Pareto-Prinzip: 80-20-Regel als Erfolgsrezept

Das E-Mail-Postfach quillt über, das Telefon läuft heiß und der neue Mitarbeiter muss auch noch eingearbeitet werden – und natürlich alles parallel. Am besten jetzt. Gleich. Sofort. Wie soll das gehen?

Genau in solchen Situationen hilft es, sich das Pareto-Prinzip vor Augen zu führen. Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 Prozent der anfallenden Aufgaben in der Regel in nur 20 Prozent der Zeit bewältigt werden können. Die restlichen 80 Prozent der Zeit dienen im Idealfall nur noch der Perfektionierung. Oder dem Zeitvertreib.

Diese sogenannte 80-20-Regel geht auf den italienischen Wissenschaftler Vilfredo Pareto zurück. Er machte die Entdeckung, dass 20 Prozent der Italiener über rund 80 Prozent des Staatsvermögens verfügten.

Das Verhältnis im Pareto-Prinzip lässt sich auch auf weitere Bereiche übertragen. So...

  • generieren manche Unternehmen mit rund 20 Prozent ihrer Produkte bereits 80 Prozent ihres Umsatzes.
  • fahren auf 20 Prozent der Straßen etwa 80 Prozent des Verkehrs.

Und auch für Ihr Zeitmanagement ist das Pareto-Prinzip interessant. Dabei lautet die oberste Regel: Prioritäten setzen. Kümmern Sie sich um die grundlegenden Dinge und verschwenden Sie keine Zeit mit Kleinigkeiten.

Laut dem Pareto-Prinzip fehlen Ihnen am Ende des Tages Zeit und Energie für wichtige Aufgaben, wenn Sie ein schlechtes Zeitmanagement haben und sich an unwichtigen Details aufhalten.

Prioritäten setzen: So geht's in der Praxis

Ein paar Beispiele gefällig? Bitte sehr: Lassen Sie sich von Ihrem E-Mail-Postfach nicht aus dem Tritt bringen. Stattdessen sollten Sie Prioritäten setzen: Beantworten Sie nur dringende E-Mails sofort. Weniger wichtige leiten Sie weiter oder verschieben ihre Beantwortung nach hinten.

Gleiches gilt für den Umgang mit dem ständig klingelnden Telefon. Um im Arbeitsprozess nicht unterbrochen zu werden, nehmen Sie nur wirklich wichtige Telefonate an.

Beantworten Sie eingehende Telefonate, gilt: Verschwenden Sie Ihre Zeit nicht mit Small Talk über den letzten Bundesligaspieltag. Formulierungen, wie "Worum geht es?", signalisieren, dass Sie wenig Zeit haben und sofort zur Sache kommen wollen.

Und der neue Mitarbeiter? Versuchen Sie erst gar nicht, ihn mit Namen und Zahlen zu überhäufen, die er sich ohnehin nicht auf Anhieb merken kann. Auch hier sollten Sie im Sinne vom Pareto-Prinzip Prioritäten setzen: Erklären Sie ihm seine wichtigsten Aufgaben und schildern Sie die übergeordneten Ziele Ihrer Firma. Das reicht als erste Einführung vollkommen aus und ist im Hinblick auf Ihr Zeitmanagement effektiv.

Zeitmanagement: Pareto-Prinzip einhalten

Die Gewissenhaften unter Ihnen werden jetzt sicher einwenden: Ist es nicht besser, Aufgaben zu 100 Prozent zu erledigen? Bei manchen Dingen wie der Statikberechnung einer Brücke ist 100-prozentige Sorgfalt natürlich notwendig. Doch im Büroalltag sollten Sie sich von Ihrem inneren Perfektionisten weitgehend verabschieden, Prioritäten setzen und auf ein gutes Zeitmanagement zurückgreifen.

Denn hier ist es klüger alle Aufgaben zu 80 Prozent zu erledigen, anstatt nur wenige Aufträge zu 100 Prozent zu verrichten. Im Klartext bedeutet das Pareto-Prinzip:

  • Kümmern Sie sich um die dicken Brocken und quälen Sie sich nicht mit zeitfressenden Details.
  • Erledigen Sie nur die allerwichtigsten Dinge wirklich perfekt. Unwichtige Aufgaben können Sie später lösen.
  • Scheuen Sie sich nicht, Aufgaben aus dem Tagesgeschäft an Ihre Mitarbeiter zu delegieren.

Prioritäten setzen: To-Do-Liste als Allzweckwaffe

Eine To-Do-Liste kann überaus hilfreich sein, das Pareto Prinzip in der Praxis anzuwenden. Kalender- und Erinnerungsfunktionen auf Smartphone und PC helfen Ihnen bei Ihrem Zeitmanagement und sorgen dafür, dass Sie die wichtigsten Termine nicht vergessen. Prioritäten setzen, können Sie aber auch, indem Sie auf den guten alten Notizblock zurückgreifen.

Ein paar einfache Grundsätze können sich in diesem Zusammenhang positiv auf Ihr Zeitmanagement im Sinne vom Pareto-Prinzip auswirken:

  • Halten Sie Ihre To-Do-Liste so einfach wie möglich - zwei oder drei Spalten reichen absolut aus.
  • Sortieren Sie die Aufgaben nach ihrer Priorität.
  • Notieren Sie sich, wann die Aufgabe erledigt werden muss.
  • Falls Sie abschätzen können, wie lange Sie für einen Auftrag brauchen, können Sie auch den Zeitaufwand in Minuten dazu schreiben.
  • Dabei sollten Sie nicht vergessen, genügend Pufferzeit einzuplanen.

Weiterführende Links: