Kilometerweite Kabelstränge, massenhaft Anschlüsse, Rechner und deren kleine Begleiter wie Maus und Tastatur, die Computer erst lebendig machen: Beim Umzug einer Firma muss alles mit, was die IT ausmacht, alles seinen Platz finden, alles installiert werden – und zwar möglichst ohne Unterbrechung. Denn kein Unternehmen kann es sich leisten, seinen Betriebsablauf zu unterbrechen, die Produktion stillzulegen, die Arbeit ruhen zu lassen.

Auch die Weka Business Medien GmbH (WBM) nicht. Der Fachverlag in Darmstadt hat sich darauf spezialisiert, die Industrie mit Expertenwissen zu versorgen. Mit einer Auflage von über zwei Millionen Zeitschriften informiert sie jährlich Entscheider und Experten über die wichtigsten Trends in Maschinenbau, Logistik oder Medizin. Wer so viel publiziert, folgt einem straffen Zeitplan. Daher war beim Standortwechsel innerhalb von Darmstadt das oberste Ziel schnell klar: Die Produktion der Zeitschriften darf nicht gefährdet werden. Denn kein Abonnent will auf seinen Lesestoff verzichten.

Das Medienunternehmen kennt seine Leser, und die kümmern sich vor allem um ihr Geschäft. Sieben Magazine hat WBM im Angebot, allesamt auf bestimmte Branchen abgestimmt: vom klassischen Produktionsmagazin "Scope" über den Logistiktitel "handling" bis hin zu "MTA Dialog", eine Zeitschrift für medizinisch-technische Assistenten. Scope ist der auflagenstärkste Titel seiner Art in Deutschland. Mit "handling", das im vergangenen Jahr 40. Jubiläum feierte, ist die WBM inzwischen Marktführer im Logistikbereich. Das "Kunststoff Magazin" gibt es schon seit 50 Jahren.

Wenn die IT umzieht Sieben Fachblätter hat die Weka Business Medien GmbH in ihrem Portfolio, darunter so bekannte Titel wie "handling", "MTA Dialog" oder "Scope". Die Gesamtauflage der Zeitschriften liegt bei über zwei Millionen. (© 2015 Manuel Hauptmannl)

"Wir bedienen verschiedene Wirtschaftszweige und arbeiten mit vielen alteingesessenen Firmen zusammen", erklärt Geschäftsführer René Khestel das Erfolgsgeheimnis des B2B-Verlags. "Wir sind längst kein klassischer Verlag mehr, der Informationen druckt, sondern ein Fachinformationsunternehmen. Der Leser entscheidet, welche Informationen er benötigt, und wir holen ihn dort ab, wo er sie abrufen will – also gedruckt, online, als Video oder mobil", sagt Khestel.

Rechner, Server und Netz müssen zuverlässig laufen

Besonders wenn der Druckunterlagenschluss eines Magazins vor der Tür steht, müssen Rechner, Server und Netz zuverlässig mitspielen. "Verlegen heißt heute schnell Daten mit der Druckerei austauschen", sagt Christoph Dück, der seit 18 Jahren die Bereiche IT und Online beim Verlag betreut. "Dazu benötigen wir eine breitbandige und störungsfreie Datenleitung mit einer hohen Verfügbarkeit." Eine fertige Ausgabe sendet die Redaktion als einzige große Datei an die Druckerei. Die Übertragung dauert heute nur acht Minuten.

Im April 2013 hatte die WBM das Projekt Umzug ausgeschrieben. Das Ziel: Alles sollte ein halbes Jahr später über die Bühne sein. "Wir hatten einen sehr straffen Zeitplan", erklärt Dück. "Wir haben deshalb einen Partner gesucht, der das Projekt in dieser kurzen Zeit meistern kann." Gleichzeitig sollte der Dienstleister eine zukunftssichere Lösung anbieten, die alle Bereiche der IT abdeckt: vom Netzwerk über die einzelnen Arbeitsplätze bis hin zu den Software-Anwendungen. "Der Umzug war eine Herkulesarbeit", betont Firmenchef Khestel. "Die Telekom war unser Wunschkandidat. Sie arbeitet mit unterschiedlichen Herstellern zusammen und bietet alle Leistungen aus einer Hand. Hinzu kommen der Service und die zertifizierten Rechenzentren in Deutschland."

Wir benötigen eine breitbandige und störungsfreie Datenleitung mit einer hohen Verfügbarkeit.

Christoph DückIT-Leiter bei der Weka Business Medien GmbH

Eine weitere Herausforderung an das Projekt: Die IT war quasi herrenlos. Der Verlag firmierte bis 2012 unter dem Namen Hoppenstedt Publishing und gehörte zum Bisnode-Konzern. Er wurde Anfang 2012 aus dem Konzern herausgelöst und zur Tochter der Weka Firmengruppe. Bis dahin kümmerte sich Bisnode um sämtliche IT-Services mit einem eigenen Team – das war nun vorbei.

