Das ist in unserer mobilen Welt nicht eben leicht: Denn sensible elektronische Dokumente finden sich nicht nur auf den Büro-PCs, sondern auch auf den Laptops oder Smartphones der Mitarbeiter. Viele Beschäftigte synchronisieren die Infos auf mehreren Geräten – oftmals sogar auf ihren privaten. Es reicht daher nicht aus, die Dokumente nur an ihrem Speicherort oder während der Übertragung zu schützen. In einer globalen Studie zum Thema Datensicherheit fand das Ponemon Institut im Auftrag von Adobe heraus, dass 72 Prozent der befragten IT-Experten die Datensicherheit als zentrale Komponente des Datenschutzes bewerten. 66 Prozent der Spezialisten setzt bei diesem Thema auf die Mitverantwortung der Beschäftigten. Die fünf Tipps von Adobe machen auch Ihre Daten sicherer.

1. Klassifizieren von Dokumenten

Jedes Unternehmen muss zunächst einmal festlegen, welche Dokumente überhaupt besonders geschützt werden müssen. Dazu schlägt Adobe die Klassifizierung in vier Kategorien vor.

a)    Öffentliche Informationen: sind zum Beispiel auf der Website allen zugänglich. Dazu gehören auch Pressemitteilungen oder Produktbroschüren.

b)    Interne Informationen: für alle Mitarbeiter, nicht aber für Außenstehende bestimmt. Beispiel: Präsentationen oder interne Vorgangsbeschreibungen.

c)    Vertrauliche Informationen: Adressaten sind nur bestimmte Mitarbeiter oder Vertragspartner. Beispiele: Strategiepapiere, Verträge usw.

d)    Private Informationen: hochsensible Dokumente wie Personaldaten, interne Finanzberichte, vertrauliche Kundendaten – dürfen auf keinen Fall in die falschen Hände geraten.

Die Klassifizierung ist die Entscheidungsgrundlage für Fragen wie: Was darf in die Cloud? Oder: Welche Informationen dürfen von den mobilen Endgeräten aus zugänglich sein?

2. Nutzen Sie das PDF Format

Dateien lassen sich schon auf der Dokumentenebene sichern. Der erste Schritt: Wandeln Sie Ihre Dokumente in PDF-Dateien um. Denn ein PDF bietet Ihnen mehrere Tools, mit denen Sie die Datei sichern können. Sie können zum Beispiel mit einem Passwort verhindern, dass ein Unbefugter das Dokument öffnet oder druckt.

3. Mit dem Kennwortschutz gegen Veränderungen sind Sie auf der sicheren Seite

Ihr Dokument darf auf keinen Fall in die falschen Hände geraten? Dann sichern Sie es ab: Ein wichtiges Instrument ist in diesem Bereich die Kennwortberechtigung. Damit legen Sie fest, ob der Empfänger eines Dokuments dieses nur öffnen oder auch verändern darf – also zum Beispiel bearbeiten, kommentieren, signieren. Und wenn die Inhalte mal ganz sensibel sind, legen Sie eine Verschlüsselung um das Dokument. Ohne das richtig gewählte Passwort wird sie eine 256-Bit Verschlüsselung am Öffnen des Dokuments hindern.

4. Nur die gewünschten Personen dürfen Ihr Dokument öffnen

Sie haben ein Dokument für einen ganz bestimmten Empfängerkreis? Dann müssen Sie unbedingt sicherstellen, dass es auch nur die richtigen Personen erreicht. Dabei helfen Ihnen digitale Signaturen oder Zertifikate. Unabhängige Zertifizierungsstellen validieren dabei die Identität von Personen. Unternehmen in der EU können die Echtheit einer Unterschrift mit dem ETSI-Standard (PDF Advanced Electronic Signatures) überprüfen lassen. Wenn Sie eine zertifikatbasierte digitale ID besitzen, können Sie damit Dateien unterschreiben.

 

5. Schwärzen und Bereinigen – aber richtig

Meist sind nicht alle Inhalte eines Dokuments vertraulich und die sensiblen Punkte wie Kundennamen, Konto- und Kreditkartennummern, Adressen oder Telefonnummern können Sie schwärzen und damit dauerhaft aus dem PDF-Dokument entfernen. Damit vermeiden Sie, dass die vertraulichen Textstellen und Grafiken versehentlich veröffentlicht werden. Dokumente enthalten oft Inhalte, die Sie auf den ersten Blick gar nicht sehen. Man spricht dann von verborgenen Inhalten. Das können Metadaten, Anmerkungen oder Lesezeichen sein. Auch die sollten Sie unbedingt entfernen. Wie schwärze ich richtig? Reicht die Überlagerung mit einem schwarzen Balken? Nein. Der Funktionsbereich Schwärzen löscht alle markierten Inhalte sicher und dauerhaft.

Mehr Infos:

Whitepaper Adobe

Wie schützt man wichtige Informationen schnell und einfach?