Mitarbeiter produktiver einsetzen

Mit Kanban-Boards lassen sich Arbeitsprozesse strukturieren und damit Leerlauf sowie Überlastung bei Mitarbeitern vermeiden. Sie sind überwiegend in der Softwareentwicklung im Einsatz, jedoch zunehmend auch in anderen Bereichen. Oft ist in diesem Zusammenhang auch von „agilem Projektmanagement“ die Rede – dahinter verbirgt sich die Idee, ein Projekt Schritt für Schritt strukturiert durchzuführen, wobei sich das Team selbst organisiert. Kanban-Software hilft dabei. Folgende 4 Kanban-Tools sind empfehlenswert, wenn Sie auf Tafel und Haftnotizen verzichten wollen.

Kanban: Was ist das?

Das Kanban-System stammt aus Japan. Toyota entwickelte Kanban (japanisch „kan“ = Signal, „ban“ = Karte) in den 1940er-Jahren. Das Ziel war es, den Materialfluss in der Produktion zu optimieren. Die Methode unterstützte also ursprünglich die Steuerung von Produktionsprozessen und ist eng verwandt mit dem Prinzip des Lean Management. Parallele Aufgaben sollen begrenzt, Engpässe schnell sichtbar gemacht werden.

1. Kanban Tool

Der Name ist Programm: Die Software Kanban Tool organisiert Arbeitsaufgaben und managt Projekte visuell. Sie enthält Funktionen für die Teamarbeit in Echtzeit, damit Tasks schneller erledigt sind. Auf Online-Kanban-Boards schränkt sie die Anzahl der laufenden Arbeiten ein, um so die Antwortzeiten zu verbessern. Sie archiviert erledigte Aufgaben und sorgt damit für mehr Übersicht. Das Kanban-Tool erstellt individuelle Diagramme anhand der ermittelten Daten und hat einen Editor für Online-Textdokumente an Bord. Zur Auswahl stehen eine kostenlose Basisversion sowie zwei Premium-Varianten für derzeit 3,50 beziehungsweise 6,50 Euro im Monat.

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2. Trello

Trello erlaubt es, ein gesamtes Projekt auf einen Blick zu erfassen. Das Kanban-Tool ist einfach gehalten, sodass sich auch technisch wenig affine Mitarbeiter leicht zurechtfinden. Trotzdem bringt es eine Reihe nützlicher Features mit: Die Anwender können Kommentare für sofortiges Feedback veröffentlichen, Dateien vom Computer, Google Drive, Dropbox, Box und OneDrive hochladen sowie Checklisten, Labels und Fristen hinzufügen. Durch Benachrichtigungen wird kein Termin verpasst. Bei sehr komplexen Projekten kann die Einfachheit von Trello jedoch zum Nachteil werden. Das Programm funktioniert auch mit mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets. Seine Basisversion ist kostenlos, für die Premiumvarianten sind derzeit rund acht beziehungsweise 17 Euro pro Monat zu zahlen.

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3. MeisterTask

Die Kanban-Software MeisterTask verfügt ebenfalls über eine intuitive Benutzeroberfläche, deren Elemente sich mit Drag & Drop verschieben lassen. Mit dem Kanban-System können beliebig viele Teammitglieder eingeladen und Tasks zugewiesen sowie der Fortschritt eines jedes Kollegen verfolgt werden. MeisterTask kann zudem MindMeister integrieren, eine Online-Mindmapping-App aus demselben Hause, die in Echtzeit visuelle Projektpläne erstellt. Auch das Kanban-Tool MeisterTask bietet eine kostenlose Basisversion an. Die Premium-Versionen schlagen mit gut 8 beziehungsweise 20 Euro pro Monat zu Buche. Darüber hinaus besteht die Option, sich ein Angebot einzuholen, das auf die individuellen Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten wird.

Um solch eine Zettelwirtschaft zu vermeiden, gibt es Kanban-Software. (© 2018 Shutterstock / Karashaev)

4. KanbanFlow

Die Kanban-Karten von KanbanFlow sind zwar nur auf Englisch verfügbar, aber dennoch empfehlenswert. Die kostenlose Basisversion bietet bereits vergleichsweise viele Features, die für komplexere Aufgaben gedacht sind. Für nur rund 4 Euro im Monat punktet die Premium-Version mit dem Einfügen von Anhängen, grafischen Darstellungen und dem Festlegen von Admins. Auch ein Pomodoro-Timer für das persönliche Zeitmanagement steht in diesem Kanban-Tool zur Verfügung.