Physischer trifft virtuellen Raum: Die Vorteile von Hybrid-Events

Gekreuzte, widerstandsfähige Pflanzen oder Fahrzeuge, die mittels Verbrennungs- und Elektromotor laufen – in Pflanzenzucht und Automobilindustrie sind Hybride längst gang und gäbe. Die Idee: Zwei Dinge oder Ideen verschmelzen miteinander und profitieren von ihren jeweiligen Vorteilen. Das soll nun auch mit global vernetzten Kongressen und Konferenzen funktionieren.

Bei sogenannten Hybrid-Events werden reale, physische Veranstaltungen per Live-Stream ins Internet übertragen und um die virtuelle Komponente ergänzt. So nehmen Interessierte weltweit an Live-Kongressen und -Konferenzen teil – interaktiv per Desktop-PC, Laptop, Tablet, Smartphone und zukünftig auch per Smartwatch.

Dabei profitieren sowohl die physisch als auch die virtuell Anwesenden von speziellen Apps, indem sie ...

  • auf alle relevanten Informationen wie Teilnehmerlisten, Programmpunkte oder Handouts der Veranstaltung zugreifen,
  • an Meinungsumfragen oder Abstimmungen teilnehmen,
  • untereinander kommunizieren und
  • den Referenten per Chat-Programm direkt befragen und live Antworten erhalten.

Und auch Sie als Ausrichter von Hybrid-Events profitieren, da ...

  • unabhängig von der Größe des Veranstaltungsortes und den Unterbringungsmöglichkeiten für externe Besucher mehr Personen teilnehmen können,
  • Sie schon während der Veranstaltung Daten – etwa durch Meinungsumfragen – erheben und unmittelbar auswerten und
  • so umgehend auf spontane Programmänderungen reagieren und die Teilnehmer entsprechend informieren können.

Damit machen Sie aus einem vormals lokalen, analogen Event ein digitales Happening mit wesentlich höherer Reichweite. Nicht umsonst sieht Carlson Wagonlit Travel, einer der führenden Anbieter im Management von Geschäftsreisen, Meetings und Events, Hybrid-Events als einen der Trends für 2015.

Unmittelbar, interaktiv und nachhaltig: Die Merkmale von Hybrid-Events

Denken Sie jetzt, dass Hybride-Events so neu gar nicht sind? Damit liegen Sie nicht unbedingt verkehrt. Denn große Veranstaltungen wie Kongresse, Konferenzen oder Messen werden schon seit längerem per Live-Stream und Live-Schaltung über die digitalen Kanäle in die große weite Welt übertragen.

Doch unterscheiden sich Hybrid-Events von bisher ausgestrahlten Veranstaltungen teils erheblich:

  • Unmittelbarkeit: Dank fortschrittlichster Informationstechnologie sind Hybrid-Events bisherigen Live-Streams hinsichtlich Übertragungs- und Zugriffsgeschwindigkeit überlegen. So sind virtuelle Teilnehmer direkter am Geschehen der Hybrid-Events beteiligt und das ganz ohne Zeitversatz – sofern die Technik stimmt.
  • Interaktivität: Im Vergleich zu bisherigen Live-Streams sind Hybrid-Events interaktiv: Nicht nur die Anwesenden vor Ort, sondern alle virtuellen Teilnehmer können miteinander kommunizieren und arbeiten.
  • Längere Verfügbarkeit: Die bei Hybrid-Events diskutierten und erhobenen Informationen werden in einem digitalen, von außen zugänglichen Archiv gesammelt und gespeichert. Das bieten gewöhnliche Live-Streams kaum.

Voraussetzungen schaffen: Was es bei Hybrid-Events zu beachten gibt

Wollen Sie nun auch Ihren Kongress aus dem lokalen Rahmen lösen und ein echtes Hybrid-Event auf die Beine stellen? Gute Idee, doch bedenken Sie, dass Sie hier in etwas größeren Dimensionen denken müssen als bei einer 0815 Veranstaltung. Das gilt vor allem für die notwendige Vorbereitung.

Denn zunächst müssen Sie – natürlich – eine Location für das physische Event finden. Diese sollte ...

  • passendes Mobiliar und technische Hilfsmittel für die Präsentationen sowie Platz für das Catering bieten,
  • vor allem über eine geeignete Internetverbindung mit WLAN-Zugriff verfügen, damit Teilnehmer während des Hybrid-Events problemlos auf die App zugreifen und
  • es mit dem Live-Stream ins Internet klappt.

Denn eine ab..ge...hack...te...Über..tr...a..g..ung mit Zeitverzögerung und möglichen Aussetzern, könnte Sie viele virtuelle Teilnehmer kosten. Selbstverständlich sollten Sie außerdem  ...

  • für ausreichend technisches Equipment in Form von Kameras und Mikrofonen sowie für genügendes Fachpersonal sorgen und
  • darüber hinaus einen digitalen Raum einrichten, um so auch virtuellen Teilnehmern die Möglichkeit zur Partizipation zu geben.

Am besten schafft das eine App, die Ihre Teilnehmer mit allen notwendigen Informationen versorgt und darüber hinaus zur Kommunikation untereinander dient. Eine gute Event-App, die unter anderem auch von Unternehmen wie SAP und Forbes genutzt wird, ist doubledutch. Damit machen Sie aus Ihrem Kongress ein echtes Multimedia-Event.

Gefahren von Hybrid-Events

Wo Licht ist, da ist bekanntermaßen auch Schatten. Da sind Hybrid-Events keine Ausnahme. Denn trotz all ihrer Vorteile, gibt es auch ein paar potenzielle Nachteile.

Dabei spielen vor allem Datensicherheit und -schutz eine ganz entscheidende Rolle. Legen Sie Ihre Daten am besten lokal ab oder nur auf vertrauenswürdigen Servern und Cloudsystemen, zum Beispiel mit deutschem Standort. Denn hier gelten strengere Datenschutzrichtlinien als anderswo. So schützen Sie Präsentationen, Umfrageergebnisse und zusammengefasste Vorträge optimal vor Hackern.

Dafür sollten alle Teilnehmer Ihres Hybrid-Events sensibilisiert werden. Dann steht einer erfolgreichen Veranstaltung nichts mehr im Weg ...

 

 

Mit Video-Konferenzen sparen Mittelständler Zeit und Kosten. Die Unternehmer ...

  • Florian Gößmann-Schmitt, Steuerberater,
  • Natalie Holler, Goebel + Mattes Filmproduktion,
  • Ralf Linha, Geschäftsleitung All for One Steeb,
  • Till Mundorf, Geschäftsführer D.ING Gruppe, und
  • Tom Hoefler, Geschäftsführer Auto Hoefler, erzählen, wie sie Video-Telefonie im Alltag nutzen:


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