Ein DMS – viele Funktionen

Einscannen, abspeichern – fertig ist der Workflow für das firmeneigene Dokumentenmanagement-System (DMS). Wer so denkt, der denkt zu kurz. Er unterschätzt die Anforderungen und Möglichkeiten einer ausgereiften Dokumentenmanagement-Software. Zwar ist die digitale Archivierung von Unterlagen aller Art (E-Mails, Excel-, Word- oder PDF-Dateien sowie umgewandelter Seiten aus Papier) eine wichtige, aber längst nicht ihre einzige Funktion.

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DMS

Dokumente spielen auch in Zeiten der Digitalisierung die wichtige Rolle, die sie bereits seit Jahrhunderten im Geschäftsleben haben. Allerdings nicht mehr zwangsläufig in Papierform, sondern als Dateien. So sind sie schneller zu finden und können von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig genutzt werden. Dafür sorgt moderne Dokumentenmanagement-Software. Sie verwandelt Akten revisionssicher in digitale Informationen, archiviert sie und regelt den Zugriff darauf – lokal oder in der Cloud.

Geschickt eingesetzt, übernimmt ein DMS zahlreiche Aufgaben und wird zu einem zentralen Informationsspeicher im Unternehmen. Was noch nicht in digitaler Form vorliegt, transformiert Dokumentenmanagement-Software per Einscannen in Bits und Bytes. Um die Daten wiederzufinden, lässt sich ein einheitliches Archivierungssystem zum Benennen und Sortieren aller Unterlagen bestimmen. Dabei werden auch das Erstellungsdatum, die Dateiform oder Schlagworte vermerkt. Doch der Leistungsumfang zeitgemäßer Dokumentenmanagement-Software geht über reines Archivieren weit hinaus.

Schneller und zentraler Zugriff

Ein weiterer Pluspunkt eines Dokumentenmanagement-Systems ist die Zeitersparnis, die sich damit erzielen lässt. Dauerte die Suche nach Unterlagen in klassischen Regalen und Aktenordnern oft sehr lange, geht sie heute per DMS binnen Sekunden vonstatten: Einfach Titel oder Schlagwort eintippen – und einen Mausklick später erscheint der Link zum gewünschten Dokument.

Dokumentenmanagement-Software: Was sie bietet Was noch nicht digital ist, wandelt ein Scanner einfach um. (© 2018 Shutterstock / Pressmaster)

Ebenfalls von Vorteil: Dokumentenmanagement-Software versammelt wichtige Dokumente an einem Speicherort, auf den alle oder ausgesuchte Mitarbeiter jederzeit und von überall zugreifen – dank Cloud-Funktion beziehungsweise Internet-Anbindung. Das unterstützt die Kollaboration untereinander, weil alle Beteiligten jederzeit auf dem aktuellen Wissensstand sind. Teams und Projekte lassen sich so effektiver und effizienter steuern. Integrierte Kommentar- und Notizfunktionen tragen stark zum Informationsaustausch bei. Auf Wunsch haben auch externe Partner daran teil.

Dokumentenmanagement-Software automatisiert Prozesse

DMS mit SharePoint

SharePoint ist eine moderne Kollaborationslösung, die Unternehmen umfassende Dokumenten-management-Funktionalitäten bietet. Mit der Cloud-Lösung lassen sich einfach Intranet-Auftritte oder dynamische Kommunikations-webseiten mit individuellen Sicherheitseinstellungen einrichten, um einzelne Projektteams oder alle Mitarbeiter im Unternehmen zentral mit Informationen zu versorgen. Teilen und verwalten Sie Inhalte, Know-how und Anwendungen, um produktiver zu sein, schnell Informationen zu finden und nahtlos zusammenzuarbeiten. 

SharePoint ist integraler Bestandteil der meisten Business- und Enterprise-Editionen von Microsoft Office 365.

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Die digitale Archivierung erlaubt es auch, geschäftliche Prozesse zu automatisieren. So muss im Idealfall eine Rechnung lediglich erfasst werden. Alles Weitere übernimmt eine potente Dokumentenmanagement-Software dann im Alleingang. So prüft sie beispielsweise eine Rechnung, ordnet sie einem Kunden oder Lieferanten zu, legt sie revisionssicher ab und veranlasst die Zahlung.

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Apropos revisionssicher: Ein DMS protokolliert alle relevanten Bearbeitungsschritte und speichert sie unveränderbar ab. Das erleichtert und beschleunigt Prüfungen seitens der Finanzbehörden, weil ihnen alle erforderlichen Daten mit einem Dokument vorliegen. Außerdem sinkt der Platzbedarf für physische Unterlagen. Doch Vorsicht: Unterschriebene Verträge sollten aufbewahrt werden, um sie bei etwaigen Rechtsstreitigkeiten vorlegen zu können.