Controlling-Software als Steuerungsinstrument

Controlling ist viel mehr als nur Buchhaltung. Der englische Begriff to control bedeutet auch so viel wie steuern. Ziel ist es, durch Finanzplanung, -koordination und -kontrolle das Potenzial des Unternehmens optimal auszunutzen. Die Erkenntnisse dienen nicht nur der Dokumentation, sondern zeigen Bereiche mit Nachbesserungsbedarf und neue Möglichkeiten auf.

Eine gute Controlling-Software liefert Entscheidern den nötigen Überblick, um die Firma sinnvoll zu steuern. Die Zahlen bleiben immer im Blick und werden nicht mehr nur zu vordefinierten Zeitpunkten, zum Beispiel monats- oder quartalsweise, überprüft. Optimierungspotenzial wird leichter erkennbar, Ziele lassen sich konkreter und realistischer festlegen. Auch wer potenzielle Kapitalgeber überzeugen möchte, hat mit einer solchen Software durch die übersichtlichen Reportings ein wertvolles Werkzeug an der Hand.

Welche Lösung für welches Unternehmen?

Wenn es darum geht, die richtige Controlling-Software zu finden, sollten die Personen einbezogen werden, die später mit der Lösung arbeiten müssen. Mitarbeiter, die im Alltag mit der Finanzplanung beschäftigt sind, können den Bedarf der Firma am besten einschätzen. Bei der Entscheidung spielen sowohl inhaltliche als auch technische Gesichtspunkte eine Rolle. Folgende Fragen können dabei helfen, die Anforderungen zu klären:

  • Wie viele Personen sollen mit der Controlling-Software arbeiten?
  • Wie groß ist deren Fachwissen? (Bei Mitarbeitern ohne Expertenkenntnisse ist die Benutzerfreundlichkeit besonders wichtig.)
  • Muss die Software in mehreren Sprachen verfügbar sein?
  • Ist der Umgang mit Fremdwährungen wichtig?
  • Wie soll der Zugriff im Alltag erfolgen – nur innerhalb des Betriebs oder auch von außerhalb?
  • Braucht es eine Schnittstelle zu anderen Systemen?
  • Müssen die Daten gut und anschaulich exportierbar sein, zum Beispiel für Präsentationen?
  • Welche Funktionen sind ein Muss, welche willkommen und welche unnötig?
Taschenrechner und Papier? Eine Controlling-Software ist das bessere Hilfsmittel. (© 2017 Shutterstock / Minerva Studio)

Controlling-Software im Mittelstand

Auch für kleine und mittlere Unternehmen lohnt sich die Investition in gute Software. Diese muss nicht teuer sein. Lizenzmodelle für Lösungen aus der Cloud ermöglichen zum Beispiel einen flexiblen Einsatz nach dem Modell Software as a Service (kurz: SaaS): Firmen zahlen nur pro Nutzer und Monat, also genau ihrem Bedarf entsprechend. Wenn das Unternehmen wächst, lässt sich die Software anpassen. Deshalb sind solche Controlling-Lösungen auch für Startups interessant.

Die Telekom bietet mit Seneca Controlling eine umfassende Softwarelösung aus der Cloud – branchenunabhängig und skalierbar. Die intuitive Bedienbarkeit erleichtert den Einstieg, übersichtliche Dashboards liefern die wichtigsten Unternehmenskennzahlen auf einen Blick. Tabellarische Berichte lassen sich einfach erstellen, professionell formatieren und nach Excel exportieren. Die Lösung ist mehrmandantenfähig, so können beliebig viele Unternehmen separat abgebildet und Themen wie Vertrieb, Personal oder Kostenstellen als Mandant dargestellt werden. Seneca integriert sich dabei in die bestehende IT-Landschaft: Durch leicht bedienbare Schnittstellenassistenten ist man in der Lage, Daten in unterschiedlichen Formaten sehr einfach zu übergeben. Die Datenkonsolidierung wird damit zum Kinderspiel Seneca Controlling ist in verschiedenen Sprachen verfügbar und ermöglicht Währungsumrechnung sowie internationale Rechnungslegung.

Was bei der Einführung zu beachten ist

Nach der Entscheidung für eine Controlling-Software folgt die Implementierung. Wichtig sind frühzeitige Schulungen, damit alle betroffenen Mitarbeiter von Anfang an gut mit der neuen Lösung umgehen können. Ein Zeitplan ist Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Einführung: Wann wird die Software installiert, und wie erfolgt der Datenimport? Wie läuft die Finanzplanung während der Übergangsphase ab? Die Einführung bietet auch eine gute Gelegenheit, feste Prozesse zu definieren oder zu überdenken: Wie oft sollen die Zahlen kontrolliert werden, um fundierte Erkenntnisse zu gewinnen und Maßnahmen abzuleiten? Wie werden diese umgesetzt und ihrerseits überprüft? Eine klare Aufgabenverteilung sorgt dafür, dass das Programm optimal eingesetzt werden kann.

Checkliste: Controlling-Software einführen

  • Beteiligte Mitarbeiter in die Entscheidungsfindung einbeziehen
  • Bedarf des Unternehmens ermitteln
  • Anbieter auf die relevanten Kriterien hin prüfen und vergleichen
  • Passende Lösung auswählen
  • Konkrete Einführung gut vorbereiten (genauer Zeitplan, Mitarbeiterschulungen ...)
  • Regelmäßige Abläufe definieren

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