem Flur sind in der Regel nicht möglich. Viele Probleme entstehen daher aus einem Mangel an persönlicher Kommunikation. Mit diesen Herausforderungen hat das Team-Management zu kämpfen:

  • Persönlicher Kontakt fehlt: Virtuelle Teams haben häufig ein weniger ausgeprägtes Gemeinschaftsgefühl als Kollegen, die sich täglich sehen. Das kann sich negativ auf Motivation und Zusammenarbeit auswirken.
  • Organisationsstruktur funktioniert nicht: Der eine Kollege deponiert seine Dateien in der Dropbox, der andere schickt sie per E-Mail und der dritte legt sie nur auf seinem eigenen Rechner ab. Ohne verbindliche und effiziente Organisationsstruktur herrscht schnell Chaos.
  • Konfliktmanagement scheitert: Konflikte per E-Mail zu lösen, ist unpersönlich und ineffizient. Oft fallen Probleme auch zu spät auf, weil sie sich durch die räumliche Distanz leichter ignorieren lassen.
  • Kulturelle Unterschiede: Je nach Zusammensetzung des Teams kann es zu kulturellen Reibungen kommen, zum Beispiel durch unterschiedliches Kommunikations- und Konfliktverhalten.
  • Spezieller Führungsstil gefordert: Sie als Führungskraft müssen umdenken. Sonst werden Sie schnell merken, dass viele traditionelle Führungsmethoden auf Distanz nicht funktionieren.
Mitglieder virtueller Teams treffen häufig auf organisatorische Widerstände. Mitglieder virtueller Teams treffen häufig auf organisatorische Widerstände. (© 2017 Olena Yakobchuk/Shutterstock)

Von Anfang an das richtige Team-Management

Virtuelle Teams brauchen eine besondere Herangehensweise – und das so früh wie möglich. Auf diese Dinge sollten Sie von Anfang an achten, damit Ihr Team-Management erfolgreich ist:

  • Klare Kommunikation: Sie ist natürlich immer wichtig, doch virtuelle Teams müssen besonders deutlich kommunizieren, um Missverständnisse zu vermeiden. Etablieren Sie von Anfang an Regeln für die Kommunikation und legen Sie etwa fest, dass Konflikte nicht per E-Mail gelöst werden sollen.
  • Medienkompetenz: Bringen Sie Ihr Team auf einen Stand, wenn es um die Nutzung von Kommunikationskanälen und Collaboration Tools geht. Für welchen Arbeitsschritt soll welches Tool genutzt werden und welcher Kanal ist der richtige, wenn es um eine Terminabsprache geht? Solche und ähnliche Fragen sollten Sie von Anfang an klären.
  • Organisationsstruktur definieren: Nicht nur für die Kommunikation, sondern auch für die Organisation der täglichen Arbeitsprozesse sollten Sie von Anfang an klare Strukturen schaffen, die allen Mitarbeitern bekannt sind.
  • Persönliches Kennenlernen: Die besten Collaboration Tools ersetzen aber nicht ein persönliches Treffen des Teams. Dieses sollten Sie möglichst früh organisieren. Im direkten Kontakt lernen sich die Kollegen schneller und besser kennen als in monatelanger virtueller Zusammenarbeit.
  • Teamgeist aufbauen und stärken: Ein persönliches Kennenlernen ist auch gut für den Teamgeist, der ganz wesentlich zur Arbeitsmotivation beiträgt. Außerdem sollten Sie eine klare Vision und klare Ziele formulieren, die Ihren Mitarbeitern den Sinn ihrer Arbeit verdeutlichen. In einem Team, das sich verbunden fühlt, spielen auch kulturelle Unterschiede eine geringere Rolle.
  • Ihre Rolle als Chef: Bleiben Sie in der Kommunikation präsent, da Sie Ihr Team im Alltag kaum sehen. Das können Sie zum Beispiel in Form von regelmäßigen Status-Updates tun, mit denen Sie sich an alle Mitarbeiter wenden.
Das Team braucht Kommunikationstools, um in Kontakt zu bleiben. Das Team braucht Kommunikationstools, um in Kontakt zu bleiben. (© 2017 Rawpixel.com/Shutterstock)

Checkliste: So gelingt virtuelles Team-Management

  • Mögliche Probleme frühzeitig erkennen
  • Klare Organisationsstrukturen aufbauen
  • Auf effiziente Kommunikation setzen
  • Collaboration Tools sorgfältig auswählen
  • Konflikte direkt angehen und klären
  • Persönlichen Kontakt ermöglichen
  • Teamevents organisieren
  • Ziele und Visionen kommunizieren
  • Sensibel mit kulturellen Unterschieden umgehen
  • Als Chef präsent bleiben

Diese Collaboration Tools helfen einem virtuellen Team:

  • Asana: Mit diesem Tool lassen sich Aufgaben übersichtlich organisieren und auf die Teammitglieder verteilen.
  • Slack: Primär erleichtert Slack die Kommunikation des Teams, die Nutzer können damit aber zum Beispiel auch Dokumente teilen.
  • TeamLike: Die Collaboration Software der Telekom hält alle Mitarbeiter auf dem neuesten Stand und ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit in verschiedenen Workspaces.