Montagmorgens unterwegs in Frankfurt: Alle Plätze in der S-Bahn sind belegt, die arbeitende Bevölkerung macht sich auf ins Büro. Es herrscht konzentrierte Stille im Abteil, nahezu jeder zweite daddelt am Smartphone. Konzentriert huschen die Finger auf dem Display hin und her, es wird gelesen, getweetet, gepostet was das Zeug hält. Angekommen im Büro, geht das stumme Schauspiel weiter: Die Mitarbeiter surfen im Internet, rechnen mit Excel, präsentieren mit Powerpoint, kommunizieren per E-Mail. Die digitalen Stubenhocker sind so sehr vertieft in ihre Arbeit am Rechner, dass sie zur Mitarbeiterin aus der Buchhaltung zwei Türen weiter keinen Kontakt mehr haben. Selbst der Kollege am Schreibtisch gegenüber verschwindet nach einem brummligen „Guten Morgen“ hinter seinem Monitor. Gespräche übers Wochenende? Fehlanzeige. Inzwischen warnen Fachleute eindringlich vor der zunehmenden „sozialen Isolation“ in Unternehmen.

Doch Hilfe naht: Um die drohende Vereinsamung aufzubrechen und die kollegiale Zusammenarbeit zu fördern, haben pfiffige Software-Entwickler ein neues Kommunikations-Werkzeug erfunden: Enterprise Social Networks. Hinter der komplizierten Umschreibung steckt eine innovative Variante des Firmenintranets. Viele Funktionen unter der einheitlichen Bedieneroberfläche erinnern an die bekannten sozialen Netzwerke wie Facebook, Twitter, Google+ oder Xing.

Zusammenarbeit mit Werkzeugen aus der Social Business Collaboration ist vielfältiger und häufig schneller, als Mailen oder telefonieren. Zusammenarbeit mit Werkzeugen aus der Social Business Collaboration ist vielfältiger und häufig schneller, als Mailen oder telefonieren. (© 2015 Eva Haeberle)

Mehr als E-Mails zur Kommunikation nutzen

„Die Zahl geeigneter Werkzeuge für jede Aufgabe steigt“, weiß Andrea Back, Direktorin des Instituts für Wirtschaftsinformatik an der Universität St. Gallen. „Jeder muss sich also fragen: Wann passt eine E-Mail, wann rufe ich eher an, wann ist ein schneller Chat besser? Oder wann setze ich ein Projektspace auf?“ Das alles können die neuen Social Collaboration-Anwendungen: Sie fördern das Miteinander durch Chatsoftware zum Beispiel. Kollegen können sich bei Bedarf spontan als Gruppe zusammenfinden  und kooperieren. Es entstehen Teams und Netzwerke über alle Hierarchien hinweg, quer durch die Abteilungen. Projekte und virtuelle Projektablagen lassen sich im Handumdrehen einrichten. Kurzum, man redet wieder miteinander, auf neudeutsch: chatten.
Höchste Zeit, dass die alte E-Mail durch andere Kanäle Unterstützung bekommt. Denn längst hat sich die Nutzung der elektronischen Post überholt: Nach Hochrechnungen von Statista werden sage und schreibe 109 Milliarden geschäftliche Nachrichten in diesem Jahr verschickt – viele in Kopie an einen zu großen Empfängerkreis.

Carsten Rossi ist CEO der Agentur für digitale Transformation Kuhn, Kammann & Kuhn in Köln. Was der Netzwerk-Profi Unternehmern rät: "Auch die Chefs müssen mitmachen." Social-Collaboration-Tools etablieren sich nur, wenn auch die Verantwortlichen bei der Sache sind. Carsten Rossi ist CEO der Agentur für digitale Transformation Kuhn, Kammann & Kuhn in Köln. Was der Netzwerk-Profi Unternehmern rät: "Auch die Chefs müssen mitmachen." Social-Collaboration-Tools etablieren sich nur, wenn auch die Verantwortlichen bei der Sache sind. (© 2015 Julian Rentzsch)

