Was ist Lean Management?

Verschwendung in Unternehmen zu vermeiden, das ist das Ziel von Lean Management. Die Methode, deren Name als „schlankes Management“ übersetzt werden kann, befasst sich mit der effizienten Gestaltung von Prozessen. Die Arbeit konzentriert sich auf das Wesentliche und die gesamte Wertschöpfungskette wird optimiert. Das gelingt durch bessere Abstimmung der einzelnen Schritte aufeinander und einen Prozess der kontinuierlichen Verbesserung.

Wer hat's erfunden?

Ein Pionier im Lean Management ist Toyota. Schon in den 1930er Jahren führte der japanische Automobilhersteller das Toyota Production System (TPS) ein. Rohstoffknappheit, politische Isolation und Sparmaßnahmen zwangen das Unternehmen dazu, Verschwendung zu reduzieren. Mit TPS konnte schneller, effizienter und günstiger produziert werden. In der Folge wurde die Methode in diversen Büchern beschrieben und weiterentwickelt. Mittlerweile ist sie längst nicht nur für die Produktion interessant, sondern kommt in ganz verschiedenen Unternehmen zum Einsatz.

Lean Management hat seinen Ursprung in der Automobilindustrie. Die Prinzipien können aber auch in anderen Branchen wie dem Dienstleistungssektor zum Einsatz kommen. Im Fokus steht die Konzentration auf wertschöpfende Tätigkeiten. Dabei handelt es sich um Handlungen, für die der Kunde bezahlt. In vielen Unternehmen besteht der Alltag der Mitarbeiter aber zu einem großen Teil aus Tätigkeiten, die nicht wertsteigernd sind oder sogar zusätzliche Kosten verursachen. Ursache sind häufig ineffiziente Prozesse: Es kommt zu Wartezeiten, überflüssiger Kommunikation oder umständlichen Arbeitsschritten. Im Lean Management wird die Verschwendung von Ressourcen und Arbeitszeit gezielt angegangen.

Zwei Perspektiven im Lean Management

Die Kundensicht ist im Lean Management zentral: Denn wenn Prozesse auf die Bedürfnisse des Kunden ausgerichtet sind, ist eine hohe Wertschöpfung wahrscheinlich. Er soll das gewünschte Produkt zur richtigen Zeit, am passenden Ort in der gewünschten Qualität und zu einem angemessenen Preis erhalten. Die Lean Management-Methoden sollen dafür sorgen, dass das Unternehmen dies gewährleisten kann.

Ebenso wichtig ist aber auch die Perspektive des Unternehmens. Dieses wünscht sich, profitabel und wettbewerbsfähig zu sein. Im Idealfall gehen die beiden Perspektiven Hand in Hand: Das Unternehmen konzentriert sich darauf, die Ansprüche der Kunden zu erfüllen, und erreicht so eine hohe Wertschöpfung. Gleichzeitig sind die Kunden zufrieden, entscheiden sich künftig wieder für diesen Anbieter und empfehlen ihn vielleicht sogar weiter.

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Wo Verschwendung lauern kann

Im Japanischen wird Verschwendung als „muda“ bezeichnet. Diesen Feind eines schlanken Managements gilt es in den Prozessen zu identifizieren. Betriebsblindheit und eingefahrene Strukturen machen das oft schwierig. Ein Gegenmittel kann der sogenannte „Waste Walk“ sein – eine Bestandsaufnahme im Unternehmen, bei der kritische Stellen in der Wertschöpfungskette aufgedeckt werden. Diese können zum Beispiel entstehen durch:

  • Überproduktion: Es wird mehr produziert als nötig. Der Kunde ruft den Überschuss nicht ab und Lagerhallen werden blockiert. Im schlimmsten Fall nimmt die Ware durch die Lagerung sogar Schaden und lässt sich nicht mehr verkaufen.
  • ineffiziente Transporte: Wagen fahren halb leer oder müssen lange Umwege zurücklegen. Häufig besteht ein Optimierungspotenzial in der Logistik.
  • zu hohe Bestände: Nicht benötigte Materialien blockieren Platz im Lager. Außerdem können sie durch äußere Einflüsse beschädigt werden oder an Qualität verlieren.
  • unnötige Bewegungen: Für jeden Arbeitsschritt müssen die Beteiligten zunächst etwas vom anderen Ende der Halle holen – beziehungsweise im Büro Informationen beim Teamleiter erfragen. Diese unnötigen Wege sind vermeidbar.
  • Wartezeiten: Die Mitarbeiter stehen bereit, müssen aber zunächst auf andere Arbeitsschritte warten. So wird Zeit und damit Geld verschwendet.
  • Produktionsfehler und Nacharbeit: Wer Fehler reduziert, spart langfristig Ressourcen ein. Aufwendige Korrekturen und unbrauchbare Produkte werden so immer seltener ein Problem.
  • falsche oder unnötige Prozesse: Manche Arbeitsschritte sind schlicht überflüssig oder vermindern sogar die Produktivität. Auf dem „Waste Walk“ lassen sie sich identifizieren.

 

Verschwendung zu reduzieren, ist das zentrale Ziel im Lean Management. (© 2018 Shutterstock / Olivier Le Moal)

Lean Management: Die grundlegenden Prinzipien

Um Verschwendung zu vermeiden, kommen im Lean Management fünf Kernprinzipien zum Einsatz:

1. Wert aus Kundensicht definieren

Die Anforderungen und Bedürfnisse des Kunden sind zentral. Die Produkte sollen seinen Vorstellungen entsprechen und auf ihn zugeschnitten sein. Die Planung der Produktion richtet sich danach aus, dieses Ziel zu erreichen.

