Die Wertstromanalyse als Teil der Lean-Methode

Wertstrom-Analyse

Als Wertstromanalyse oder auch Value Stream Mapping (VSM) bezeichnet man eine Flussdiagramm-Methode, mit der sich Prozesse anschaulich darstellen lassen. Sie bildet den Wertstrom eines Produktes oder einer Dienstleistung mit Symbolen übersichtlich ab.

Die Wertstromanalyse als Kernbestandteil der Lean-Methode eignet sich insbesondere zum Visualisieren und Verbessern von Prozessabläufen. Sie verwendet Symbole für verschiedene Aktivitäten und Informationsflüsse und verfolgt so den Ablauf von Prozessen, beginnend bei der Bestellung bis zur Auslieferung eines Produktes an den Kunden. So werden Verschwendungen jedweder Art in den Prozessabläufen sichtbar gemacht; die Methode schafft Klarheit und Übersichtlichkeit. Außerdem stellt sie sicher, dass alle Beteiligten am Analyseprozess den gleichen Blick auf die Dinge haben.

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Was bezeichnet man als Wertstrom?

Der Wertstrom beinhaltet sämtliche Arbeiten und Informationsflüsse, die zur Erfüllung eines Auftrages nötig sind. Die Besonderheit der Methode liegt darin, grundsätzlich die Kundensicht einzunehmen. Am Anfang des Wertstroms steht  immer der Kunde, der einen Auftrag erteilt, und am Ende wiederum der Kunde, der seine bestellte Ware oder Leistung erhält. Jeder Prozessschritt auf diesem Weg wird aus Kundensicht bewertet: Ergibt sich aus diesem Schritt ein Mehrwert für ihn oder nicht? Denn jeder Kunde – sei er extern oder intern – erwartet von einer Dienstleistung oder einem Produkt einen Mehrwert, sonst wird er kein Geld dafür ausgeben.

Was ist ein Mehrwert für den Kunden?

Diese Frage kann am besten der Kunde selbst beantworten und es lohnt sich, ihn zu fragen. Was erwartet er von einem Produkt oder einer Dienstleistung? Höhere Qualität? Neue oder bessere Funktionen? Dauert ihm die Lieferung zu lange? Letzten Endes ist die Frage: Wofür ist der Kunde bereit zu zahlen? Alle Prozessschritte, die keinen Mehrwert für den Kunden schaffen, sind aus seiner Sicht Verschwendung und sollten daher möglichst eliminiert werden.

Wie gehe ich bei der Wertstromanalyse vor?

  • Am Anfang der Wertstromanalyse steht die detaillierte Erfassung des Ist-Zustandes. Im Klartext: Die Aufnahme aller wichtigen Zahlen, Daten und Fakten durch Analyse der Produktionsprozesse, des Material- und Informationsflusses.
  • Die Ergebnisse, also der Wertstrom, werden durch Symbole visualisiert, die Ausgangssituation wird deutlich.
  • Alle Elemente werden als wertschöpfend oder nicht wertschöpfend gekennzeichnet – aus Kundensicht.
  • Nach der Ist-Aufnahme erfolgt die Erstellung eines schlanken Soll-Prozesses, der zum Ziel führt – die als nicht wertschöpfend gekennzeichneten Schritte aus der Ist-Aufnahme werden so weit wie möglich beseitigt, reduziert oder vereinfacht.
  • In einem konkreten Umsetzungsplan werden Zuständigkeiten und Termine fest vereinbart.
  • Die Maßnahmen werden umgesetzt.

Damit ist der Prozess aber nicht beendet. Vielmehr sollte der erreichte Zustand immer wieder auf gleiche Weise überprüft und so die Prozesse immer weiter optimiert werden. Nicht jede Maßnahme wird zum gewünschten Ziel führen. Hat man das Ziel jedoch vor Augen, lässt sich der Weg dorthin immer wieder anpassen und der ideale Wertstrom rückt stetig näher.

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Durchlaufzeit häufig größter Verschwender

Der optimale Wertstrom hält sich an die Grundsätze des Lean Management: Die Vermeidung von Verschwendung steht im Vordergrund. Im Idealfall enthält der gesamte schlanke Prozess nur optimierte Wertströme und wertschöpfende Prozesse. Erfolgreich ist ein Unternehmen dann, wenn es Verschwendung weitgehend reduziert. Besonders häufig ergibt die Wertstromanalyse Verschwendung während der Durchlaufzeit eines Produktes oder einer Dienstleistung. Die Durchlaufzeit definiert sich als Summe aus Prozesszeiten und Wartezeiten.

Während der Prozesszeit wird an einem Produkt oder einer Dienstleistung tatsächlich gearbeitet, in der Wartezeit wartet das Produkt dagegen nur auf den nächsten Prozessschritt. Bei der Analyse des Wertstroms sind Unternehmen häufig überrascht und entsetzt über die Länge der Wartezeiten im Verhältnis zur Prozesszeit: Teilweise bestehen die Durchlaufzeiten zu 95 bis 98 Prozent aus Wartezeiten. Optimiert ein Unternehmen an dieser Stelle, lassen sich enorme Wertschöpfungen erzielen. James P. Womack, Gründer des Lean Enterprise Institut, erklärt dazu: „Eine Reduzierung der Durchlaufzeit auf ein Viertel steigert die Produktivität um circa 50 Prozent und reduziert die Kosten um circa 20 Prozent.“

Keine besondere Software nötig: Auch mit bunten Klebezetteln lässt sich eine Wertstromanalyse durchführen. (© 2018 REDPIXEL.PL/Shutterstock)

Was brauche ich für die Wertstromanalyse?

Auch wenn die Wertstromanalyse den Kern der Lean-Methoden bildet: Für ihren Einsatz braucht man Zeit und geschultes Personal, denn eine Wertstromanalyse ist Teamarbeit. Es empfiehlt sich, zunächst mit kleinem Budget und einem abgegrenzten Bereich anzufangen. Geeignet sind zum Beispiel Fälle, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind.

Eine besondere technische Ausrüstung ist dagegen nicht erforderlich, zur Wertstromanalyse kann man Software wie Excel, Visio, PowerPoint, Minitab oder ähnliches nutzen. Es geht aber auch ganz einfach: mit Pinnwänden, Packpapier und verschiedenfarbigen Klebezetteln. Die Informationen werden schnell und für jeden Mitwirkenden sichtbar an die Wand gepinnt, neue Erkenntnisse und Ergebnisse werden einfach ergänzt, der Analyseprozess wird für alle Beteiligten anschaulich.

Wo kann die Wertstromanalyse eingesetzt werden?

Als Beispiel für den sinnvollen Einsatz der Wertstromanalyse werden vielfach mehrstufige Prozesse in der Produktion angeführt. Jedoch kann die Methode in vielen Bereichen einen Nutzen bringen:

  • Lieferkette und Logistik
  • Servicebranche
  • Gesundheitswesen
  • Büro und Verwaltung

Die in der Wertstromanalyse verwendeten Elemente ändern sich mit der Branche. In der Produktion sind die Elemente die Materialien, im Servicebereich die externen Kundenanforderungen, in der Verwaltung die internen Kundenanforderungen und so weiter. Die Vorgehensweise bleibt jedoch stets die gleiche.