Dokumente scannen: Kampf dem Aktenwust!

Der Trend geht schon lange hin zum papierlosen Büro. Doch noch längst nicht überall ist es schon Realität. Klar, der Abschied von den damit verbundenen, gewohnten Arbeitsabläufen fällt nicht jedem leicht. Trotzdem können Sie Prozesse in Ihrer Firma mit der digitalen Archivierung deutlich optimieren.

Sie kennen den ewigen Kampf mit den Akten. Oft können die Archive gar nicht so schnell gepflegt werden, wie neue Unterlagen mit der Post kommen. Aber selbst in – oft als behäbig geltenden – Behörden wandern Dokumente heute nicht mehr in Aktenschränke, sondern vom Scanner in elektronische Archive.

Wenn Sie also im Papierkrieg als Sieger dastehen wollen, setzen sie auf die elektronische Archivierung. Dokumente zu scannen und zu organisieren ist mit ein paar Tipps gar nicht so schwer.

Elektronische Archivierung leicht gemacht

Möchten Sie Unterlagen digital erfassen, brauchen Sie – natürlich –einen Scanner. Klingt simpel, ist es aber nicht. Denn am guten alten Flachbettscanner, der jedes Blatt einzeln verarbeitet, werden Sie bei diesem Projekt nicht viel Freude haben. Ein Gerät mit Vorlageneinzug sollte es schon sein, wenn Sie von der Umstellung wirklich profitieren wollen. Statt jedesmal eine neue Seite einzulegen, arbeiten Sie damit im Nu ganze Stapel ab. Praktisch: Viele Geräte fügen die Dokumente auf Wunsch zusammen und nummerieren sie für Sie.

Beachten Sie unbedingt, dass Ihre elektronische Archivierung nicht zu einem Datenmonster heranwächst. Denn das kann bei falscher Handhabung leicht passieren. Mit den richtigen Einstellungen am Computer ist das jedoch kein Problem. Hier einige Tipps, wie Sie Ihre Dokumente scannen und dabei Speicherplatz sparen:

  • Eine Auflösung von 150 bis 300dpi genügt zur guten Lesbarkeit.
  • Scannen Sie Dokumente möglichst in schwarz-weiß.
  • Beim Dateityp für Texte immer GIF, für Fotos JPEG wählen. Anschließend empfiehlt sich eine Umwandlung in PDF bzw. PDF/A.

Wenn Sie Dokumente scannen, können Sie das PDF-Format meist direkt auswählen. Oft ist es in den Druckoptionen gelistet. Andernfalls empfiehlt sich ein simples Tool wie der PDF Creator oder der PDF24 Creator.

Ordnung halten, Überblick behalten

Spätestens nach dem Scannen brauchen Sie ein sinnvolles Ordnungssystem für die elektronische Archvierung. Andernfalls finden sich Ihre Mitarbeiter darin nicht zurecht, weil die digitalen Akten unorganisiert in den Speicherbänken liegen.

Achten Sie deshalb darauf, die Scans zu sortieren, am besten zu nummerieren. Und zwar von Anfang an. Vorschläge für einen Dateinamen:

  • das Jahr,
  • der Monat,
  • der Tag und
  • der individuelle Name der Datei

Jahr_Monat_Tag_Name – eine Benennung, die sich etabliert hat. Sinnvoll registrierte Dokumente überblicken Sie auch noch nach Jahren und und haben immer schnellen Zugriff auf die gesuchten Unterlagen.

Digitales Archiv: Das bringt der Umstieg

Es gibt gute Gründe für Sie, Ihre Dokumente zu scannen:

  • Die elektronische Archivierung, am besten mit Kopien, schafft Sicherheit, da sie Dokumente vor Verlust oder Zerstörung bewahrt.
  • Die Kostenersparnis der elektronischen Archivierung ist immens. Jeder Quadratmeter Bürofläche, den sie als Archiv nutzen, kostet Geld.
  • Die Ordnung und Übersicht  die eine elektronische Archivierung schaft, verbessern Ihre Büroorganisation. Nie wieder verschwinden die täglich benötigten Arbeitsakten zwischen den Bestandsakten.

Weiterführende Links:

  • Wie Sie Dokumente als PDF scannen, lesen Sie direkt beim Erfinder des Formats Adobe.
  • Eine umfassende Einführung in das Thema Digitales Archiv  finden Sie im DM-Ratgeber.