2. Wertstrom verstehen

Bis das Produkt hergestellt oder die Dienstleistung erbracht ist, muss viel passieren. Alle nötigen Schritte bilden zusammen den sogenannten Wertstrom. Er muss identifiziert werden, damit das Unternehmen sich auf die wertschöpfenden Prozesse darin konzentrieren kann.

3. Fluss-Prinzip umsetzen

Ein kontinuierlicher Fluss aller Produktionsschritte ist eine wichtige Voraussetzung, um Verschwendung zu vermeiden. Ist der Wertstrom identifiziert, lässt er sich optimieren. Dazu gehört, die Schritte in eine geeignete Reihenfolge zu bringen und sie miteinander zu synchronisieren. Sollen sie zum Teil parallel ablaufen oder passgenau aneinander anschließen? Wie lassen sich Engpässe vermeiden? Diese übergeordnete Betrachtungsweise verhindert, dass eine Optimierung nur innerhalb der einzelnen Abteilungen erfolgt und es dazwischen trotzdem hakt.

4. Pull-Prinzip einführen

Vielfach produzieren Unternehmen mit dem Ziel einer vollen Auslastung. Sie „drücken“ die Produkte durch die einzelnen Produktionsschritte (Push-Prinzip), und zwar unabhängig von der konkreten Nachfrage. Das Pull-Prinzip bedeutet das Gegenteil: Produziert wird nach dem konkreten Bedarf, also wenn Bestellungen abzusehen sind oder die Bestände nicht mehr ausreichen.

5. Nach Perfektion streben

Stillstand kommt auf Dauer einem Rückschritt gleich. Rahmenbedingungen können sich ändern oder die Mitarbeiter verfallen nach einer ersten Phase wieder in alte Gewohnheiten. Deshalb ist kontinuierliche Verbesserung eines der zentralen Lean Management-Prinzipien. Perfektion lässt sich zwar nicht erreichen – sie sollte aber das Ziel sein, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.

Kontinuierliche Verbesserung ist das gemeinsame Ziel im Lean Management. (© 2018 Shutterstock / Rawpixel.com)

Methoden im schlanken Management

Eine der zentralen Methoden im Lean Management ist die Wertstromanalyse. Damit lässt sich der Wertstrom durch eine schematische Darstellung visualisieren. Häufig werden dadurch erst kritische Stellen in der Produktion deutlich. Außerdem fällt es damit leichter, die wertschöpfenden Tätigkeiten zu identifizieren.

Ebenfalls sehr visuell funktioniert das Kanban-Board: Entweder digital oder analog werden auf einer Tafel verschiedene Kärtchen von einer Spalte in die nächste verschoben. So gelingt auch bei komplexen Projekten der Überblick über den aktuellen Status und die laufenden Workflows.

Das Kaizen-Prinzip steht für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Unternehmen und ist ein wichtiges Element im Lean Management. Es erfordert allerdings auch die Zusammenarbeit mit der Belegschaft. Sie kann häufig wertvolle Beiträge im Verbesserungsprozess liefern. Dafür braucht es aber einen besonderen Führungsstil.

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Hindernisse für das Lean Management

Für viele Unternehmen bedeutet die Einführung von Lean Management erhebliche Umstellungen: Übergreifend sowie innerhalb der Abteilungen wird ein Umdenken nötig und alle Mitarbeiter müssen sich an neue Prozesse gewöhnen. Drohende Hindernisse sind:

  • traditionelle Arbeitsstrukturen und Denkweisen
  • Rollenprobleme bei den Führungskräften
  • überstürzte Einführung des Lean Managements
  • mangelndes Verständnis der Voraussetzungen (Prozessdenken, Kundenorientierung etc.)
  • zu geringe Teamfähigkeit

Austausch zwischen verschiedenen Abteilungen ist eine wichtige Voraussetzung für die Prozessoptimierung. (© 2018 Shutterstock / ASDF_MEDIA)

Lean Leadership: Es braucht eine andere Führung

Wenn in einem Unternehmen Lean Management eingeführt wird, kann das mit dem Abbau von Führungsebenen einhergehen. Denn die Methode profitiert von flachen Hierarchien und kurzen Kommunikationswegen. Oft sind schnelle Entscheidungen auf Basis der aktuellen Umstände nötig, damit sich Verschwendung in der Produktion schnell eindämmen lässt.

Die Führungsebene sollte die Kundenorientierung als Ziel verinnerlicht haben und wissen, mit welchen Mitteln sie diese erreichen kann. Dazu gehört eine Unternehmenskultur, die einen produktiven Umgang mit Fehlern und Problemen pflegt. Mitarbeiter sollten den Kaizen-Gedanken verinnerlichen und dazu ermutigt werden, selbst Verbesserungsvorschläge zu machen. Das mag zunächst nicht immer leicht fallen, schließlich lässt es sich ja auch als Kritik an der Führung auffassen. Umso wichtiger ist es, dass diese die Mitarbeiter entsprechend schult: Sie sollten in der Lage sein, Verschwendung in ihrem Umfeld zu erkennen, und sich nicht davor scheuen, diese an ihre Vorgesetzten zu melden.