Digitale Zeiterfassung per Excel: Gravierende Nachteile

Die Software Excel ist die graue Maus unter den Zeiterfassungssystemen: unsexy im Design und mit relativ wenigen Funktionen ausgestattet. Die Mitarbeiter der meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen müssen ihre Anwesenheitszeit selbst in Tabellen eintragen. Dies öffnet Manipulationsversuchen und fehlerhaften oder ungenauen Angaben Tür und Tor.

Digitale Zeiterfassung kann die Arbeitszeit dagegen besonders präzise und sicher erfassen. Eine weitere Schwäche von Excel: Überschreiben Mitarbeiter ihre Angaben aus Versehen, können sie nicht wiederhergestellt werden. Einziger Pluspunkt: Die Software ist auf den meisten Rechnern schon standardmäßig installiert und verursacht keine zusätzlichen Kosten.

Digitale Zeiterfassung per Software: Präzise Datenauswertung

Die digitale Zeiterfassung einer Software zeichnet die Arbeitszeit des Mitarbeiters meistens unauffällig im Hintergrund auf. Der Benutzer loggt sich dazu im Programm ein und schon erkennt die Software, wie lange der Mitarbeiter für bestimme Projekte gearbeitet hat. Bei manchen Programmen kann der Mitarbeiter die Arbeitszeit auch manuell eintragen.

Praktisch: Der Nutzer kann dank der Software überprüfen, wie viel Zeit er für die verschiedenen Tätigkeiten aufgewandt hat. Dadurch lassen sich Arbeitsabläufe optimieren und effizienter gestalten. Für Abrechnungsmodelle, bei denen Arbeitsstunden in Rechnung gestellt werden, hat die Verwendung der Software den Vorteil, dass auch nur der Stundenanteil in Rechnung gestellt wird, der in Wirklichkeit angefallen ist.

Bei "Chip" können Sie sich die Zeiterfassungssoftware Xpert-Timer kostenlos herunterladen. Das lohnt sich besonders dann, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen. Der Xpert-Timer erledigt für Sie die Projektverwaltung, das Reporting und die Synchronisation zwischen mehreren Rechnern. Größere Unternehmen sollten allerdings auch die Anschaffung von Bezahl-Software in Erwägung ziehen: Diese IT-Lösungen bestechen nämlich in der Regel mit einer noch größeren Funktionsauswahl und vielfältigeren Auswertungsmöglichkeiten.

Mobile Zeiterfassung: App immer am Mann

Die digitale Zeiterfassung mit Apps auf mobilen Endgeräten bietet sich vor allem für Mitarbeiter an, die viele Termine außerhalb des Betriebs wahrnehmen oder häufig auf Geschäftsreisen sind. Auch für Bauarbeiter oder Monteure ist diese IT-Lösung interessant. Durch die drahtlose Übermittlung der Arbeitszeit an die Personalabteilung entfallen die umständlichen schriftlichen Nachweise - was für eine Zeitersparnis!

Eine komfortable App zur Zeiterfassung ist Harvest Time Tracking. Dieses Tool ermöglicht plattformübergreifendes Arbeiten: Sie können Ihre Arbeitszeit nicht nur auf Ihren Smartphone erfassen, sondern auch an Ihrem Rechner zu Hause oder im Büro. Die ersten 30 Tage sind als Testversion gratis; danach können Sie zwischen verschiedenen Paket-Lösungen wählen, die zwischen 12 und 99 US-Dollar im Monat kosten.

Online-Zeiterfassung: Ab in die Cloud

Die Online-Zeiterfassung funktioniert wie eine virtuelle Stechuhr. Voraussetzung für diese Form der digitalen Zeiterfassung ist ein internetfähiger Computer und Webschnittstellen, an denen sich Ihre Mitarbeiter mit Benutzername und Passwort einloggen. So kann die geleistete Arbeitszeit individuell registriert und dem Mitarbeiter gutgeschrieben werden. Macht der Mitarbeiter eine Zigarettenpause oder verlässt er zum Feierabend das Gelände, dann loggt er sich mit den Buttons am Display wieder aus.

Da es sich hier um einen webbasierten Dienst handelt, liegen alle entsprechenden Daten in der Cloud. Die Online-Zeiterfassung kann daher auch mit der mobilen Zeiterfassung kombiniert werden. Mit ihrem Smartphone, Tablet oder Notebook können Sie von überall auf die übermittelte Arbeitszeit zugreifen. Clockodo ermöglicht so eine Lösung.

Ein großer Vorteil der Online-Zeiterfassung: Auf den einzelnen Rechnern ist keine installierte Software notwendig, da das Einloggen ausschließlich über ein Webinterface erfolgt. Dadurch können Sie sich auch die Lizenzkosten für die Einrichtung der Software auf mehreren Endgeräten sparen.

 

 

Geofencing als innovative Alternative: Erfahren Sie hier, wie Unternehmen per GPS die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter erfassen:


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