Cash Management auf digitale Weise

Wo ist mein Geld? Und was macht es gerade? Zwei wichtige Fragen. Besonders für Unternehmen. Ohne die richtigen Antworten können sie nicht vernünftig wirtschaften. Deshalb müssen sie jederzeit über den Stand ihrer Liquidität informiert sein. In Zeiten der Digitalisierung können sie  dafür spezialisierte Programme einsetzen.

Cash Management System

Cash Management gehört zum Finanzmanagement und wird meist dem Treasury-Bereich zugeordnet. Zentrale Aufgaben sind die Sicherung der Liquidität und die Steuerung der Zahlungsströme. Es soll darüber hinaus die Rentabilität sichern sowie Bankverbindungen organisieren. Im Falle von Cash Management Systemen übernimmt und überwacht Software diese und weitere Dienste.

Diese sogenannten Cash Management Systeme erfassen und optimieren den internen und externen Geldfluss. Sie überwachen Verbindlichkeiten, steuern Überweisungen oder passen auf, dass Guthaben auf Bankkonten nicht zu hoch werden und vermeiden so Negativzinsen. Und weil sie das weitgehend automatisch tun, sparen sie nicht nur Kosten, sondern auch Zeit. Außerdem ermitteln sie regelmäßig aggregierte Unternehmenszahlen und werfen – quasi nebenbei – weitere interessante Daten ab.

So lässt sich sparen

Folgendes Beispiel veranschaulicht das Einsparpotenzial eines Cash-Management-Systems:  Ein international aufgestellter Betrieb unterhält für seine inländischen und ausländischen Niederlassungen separate Konten bei den ortsansässigen Geldinstituten. Den Zahlungsverkehr über die vielen Hundert Bankverbindungen haben jeweils eigene Buchhaltungsabteilungen im Blick. Ihre zusammengefassten Abschlussberichte erscheinen einmal im Jahr. Erst dann sieht die zentrale Führungsriege alle Zahlen auf einen Blick. Will sie früher oder öfter darauf zugreifen, dann muss sie sie von den Standorten einzeln anfordern. Das ist sehr aufwendig und teuer.

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Ein software-basiertes Cash Management liefert die gewünschten Zahlen jederzeit per Mausklick. Bei Bedarf fasst es sämtliche oder nur bestimmte Daten zusammen und führt alle Konten selbstständig. Es organisiert die Zahlungsstrröme nach innen und außen. Da ohnehin alle Fäden bei ihm zusammenlaufen, lässt sich damit auch die Anzahl der Bankverbindungen verringern. Deren Guthaben kann beispielsweise konzentriert auf einer minimalen Anzahl von Konten liegen, ohne dass Negativzinsen anfallen. Sollte sich die momentan restriktive Geldpolitik der Europäischen Zentralbank (EZB) ändern, sind sogar Skaleneffekte in Form von Guthabenzinsen möglich.

Cash-Management-Systeme: Zahlungsverkehr steuern Händische Kontrolle von Zahlungseingängen und -ausgängen ist überflüssig. (© 2018 Shutterstock / Natee K Jindakum)

Vorteile von Cash Management

Abgesehen von dem geschilderten Fall bietet ein Cash Management System weitere Vorzüge. Zusammengefasst gehören dazu:

  • regelmäßige Informationen über den Zahlungsmittelüberschuss (Cashflow)
  • wirtschaftlichere Auswahl von Banken und Konten dank Kostenkontrolle
  • automatisierte Berichte über die finanziellen Kennzahlen sowie weitere damit zusammenhängende Unternehmensdaten
  • permanenter Abgleich von eigenen Verbindlichkeiten und eingegangenen Zahlungen
  • verringerte Transaktionskosten
  • Aufspüren überschüssigen Kapitals
  • Sichern der Liquidität
  • Ausgleich von Unterdeckungen
  • Minimierung von Währungsrisiken
  • Transparenz der Finanzströme
  • kurze Bearbeitungszeiten

Das macht Cash Management Systeme nicht nur für große, sondern auch kleinere Unternehmen zunehmend interessant. Dies belegen Zahlen einer Umfrage, die die Fachhochschule des Mittelstandes (FHM) gemeinsam mit der Commerzbank unter 80 Finanzverantwortlichen in mittelständischen Betrieben gemacht hat. Demnach arbeitet 2018 bereits mehr als die Hälfte (54,5 Prozent) der Unternehmen mit entsprechenden Anwendungen. 2015 tat das lediglich etwa ein Drittel.

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Nur die wenigsten (4,1 Prozent) Betriebe entwickeln Cash-Management-Systeme selbst. Gut ein Viertel (26,3 Prozent) bezieht sie von spezialisierten Software-Anbietern. Die meisten (69 Prozent) aber nutzen Lösungen von ihren Banken.

 Cash Management System einführen

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Entscheidet sich ein Unternehmen für Kauf oder Mieten eines Cash Management Systems, dann braucht es dafür eine geeignete, zugleich stabile und flexible IT-Infrastruktur. Einfacher ist allerdings eine Cloud-Anbindung, zum Beispiel die Open Telekom Cloud. Um die Software brauchen sich die Entscheider im Detail nicht zu kümmern. Dafür sorgen die Anbieter des Programms.

Da das System auch Überweisungen nach außen tätigt, ist es auf eine Bank als Kooperationspartner angewiesen. Deshalb muss der entsprechende Datenaustausch gewährleistet sein. Anschließend werden gegebenenfalls die verschiedenen Unternehmensstandorte integriert. Im letzten Schritt können bei Bedarf die Kontakte zu den bisherigen Bankverbindungen gekappt werden.