Die Aufgabe war knifflig: Die ING Bank brauchte eine neue Online-Banking-App – ein Millionenprojekt, das nach den Regeln klassischen Projektmanagements mehrere Jahre gedauert hätte. Doch die IT-Truppe der niederländischen Bankengruppe ING erledigte den Job in wenigen Monaten. Warum? Nicht zuletzt, weil hier nicht riesige Abteilungen abgeschottet voneinander arbeiten, sondern Mitarbeiter agil organisiert sind – in 350 sogenannten „Squads“. Kleine, schlagkräftige Teams also mit maximal neun Kollegen, jeder ausgestattet mit einer ganz individuellen Expertise. Sie arbeiten eigenständig und eigenverantwortlich an kleinen Projekten. Und gehören wiederum einem der 13 „Tribes“ an – Gruppen mit durchschnittlich 150 Mitarbeitern. Ihr Chef, der „Tribe Lead“, koordiniert, priorisiert, budgetiert und stellt bei Bedarf Kontakt zu anderen Tribes her. „Ich glaube, dass kleine Gruppen, die ein gemeinsames Ziel verfolgen, der menschlichen Natur sehr entgegenkommen“, sagte ING-CIO Ron van Kemenade dem „Handelsblatt“. „Das ist wie ein Familienclan.

ABC der Agilität
  • Backlog: Liste der zu erledigenden Aufgaben, nach Wichtigkeit sortiert und priorisiert.
  • Daily: Tägliches Status-Meeting, in dem jedes Teammitglied drei Fragen beantwortet: Was habe ich seit dem letzten Daily getan? Was behindert mich? Was plane ich bis zum nächsten Daily?
  • Epics: Anforderungsbeschreibung an das Produkt auf abstraktem Niveau, noch ohne Details.
  • Kanban: Entwicklungsmethode, bei der die Arbeit auf einem Taskboard visualisiert und in Einzelschritte unterteilt wird (Backlog, to-do, Work-in-Progress, Testing, done). Die Anzahl der Aufgaben pro Arbeitsschritt ist begrenzt.
  • Product Owner: Definiert das Ziel des Projekts, priorisiert und sortiert die Aufgaben im Backlog, kontrolliert den Fortschritt des aktuellen Sprints.
  • Scope: Umfang des Projekts; wird nach jedem Sprint überprüft und gegebenenfalls angepasst.
  • Scrum: Entwicklungsmethode, bei der ein Projekt nicht zu Beginn bereits im Detail bis zum Ende durchgeplant, sondern Schritt für Schritt erledigt wird. Der Scrum Master ist Coach und Moderator des Teams, sorgt für optimale Arbeitsbedingungen und beseitigt Hindernisse (Impediments).
  • Sprint: Fest definierter Zeitraum, in dem das Entwicklungsteam eine bestimmte Zahl User Stories Der Fortschritt wird in einem Burn-Down-Chart visualisiert und täglich aktualisiert. Das Team präsentiert am Ende jedes Sprints seine Arbeitsergebnisse und holt Feedback ein.
  • User Stories: Beschreiben in maximal zwei Sätzen ein Vorhaben aus der Sicht eines Nutzers (Rolle - Ziel - Nutzen, z.B. „Als Anwender möchte ich beim Start einer Anwendung die zuletzt geöffnete Datei sehen, um Zeit zu sparen“).
  • Wasserfallmodell: Klassische, lineare Vorgehensweise. Das Ziel des Projekts ist zum Start fest definiert, alle Maßnahmen sind bis ins Detail geplant.

Das ist der Trend: Mit einem sich selbst organisierenden, weitgehend hierarchiefreien, interdisziplinären Team in kurzen Intervallen möglichst konkrete Ergebnisse zu erzielen, dabei den Kunden eng einzubinden – und das Projekt erst dann als abgeschlossen zu betrachten, wenn die Ergebnisse erfolgreich getestet sind: Immer mehr Unternehmen aller Größen und Branchen verabschieden sich vom klassischen Projektmanagement, um flexibler auf sich immer schneller verändernde Kundenwünsche und den sich verschärfenden Wettbewerb zu reagieren. Neue Formen der Zusammenarbeit verbreiten sich.

