Erst vier Wochen Costa Rica, Mexiko und Guatemala. Dann mit dem Enkel eine Woche auf dem Segelboot übers Ijsselmeer schippern. Und schließlich nach Moskau zum Eröffnungsspiel der Fußballweltmeisterschaft: Hans freut sich auf den Ruhestand – endlich mehr Zeit für Familie und Hobbys. Nach exakt 41 Berufsjahren. Seine Firma, ein mittelständisches Unternehmen in der Logistikbranche, freut das weniger. Der Chef hätte seinen langgedienten, erfahrenen Mitarbeiter gern weiterbeschäftigt.

Experten wie Hans sind heiß begehrt: Jeder dritte Betrieb versucht inzwischen, rentenberechtigte Personen zu halten – das geht aus einer Studie hervor, die das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) im Juli 2017 veröffentlichte. Von den insgesamt 650.000 Mitarbeitern, die sich 2015 in den Ruhestand verabschiedeten, wurden 170.000 von ihren Vorgesetzten bekniet, doch noch eine Weile im Unternehmen zu bleiben. 145.000 Beschäftigte ließen sich erweichen.

Expertenwissen sichern

Die enorme Wertschätzung der Silver Ager hat zwei Gründe. Unternehmen kämpfen mit immer größeren Schwierigkeiten, Fachkräfte für sich zu gewinnen und an sich zu binden. Und jeder Mitarbeiter, der ein Unternehmen verlässt, nimmt wertvolles Know-how mit, das unwiederbringlich verloren geht. Zum Beispiel mit dem Abschied in die Rente. Oder beim Wechsel zu einem anderen Arbeitgeber.

Der entscheidende Wettbewerbsvorteil für Unternehmen steckt in den Köpfen seiner Mitarbeiter. Künftig wird Wissen zum entscheidenden Produktionsfaktor, prophezeite der amerikanische Ökonom und Managementexperte Peter F. Drucker bereits 1993 in seinem Buch „Die postkapitalistische Gesellschaft“. Heißt: Wer konkurrenzfähig bleiben möchte, muss das Wissen, das in jedem Arbeitsprozess steckt, gezielt festhalten, dokumentieren und teilbar machen. Zum Beispiel über ein intelligentes und cloudbasiertes Intranet wie Microsoft SharePoint Online. In Projektgruppen und Abteilungen teilen die Mitarbeiter Inhalte und arbeiten nahtlos zusammen. Laut „SharePoint Workflow 2017“-Studie setzen bereits rund 56 Prozent der befragten Unternehmen in Deutschland auf SharePoint, um das Firmenwissen zu verwalten und zu teilen. Weitere 26 Prozent wollen die Anwendung im Betrieb einführen, um die Zusammenarbeit zu verbessern.

Konsequentes Wissensmanagement bei DR. SCHNELL Chemie

Zu diesen Unternehmen gehört auch die DR. SCHNELL Chemie GmbH, ein mittelständisches Unternehmen aus München und Spezialist für Reinigungs-, Hygiene-, Desinfektions- und Hautpflegeprodukte. Mit dem strukturierten Informationsaustausch will das europaweit agierende Chemieunternehmen vor allem die Kollegen im Außendienst unterstützen – und ihnen das unternehmensinterne Wissen jederzeit schnell verfügbar machen. Über die App greifen alle Mitarbeiter von unterwegs auf das Content-Management-System und Collaboration-Tool SharePoint online zu – und damit auf Dokumente wie Produktinfos oder Bedienungshandbücher, die dort hinterlegt sind. Außendienstler können sich so viel exakter auf ihre Aufträge vorbereiten. Selbst Besonderheiten zur Anlage oder Details zur Kundenhistorie müssen sie bei ihren Wartungsaufträgen nicht mehr mit einem zusätzlichen Anruf in der Zentrale klären. Denn alle verfügbaren Infos stehen ihnen über die App zur Verfügung. Die Folge: „Unsere Mitarbeiter sind heute deutlich schneller und effizienter“, sagt Stefan Gantner, IT-Leiter bei DR. SCHNELL. Die Microsoft-Lizenzen für SharePoint Online und Office 365 bezieht DR. SCHNELL über die Deutsche Telekom. Die Experten führten zunächst eine Analyse der bestehenden Lizenzen durch und fanden diverse Optimierungsmöglichkeiten, wodurch das Unternehmen heute Kosten spart.

Über die App greifen alle Mitarbeiter von DR. SCHNELL Chemie von unterwegs auf das Content-Management-System und Collaboration-Tool SharePoint online zu. Über die App greifen alle Mitarbeiter von DR. SCHNELL Chemie von unterwegs auf das Content-Management-System und Collaboration-Tool SharePoint online zu. (© 2017 DR. SCHNELL Chemie )

SharePoint: Leicht zugängliches Wissen

Das Kapital in den Köpfen der Kollegen können die DR.-SCHNELL-Mitarbeiter beispielsweise über „Teamwebsites“ abrufen. Viele Unternehmen richten in SharePoint solche Projektseiten oder Communities für ihre Mitarbeiter ein. Auf der SharePoint-Plattform kann sich überdies jeder Kollege mit persönlichen Profilseiten als Experte und Ansprechpartner für sein Fachgebiet positionieren und zum Beispiel über die Kommentarfunktion Fragen von Kollegen beantworten. Anders als bei einem persönlichen Telefonat stehen die Informationen dann allen Firmenangehörigen auf Dauer zur Verfügung. Im SharePoint-Wiki können die Beschäftigten Dokumente gemeinsam erstellen und pflegen – das gibt den Mitarbeitern die Sicherheit, dass sie stets auf aktuelle Inhalte zugreifen.