 

Wenn die IT umzieht Nur sechs Montae hatte der Verlag Zeit, um den gesamten Umzug zu planen. Dabei durfte die Produktion nicht still stehen. Einen Ausfall der Technik kann sich Weka nicht leisten. (© 2015 Manuel Hauptmannl)

 

WBM wollte daher die IT-Services im Rahmen des Umzugs gleich auslagern. "Wir haben weder ausreichend Personal, um uns um die vielen Einzelbausteine zu kümmern, noch das detaillierte Wissen, um die IT am Laufen zu halten", meint IT-Chef Dück. Besonders heikel war zum Beispiel der Umzug der vielen Anwendungen, die im Einsatz sind. Alles sollte reibungslos weiterlaufen. Da die Zeit sehr knapp war, entschloss sich der Mittelständler dazu, einen Teil der Server, auf denen die Applikationen laufen, in die Cloud auszulagern. Einige Systeme hat der Verlag im Rahmen einer Housing-Lösung zunächst im Rechenzentrum "untergestellt".

Alle Systeme stehen im Rechenzentrum der Telekom-Tochter ITENOS mit Standort Deutschland. Dazu gehören zum Beispiel das E-Mail-System und einige Fileserver. Die WBM greift über eine 100 MBit/s schnelle EthernetConnect-Anbindung der Telekom auf sämtliche Services zu. Als Backup steht eine rasante 10-Mbit/s-Leitung zusätzlich zur Verfügung. Auch die Internet-Anbindung wird aus dem Rechenzentrum bereitgestellt. So müssen sich die Mitarbeiter weder um die Administration noch um die Wartung kümmern. Und noch einen großen Mehrwert hat diese Lösung: "Wir haben unser eigenes User-Helpdesk bei der Telekom", erklärt Christoph Dück. "Das heißt, unsere Mitarbeiter können sich bei allen Fragen an den Telekom Support wenden. So werden IT-Probleme schnell und professionell behoben."

Die Telefonanlage kommt aus der Cloud

Auch beim Telefonieren setzt die WBM auf die Cloud. Mitarbeiter nutzen jetzt die virtuelle Telefonanlage Octopus Netphone. "Für uns hat es sich nicht gelohnt, eine eigene Telefonie-Infrastruktur aufzubauen", sagt Dück. "Wir haben uns deshalb für eine IP-Lösung entschieden. So sind die Leistungen überall verfügbar: Wenn ein Kollege unterwegs ist, kann er sich zum Beispiel über das Internet in unser System einwählen und telefonieren. Genau das ist die Zukunft." Den Umzugstag hat die WBM mithilfe der Telekom bis ins letzte Detail vorbereitet. Ein Teil der Daten wie Outlook-Dateien wurde auf Festplatten gespeichert und innerhalb eines Wochenendes vom bisherigen Dienstleister Bisnode ins neue Rechenzentrum transportiert.

Wenn die IT umzieht Weka-Geschäftsführer René Khestel achtet darauf, Informationen für seine Leser auf mehreren Kanälen abzubilden. Die Magazine erscheinen gedruckt, online, als Video oder mobil. (© 2015 Manuel Hauptmannl)

 

Alle Homeoffice-Arbeitsplätze wurden nahtlos ins System integriert

Die Daten der Mitarbeiter-Rechner hat die Telekom vor Ort migriert und die PCs anschließend ins Firmennetz eingebunden. Das Active Directory – hier werden Server, Computer und Anwendungen in einem Netzwerk verwaltet – hat der Verlag neu aufgesetzt. Einige wichtige Applikationen wie das Publikationssystem, das die Redaktionen für das Layout und die Blattplanung nutzen, wurden nach dem Umzug neu an die Systeme des Dienstleisters censhare angebunden.

Zu guter Letzt stand noch die Integration von einem Dutzend Homeoffice-Arbeitsplätzen auf dem Programm. Sie sind ebenfalls über ein virtuelles privates Netzwerk an die WBM-Systeme angebunden. "Der Umzug hat trotz des straffen Zeitplans reibungslos geklappt", freut sich René Khestel. "Dabei waren nicht die reinen Datenmengen eine Herausforderung, sondern die komplexen Systeme." Und da sich zum Zeitpunkt des Umzugs einige Redaktionen in der heißen Produktionsphase befanden, war die Freude über den gelungen Umzug umso größer. Jetzt funktioniert alles wieder genauso problemlos wie am ehemaligen Standort.

Gut, dass keiner wirklich gemerkt hat, wie Rechner, Netz und Telefon mit umgezogen sind. Hauptsache, ratzfatz ein neues Zuhause.