Agile Zusammenarbeit auch außerhalb der IT

Wie weit das Umdenken in den Unternehmen bereits fortgeschritten ist, zeigt eine Umfrage der Hochschule Koblenz unter 1.000 Projektmanagern aus 30 Nationen: Danach nutzen fast 90 Prozent der Befragten regelmäßig agile Methoden aus der Softwareentwicklung wie Scrum oder Kanban (siehe Kasten „ABC der Agilität“), die im Silicon Valley schon länger erfolgreich eingesetzt werden – und zwar nicht mehr nur in der IT, sondern auch in Abteilungen wie Vertrieb und Logistik. Sie stellen die Prinzipien des klassischen Projektmanagements geradezu auf den Kopf: Während beim klassischen Wasserfallmodell das Ziel schon beim Start unverrückbar feststeht, alle Maßnahmen und benötigten Lösungen bis ins Detail geplant sind, aber Budget und Projektende lediglich geschätzt werden können, stehen bei agil gemanagten Projekten Kosten und Zeitpunkt des Projektendes fest – das Projektziel aber kann sich im Verlauf des Projekts bei Bedarf ändern. Die Folge: In klassisch organisierten Projekten kann es bis zu zwei Jahre dauern, bis Anwendungen und Prozesse getestet werden. Mitunter wird erst zu diesem späten Zeitpunkt klar, ob die Ergebnisse in die gewünschte Richtung laufen.

Agil gemanagte Projekte dagegen bleiben schlank; Kundenwünsche und Marktveränderungen können jederzeit einfließen. Unliebsame Überraschungen bleiben damit weitgehend aus. „Viele Unternehmen müssen in immer kürzeren Zyklen Produkte entwickeln und produzieren“, sagt Tobias Kämpf, Soziologe am Institut für Sozialwissenschaftliche Forschung (ISF) in München. „Mit bürokratischen Strukturen, starren Prozessen und engen Hierarchien ist dies kaum möglich. Deshalb setzt die Wirtschaft verstärkt auf agile Ansätze.“

Google, Netflix und Spotify als Vorbilder in Agilität

So wie der Finanzkonzern ING: Die Bankengruppe, in Deutschland als ING Diba vor allem mit Online-Services erfolgreich, beschäftigt weltweit etwa 52.000 Mitarbeiter, davon 12.000 in der IT-Abteilung. 2013, als van Kemenade als CIO einstieg, stand die Bank gut da – doch die Erwartungen der Kunden hatten sich verändert: Von Unternehmen wie Google, Netflix oder Spotify waren sie es gewöhnt, alle Angebote nicht nur am Laptop, sondern auch mit Smartphone oder Tablet nutzen zu können – und das jederzeit und überall. Das nahm sich ING zu Herzen, kippte das traditionelle Denken über Produktmarketing über Bord und orientierte sich an neuen, digitalen und mobilen Customer Journeys. Mit derart großem Erfolg, dass ING-CIO van Kemenade fürs Umkrempeln seiner IT-Abteilung 2017 zum „European CIO of the Year“ gewählt wurde.

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Das neue Denken brach sich auch baulich Bahn: ING riss in den Bürogebäuden buchstäblich Wände ein, schaffte offene Räume und mehr Möglichkeiten für spontane, informelle Treffen der Mitarbeiter. „Die Atmosphäre unserer Organisation ähnelt nun mehr einem Technologie-Campus als einer altmodischen, traditionellen Bank, in der die Menschen hinter verschlossenen Türen sitzen“, sagte Bart Schlatmann, ehemaliger CIO von ING Niederlande, im Interview mit McKinsey. „Wir sind schneller am Markt mit unseren Produkten, haben das Engagement unserer Angestellten erhöht, Hindernisse aus dem Weg geräumt und vor allem die Zufriedenheit unserer Kunden signifikant verbessert.“

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Passgenaue Lösungen für das Arbeiten im Team
  • Microsoft Office 365 von der Deutschen Telekom erleichtert die Zusammenarbeit mit Kollegen, Partnern und Kunden. Erstellen und bearbeiten Sie Dokumente gemeinsam, auch auf Smartphones und Tablets.
  • Mit Skype for Business richten Sie schnell und einfach spontane Online-Meetings ein, sprechen sich mit Kollegen in Chatgruppen ab oder teilen Ihren Bildschirm in einer Webkonferenz.
  • Die Dynamic Services for Collaboration der Telekom schaffen einheitliche Collaboration-Umgebungen weltweit für standort- und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit.
  • Teilen und verwalten Sie mit Microsoft SharePoint Inhalte, Know-how und Anwendungen, um schnell Informationen zu finden und nahtlos zusammenzuarbeiten.

Collaboration Tools für agiles Arbeiten

Neben agilen Entwicklungsmethoden fördern vor allem die richtigen Collaboration Tools die flexible Zusammenarbeit (siehe Kasten). Mit Werkzeugen wie Microsoft Teams arbeiten Kollegen gemeinsam am gleichen Dokument, führen Informationen an einem zentralen Ort zusammen und tauschen Wissen aus. Microsoft Teams ist Bestandteil von Office 365, dem universalen Werkzeugkasten aus der Cloud. Dazu gehören auch Tools wie Skype for Business, um sich per Videokonferenz ortsunabhängig zusammenzuschalten. Damit Unternehmen die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erfüllen, gibt es Microsoft Office 365 auch aus der deutschen Cloud – nach strengen deutschen Datenschutzregeln.

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