1. Auf die Version achten
In den Varianten Personal und Home ist Office 365 ausschließlich für den Desktop konzipiert. Die Versionen Business, Business Essentials und Business Premium arbeiten hingegen mit Cloud-Varianten von Exchange, SharePoint und Skype for Business. Zwar lassen sich auch hier Office-Programme wie Word und Excel hinzubuchen, sie stehen aber nicht im Fokus der Lösungen. Für große Unternehmen kommen sogenannte Office-365-Pläne hinzu. Die heißen dann Office 365 Pro Plus sowie Enterprise E1, E3 und E5. Die einzelnen Editionen unterscheiden sich in folgenden Punkten: in der Anzahl der maximal einsetzbaren Nutzer, den Verwaltungsmöglichkeiten sowie in den erweiterten Funktionen wie Verschlüsselung oder Zusammenarbeit mit lokalen Servern. In den meisten Fällen genügen mittelständischen Unternehmen die kleineren Varianten. Die Preise variieren zwischen 4,20 Euro und 34,40 Euro pro Monat und Nutzer. Daher sollten Unternehmen vor dem Buchen zunächst herausfinden, welche Version die für sie bestmögliche Lösung ist. Um das abschätzen zu können, hilft zum einen ein Sofort-Test, der einen Überblick zu den Möglichkeiten und der Oberfläche gibt. Zum anderen bietet die Telekom eine individuelle Beratung an. Denn ein Team aus Cloud-Experten unterstützt Unternehmen bei der Auswahl der passenden Office-365-Lösung über eine kostenlose Hotline (0800 3304444).

2. Erst testen, dann einführen
Sowohl Microsoft als auch die Telekom ermöglichen es, das Office-365-Paket 30 Tage lang kostenlos zu testen. Vor der Migration sollten Unternehmen diese Testphase unbedingt in Anspruch nehmen. So erhalten sie einen Eindruck davon, ob bei einer dauerhaften Umstellung mit Kompatibilitäts- oder Anwendungsproblemen zu rechnen ist. Zudem finden Unternehmen auf diesem Wege heraus, ob sie Anwendungen wie beispielsweise Exchange Online, Office Online, Skype for Business, SharePoint, OneDrive oder Yammer tatsächlich benötigen.

3. Mitarbeiter einbeziehen
Viele Prozesse laufen mit Office 365 schneller ab. Zum Beispiel mit einem interaktiven Dokument, das in der Cloud gespeichert wird. Im Anschluss kann das ganze Team darauf zugreifen. So sparen sich alle Beteiligten umständliche Absprachen, reduzieren ihre E-Mail-Flut – und sind trotzdem immer auf dem neuesten Stand. Doch nutzen Mitarbeiter die neuen Möglichkeiten? Oder sind sie überfordert und benötigen Hilfe beim Einstieg in die neue Software – und die damit verbundene neue Art der Zusammenarbeit?

Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter daher von Beginn an in die Planung und Umsetzung der neuen Lösung einbeziehen. Schulungen helfen, um Mitarbeitern Vorteile und Mehrwert der neuen Software zu verdeutlichen und frühzeitig Hemmungen im Umgang mit dem neuen Tool abzubauen.

Office 365 ermöglicht Mitarbeitern, an unterschiedlichen Orten zusammenzuarbeiten. Office 365 ermöglicht Mitarbeitern, an unterschiedlichen Orten zusammenzuarbeiten. (© 2017 Shutterstock / crazystocker)

4. Bei Bedarf skalieren und erweitern
Microsoft garantiert für Office 365 den nahtlosen Cloud-Service mit 99,9 Prozent Verfügbarkeit und eine sichere Zusammenarbeit für Mitarbeiter. Wächst das Unternehmen, lässt sich Office 365 schnell skalieren und flexibel für neue Benutzer und durch zusätzliche Dienste erweitern.

5. Auf Nummer sicher gehen
Unternehmen können Office 365 ab dem 16. März 2017 aus zwei deutschen Rechenzentren beziehen, die von den Cloud Control Center in Berlin und Magdeburg betreut werden. Die räumliche Trennung der Rechenzentren und ein kontinuierlicher Datenabgleich gewährleisten optimale Ausfallsicherheit. Der Vorteil für Unternehmen: Die Telekom übernimmt Kunden- und technischen Support und überwacht als Datentreuhänder den Schutz der Kundendaten sowie den Zugriff darauf. Microsoft hingegen erhält keinen Zugriff, sofern der Kunde dies nicht ausdrücklich gestattet. Microsoft kann sich nicht eigenständig Zugangsrechte zu den Kundendaten erteilen. Dies kann nur der Datentreuhänder T-Systems (oder der Kunde erlaubt es). Zugriffsanfragen von Dritten – wie zum Beispiel von ausländischen Behörden – lehnen Telekom und T-Systems grundsätzlich ab.

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