Probleme lassen sich im Team leichter lösen

Die Medien- und Sozialforscher von TSN Emnid haben dabei herausgefunden, dass Mitarbeiter gerade 14 Prozent der täglichen E-Mails notwendig finden. Den Rest stufen sie als überflüssig und nervig im Büroalltag ein. Nachrichten erreichen ihre Empfänger ohnehin gezielter und schneller über interne Unternehmens-Chats oder in eigenen News-Groups. Mitarbeiter können sich hier alles holen, was sie brauchen. E-Mail-Pingpongs, womöglich mit großen Anhängen, sollen bald der Vergangenheit angehören. Wer Collaboration-Tools einsetzt, reduziert die zeitaufwendige Bearbeitung von E-Mails deutlich. Und noch wichtiger: Die neuen Tools bieten einen besseren und schnelleren Zugang zu wertvollem Wissen und Erfahrungen der Mitarbeiter. Und sie lassen sich einfacher weitergeben. Das alles wiederum erhöht die Mitarbeitermotivation. Probleme lassen sich im Team effektiver lösen, und dank Vernetzung beschleunigt sich die Zusammenarbeit.

 

Die besten Social Business Tools sind wertlos, wenn die Akzeptanz der Endnutzer fehlt.

Carsten Rossi

Kommunikationsexperte

„In unseren rund 120 virtuellen Projektgruppen tauschen sich die Experten aus allen unseren Landesgesellschaften direkt miteinander aus“, bestätigt Lars Heyne, Senior Projektmanager Unternehmensentwicklung von Conrad Electronic. Seit letztem Jahr nutzt der Elektronikversender die Lösung Coyo des Telekom-Partners Mindsmash.
Die kommunikative Wundertüte lohnt sich auch für Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern. Wie von vielen Geschäftsanwendungen gewohnt, laufen die neuen Collaborations-Lösungen in der Cloud. Das ist bequem, und die Kosten bleiben überschaubar. Den Nutzern genügen ein Internet-Zugang und ein Webbrowser, um von unterwegs auf das Firmenwissen zuzugreifen.
Damit das Know-how wirklich nur an die Personen gelangt, für die es gedacht ist, empfiehlt es sich, einen Cloud-Anbieter aus Deutschland zu nehmen, der seine Server auch hierzulande betreibt. Lösungen Made in Germany sind den strengsten Datenschutzgesetzen weltweit verpflichtet.

Werkzeuge für Business-Netzwerke sind: eine gute Anwendung wie etwa Teamlike, ein Internet-Anschluss – und schließlich ein Gerät, um das alles auch sichtbar zu machen. In Frage kommen die üblichen Verdächtigen wie Smartphone, Tablet, PC, Laptop oder auch die neuen Phablets. Einfach alles, was mit dem Internet kommuniziert. Werkzeuge für Business-Netzwerke sind: eine gute Anwendung wie etwa Teamlike, ein Internet-Anschluss – und schließlich ein Gerät, um das alles auch sichtbar zu machen. In Frage kommen die üblichen Verdächtigen wie Smartphone, Tablet, PC, Laptop oder auch die neuen Phablets. Einfach alles, was mit dem Internet kommuniziert (© 2015 Samsung)

Mitarbeiter müssen frühzeitig eingebunden werden

Bei der Einführung sollten Unternehmen nicht nur auf Technik achten: „Viele Firmen machen lieber eine ausgiebige Tool-Evaluation, bevor sie sich die Praxis anschauen, die sie eigentlich verbessern und vereinfachen wollen“, sagt Wirtschaftsinformatikerin Andrea Back. Vor allem müssen die Mitarbeiter frühzeitig eingebunden werden. „Auf keinen Fall darf die IT-Abteilung losmarschieren und irgendwann das fertige Produkt präsentieren“, warnt Tobias Arns, Bereichsleiter Social Media & E-Commerce bei der BITKOM in Berlin. „Dann hagelt es gleich von allen Seiten Kritik“.

Besonders kulturelle und organisatorische Aspekte müssen berücksichtigt werden, meint Lars Reepesgaard, Unternehmensberater in Hamburg. „Es gilt, eine neue Kultur des Miteinanders zu etablieren“. Positiver Nebeneffekt: Firmen können im Kampf um junge Talente punkten, wenn sie verschiedene Kanäle bereitstellen. Denn das setzen die jungen Kollegen heute einfach voraus.