Mit Business-Apps durch den Alltag

Auf Geschäftsreise, während des Arbeitswegs oder auch am Schreibtisch: Es gibt zahlreiche Apps, die den Arbeitsalltag vereinfachen können und beim Organisieren und Planen helfen. Sie erleichtern zum Beispiel die Reisekostenabrechnung, digitalisieren analoge Dokumente, machen wichtige Inhalte jederzeit und überall verfügbar oder helfen bei der Organisation von Projekten. Diese vier sind sowohl für iPhones als auch für Android-Geräte erhältlich.

1. Pocket

Eine der hilfreichsten Business-Apps: Mit Pocket bleiben digitale Inhalte von jedem Ort aus verfügbar. Texte, Bilder, Videos und jeden anderen Content schickt der User in die Cloud. Die Web-Variante funktioniert in jedem Browser, die App gibt es für Android-Geräte und iPhones. Bevor beispielsweise eine Geschäftsreise ansteht, können Lesezeichen, Tweets, E-Mails und Co. in die „digitale Tasche“ gelegt werden. Unterwegs bleibt der Zugang möglich. Und andersherum funktioniert es auch: Wer auf Reisen etwas Interessantes findet, speichert die Inhalte.

Sie stecken gerade im Funkloch ohne WLAN- oder LTE-Zugang? Kein Problem: Ist Pocket synchronisiert, ist der Content offline lesbar. Von mehr als 1.500 verschiedenen Apps lassen sich Inhalte direkt in das Programm verschieben. Die Basisversion dieser Business-App ist kostenlos. Für 4,48 Euro im Monat oder 39,99 Euro pro Jahr verschwindet die Werbung, Seitenkopien bleiben permanent gespeichert und eine Volltextsuche ist ergänzt.

Highlights:

  • Von vielen Apps unterstützt
  • Leseoberfläche lässt sich den eigenen Bedürfnissen anpassen
  • Quellen sind offline lesbar

2. Trello

Trello ist ein mobiles Projektmanagement-Tool: Mit sogenannten Listen lassen sich beispielsweise digitale Kanban-Boards visualisieren. Karten innerhalb dieser groben Übersicht repräsentieren Termine oder Tasks. Hier lassen sich Dateien anhängen sowie Erinnerungen erstellen. Direkt im Meeting beim Kunden ist zum Beispiel die Kooperation mit dem in der Firma gebliebenen Team möglich. Aufgaben können verteilt und kommentiert werden.

Trello ist im iTunes sowie Google Play Store verfügbar. Wie bei den meisten Business-Apps gibt es auch eine webbasierte Version. Die Grundvariante ist kostenlos. Für umgerechnet etwa 8,76 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung sind zum Beispiel Tools wie Slack, Dropbox oder Salesforce eingebunden. Mehr Features gibt es in der Business-Lösung für rund 18,26 Euro pro Monat bei jährlicher Zahlung.

Highlights:

  • Flexible Organisation von Listen und Karten
  • Visualisierung des Workflows
  • Komplette Projektplanung
Unterwegs produktiv: Mit Business-Apps wird das mobile Arbeiten zum Kinderspiel. (© 2017 Shutterstock / LDprod)

3. Office Lens

Nach Präsentationen die Papierdokumente oder Whiteboard-Diagramme zu digitalisieren, kostet Zeit. Schneller geht es mit Microsoft Office Lens. Die App fürs iPhone und für Android-Geräte scannt die Inhalte. Dafür muss der Nutzer nur ein Foto mit seinem smarten Telefon schießen. Mithilfe optischer Zeichenerkennung (Optical Character Recognition oder kurz OCR) werden aus den Bildern PDFs, One Note-Notizen oder Word-Dokumente. Zur späteren Ansicht werden die Originalaufnahmen gespeichert.

Perfekt für Geschäftsreisende: Office Lens digitalisiert Visitenkarten und Quittungen. Und natürlich lassen sich, wie bei den meisten Business-Apps, die Dateien in der Cloud abspeichern und teilen. Das Programm ist zwar kostenlos, die volle Funktionalität bekommen User allerdings nur in Kombination mit einem Office 365-Paket.

Highlights:

  • Schnelles Dokumentieren mit der Kamera
  • Nahtlose Einbindung in MS Office
  • Analoge Visitenkarten digitalisieren

4. Expensify

Am Ende einer Dienstreise folgt die Abrechnung. Unter den mobilen Business-Apps ist Expensify der richtige Helfer für diese Aufgabe. Anwender kalkulieren die Reisekosten sowie Spesen, tragen Ausgaben ein und erstellen Rechnungen. Ausgaben lassen sich ebenfalls dokumentieren. Als kostenpflichtiges Feature können Kassenzettel abfotografiert und in digitalen Text umgewandelt werden.

Die App wird im iTunes App Store und bei Google Play bereitgestellt. Auch hier ist die Standardausführung gebührenfrei. Eine Teamversion für mehrere Nutzer kostet umgerechnet etwa 4,38 Euro pro aktivem User pro Monat. Die Corporate-Variante schlägt mit 7,89 Euro pro User und Monat zu Buche. Den Preis für den vollen Leistungsumfang müssen Interessierte direkt beim Entwickler erfragen.

Highlights:

  • Besonders geeignet für Dienstreisen
  • Kassenbelege in der App abfotografieren
  • Zusammenfassung der Reisekosten als E-Mail versenden