Das erste Meeting beginnt um neun, gefolgt von einer Telefonkonferenz und der wöchentlichen Teamsitzung. Anschließend eine Verabredung zum Mittagessen. Um 14 Uhr dann eine weitere anderthalbstündige Besprechung. Erst danach zeigt der Kalender Zeit, um E-Mails zu beantworten, eine Präsentation vorzubereiten oder Layouts für eine neue Kampagne zu begutachten. Der Arbeitstag von Marketingmitarbeiterin Marina Jansen ist durchgetaktet. Oft bleibt ihr zwischen den Terminen kaum Zeit. Begonnene Aufgaben muss sie immer wieder unvollendet auf später verschieben. Im Posteingang stapeln sich die E-Mails. Und stehen einmal keine Termine an, reißen das Telefon oder Fragen von Kollegen sie immer wieder aus der Konzentration.

Mit einem solchen Arbeitsalltag steht Marina Jansen nicht allein. Neben einem hohen Pensum und Termindruck gehören häufige Unterbrechungen und zahllose Mails zu den größten Belastungsfaktoren im Job, so die Stressstudie 2016 der Techniker Krankenkasse. Besonders in den Chefetagen fressen Mails und Meetings einen wachsenden Teil der Arbeitszeit. Laut einer 2014 erschienenen Untersuchung der Unternehmensberatung Bain & Company erhalten Führungskräfte im Schnitt 30.000 E-Mails pro Jahr, bis zu 7.000 Stunden verbringen sie in Sitzungen. Und auch bei der übrigen Belegschaft entfallen allein rund 15 Prozent der Arbeitszeit auf Besprechungen. Viele davon, so die Studie, finden aus reiner Gewohnheit statt.

Mehr Besprechungsdisziplin

Die Berater empfehlen: den Zeitaufwand messen, Termine und ihre Notwendigkeit hinterfragen. Bain hat acht Sünden im Zeitmanagement identifiziert, darunter unklare Terminplanung, mangelnde Sitzungsdisziplin sowie die Haltung „Zeit kostet nichts“. Vermeiden ließen sich diese, indem Unternehmen eindeutig festlegten, wer Termine einberufen darf, wen welche Themen betreffen und welche Aufgaben für welche Mitarbeiter Priorität haben. Ein klares Zeitbudget sollte einem Projekt ebenso zugrunde liegen wie der Finanzetat – und ebenso konsequent gemessen werden. Gut vorbereitete und stringent durchgeführte Termine reduzieren die Sitzungszeit.

Zeit und Projekte digital verwalten

Ein weiterer Zeitfresser: eine ineffiziente Arbeitsweise. Laut einer Untersuchung der AKAD Hochschule Leipzig kosten Ablenkungen wie Störungen durch Anrufe und Kollegen (9,03 Prozent) oder Wartezeiten (7,42 Prozent) die Beschäftigten wertvolle Stunden.

Mithilfe von Technologie können Beschäftigte im Arbeitsalltag nicht nur Zeit sparen, sondern diese auch effizient managen. Digitale To-do-Tools bieten mit einer Vielzahl an Funktionen Alternativen zur analogen Liste. Neben Übersichten für den aktuellen Tag sowie für einzelne Projekte können Sie in der Regel Ihre Einträge mit zusätzlichen Informationen hinterlegen.

In Office 365 integriert ist beispielsweise Microsoft To-Do. Das Tool hilft Ihnen unter anderem, Ihre Aufgaben zu priorisieren.
Auch die auf Apple-Produkte ausgerichtete App „Things“ verfügt über die grundlegenden To-do-Funktionen und zeigt darüber hinaus den aktuellen Status einzelner Projekte an. Die App „Todoist“ eignet sich für Aufgabenmanagement sowohl im beruflichen wie auch im privaten Kontext. Das Tool zur Aufgaben- und Projektverwaltung lässt sich in Outlook, aber auch in verschiedene Browser integrieren. In der Basisfunktion kostenfrei und einfach in der Handhabung ist „Trello“. Das System aus Karten und Listen lässt sich für nahezu jede Projektplanung nutzen.

Mithilfe von Technologie können Beschäftigte im Arbeitsalltag nicht nur Zeit sparen, sondern diese auch effizient managen. Mithilfe von Technologie können Beschäftigte im Arbeitsalltag nicht nur Zeit sparen, sondern diese auch effizient managen. (© 2017 Telekom)

Einfach anfangen – sieben Tipps gegen die Aufschieberei
1. Lassen Sie keine Ausreden gelten. Legen Sie sofort los.
2. Setzen Sie Prioritäten – dafür eignet sich beispielsweise das Eisenhower-Prinzip.
3. Unterteilen Sie große Aufgaben in einzelne Teilschritte.
4. Setzen Sie sich realistische Ziele. Nehmen Sie sich nicht zu viel vor.
5. Beginnen Sie mit den unangenehmsten Aufgaben, denn die schieben Sie in der Regel am meisten vor sich her.
6. Vermeiden Sie Ablenkungen, sie schaden Produktivität und Motivation. Und können als willkommene Ausreden dienen.
7. Nutzen Sie sozialen Druck: Arbeit im Team, gemeinsame Termine und Ziele helfen dabei, Aufgaben zügig anzugehen.