Morgens vor dem Kaffee die Zeit für Frühsport nutzen, danach von Zuhause aus die eingetroffenen Mails checken. Mittags im ICE am Konzept für die nächste Mitarbeiterversammlung arbeiten. Danach zurück im Büro noch die letzte Telefonkonferenz des Tages im Co-Working-Space halten und abends den Schreibtisch für morgen buchen. Laut einer aktuellen Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft Köln arbeitet inzwischen mehr als die Hälfte der Beschäftigten zumindest gelegentlich außerhalb der Firma. Zugegeben: Einige Mitarbeiter stehen flexiblen Büromodellen eher skeptisch gegenüber. Aus Angst, sich jeden Tag an eine neue Arbeitsumgebung gewöhnen zu müssen. Oder schlicht, weil sie den Lieblingskollegen neben sich vermissen. Aber etwa neun von zehn Mitarbeitern geben in einer aktuellen Studie des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) an, dass sie der mobilen Arbeit positiv gegenüber eingestellt sind.

Abwesenheit erwünscht: Desk Sharing ist in Mode

Der klassische, dauerhaft fest zugeordnete Arbeitsplatz, dekoriert mit Kaffeetassen und Kinderfotos, hat in vielen Unternehmen längst ausgedient. Und wer einen Arbeitsplatz in der Unternehmenszentrale oder einer Außenstelle seines Arbeitgebers braucht, nutzt einen flexibel buchbaren Schreibtisch im Co-Working-Space. Desk Sharing ist das Stichwort, ein Trend, der aus dem Silicon Valley nach Deutschland übergeschwappt ist. Anstatt morgens zum gewohnten Schreibtisch zu marschieren, müssen sich Mitarbeiter erst einmal einen freien Platz suchen. Der ADAC hat bereits das flexible Office eingeführt. Und auch die Lufthansa testet das Programm New Workspace. Bei der Telekom arbeiten wir bereits seit Jahren an „FlexDesks“, bei dem Mitarbeiter über ein Online-Tool flexibel einen Schreibtisch buchen können. Die Rückmeldungen sind bisher durch und durch positiv.

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Karsten Pfrommer
Karsten Pfrommer Karsten Pfrommer (© 2017 Telekom)

Seit 2017 verantwortet Karsten Pfrommer die Entwicklung des Portfolios für Mobilfunk und WLAN-Produkte für Geschäftskunden der Telekom in Deutschland. Als Tarif-experte im Mobilfunk entwickelt er zudem die Mobilfunktarife für Geschäftskunden.

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Damit Mitarbeiter so mobil arbeiten können, sollten Unternehmen klare Regeln festlegen: Jeder Mitarbeiter muss elektronisch arbeiten und auf Daten dezentral zugreifen können. Dafür bietet sich die Cloud oder eine spezielle Digital Workplace-Software an, in der Firmendaten und Dokumente zentral in hochsicheren Rechenzentren gespeichert werden.

Auch ein Buchungssystem ist sinnvoll, um Chaos im Büro zu vermeiden. Online können Mitarbeiter abends noch schnell den Schreibtisch für morgen buchen – auch von unterwegs. So lassen sich die Schreibtische optimal auslasten.

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Mehr Austausch im flexiblen Office

Der flexibel buchbare Schreibtisch hat viele Vorteile für Mitarbeiter und Chefs. Führungskräfte werden durch den mobilen Arbeitsplatz für ihr Team viel sichtbarer, weil sie nicht abgeschottet im Einzelbüro sondern ganz nah bei ihren Mitarbeitern arbeiten. Und sich dadurch regelmäßiger austauschen als zuvor.

Aber auch unter den Mitarbeitern trägt das flexible Büro zu mehr Austausch und Bewegung bei – physisch wie intellektuell: Seine Arbeitsumgebung immer wieder zu wechseln, hält beweglich, körperlich, aber auch geistig fit. Denn in offenen Büros arbeitet man meiner Meinung nach kreativer und produktiver. Außerdem steigt die Chance, den klassischen, starren 9to5-Arbeitstag aufzubrechen, Beruf und Familie besser aufeinander abzustimmen.

Weniger Kosten im mobilen Büro

Telekom CLOUD – Sicherer Speicherplatz für Daten

 

Mobiles Arbeiten geht nur mit adäquater und ständig verfügbarer IT-Infrastruktur. Die Cloud ist dabei die erste Wahl – als Datenspeicher, Backup-Tool oder, um für eine bessere Zusammenarbeit zu sorgen. Die TelekomCLOUD bietet höchste Standards für Erreichbarkeit und Backup-Systeme, die im Notfall sofort anspringen. Wächst das Unternehmen, kann die Cloud flexibel skaliert werden. Die Daten liegen dabei sicher geschützt in den deutschen Rechenzentren der Telekom und unterliegen damit strengsten Vorschriften für Sicherheit und Datenschutz.

 

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Für das Unternehmen bedeutet Desk Sharing vor allem auch Kosten zu sparen. Statt für jeden Mitarbeiter einen eigenen Schreibtisch vorhalten zu müssen, gibt es weniger Schreibtische, die flexibel aufgeteilt werden, also mehr Angestellte als Arbeitsplätze. Warum es trotzdem kein Chaos gibt? Viele Mitarbeiter sind Außendienstler, Berater, Vertriebler, die ohnehin die meiste Zeit außerhalb der Firma unterwegs sind. Viele Beschäftigte arbeiten inzwischen im Home Office und kommen viel seltener ins Büro. Warum also sollten Unternehmen für jeden Mitarbeiter einen fixen Platz inklusive Computer und Telefon vorhalten, wenn der die meiste Zeit doch unbesetzt bleibt?

 

Datenschutz im Flex Office beachten

Kritiker derart flexibler Arbeitsplatzregelungen bemängeln, dass mit dem buchbaren Schreibtisch aber auch eine Menge an Individualität verloren geht. Vor allem aber verlangt agiles Arbeiten von Arbeitgebern und Mitarbeitern gleichermaßen einen bewussteren Umgang und mehr Sensibilität in Sachen Datenschutz. Sensible Daten können in unbefugte Hände gelangen, wenn etwa ein Laptop oder Smartphone gestohlen wird oder fehlerhaft ist. Dafür ist ein Backup in der Cloud unerlässlich. In festgelegten Intervallen können Managed Backup Services die Daten aktualisieren und im Notfall schnell wieder herstellen. Auch eine sichere VPN-Verbindung sollten Unternehmen ihren Mitarbeitern mit flexiblen Arbeitsmodellen bereitstellen können.

Der Arbeitsplatz 4.0 lohnt sich – Mitarbeiter sollten öfters ihre Komfort-Zone verlassen und die Herausforderungen des frei buchbaren Schreibtisches annehmen. Denn der Arbeitsplatz der Zukunft ist nicht nur eine räumliche Veränderung. Das mobile Arbeiten fängt bereits im Kopf der Mitarbeiter an, was sich am Ende auch auf die Arbeitsqualität auswirkt.

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