Praktische Tipps: Mit Outlook einfacher arbeiten

Rund 700 Milliarden E-Mails sind allein in Deutschland täglich unterwegs. Die Bearbeitung beschäftigt Mitarbeiter oft länger, als ihnen und ihren Vorgesetzten lieb wäre. Umso wichtiger ist es, das Thema strukturiert anzugehen, damit Kapazitäten nicht unnötig verschwendet werden. Um der Flut an E-Mails Herr zu werden, gibt es in Outlook einige praktische technische Helfer. Diese Tipps erleichtern den Büroalltag:

1. Ungelesene E-Mails besser hervorheben

In einem vollen Postfach kann man schnell den Überblick verlieren, und die ein oder andere Mail schmort ungelesen über Tage vor sich hin. Zur optischen Hervorhebung gibt es in Outlook 2013/Outlook 2016 einen einfachen Trick. In den „Ansichtseinstellungen“ im Menüpunkt „Ansicht“ lassen sich unter „Bedingte Formatierung“ verschiedene Optiken auswählen. Nun die Option „Ungelesene Nachrichten“ als aktivierte Regel auswählen und Schriftart, Farbe oder Größe ändern. Soll die neue Ansicht auch auf andere Ordner als den aktuell geöffneten angewendet werden, muss dies über das Menü „Ansicht“, „Ansicht ändern“ und „Aktuelle Ansicht für andere E-Mail-Ordner übernehmen“ aktiviert werden.

Auch interessant: Büroorganisation – Ordnung schaffen und halten

2. Kategorien anlegen für mehr Überblick

Gerade wer täglich viele E-Mails bearbeiten muss, sollte sie in Kategorien sortieren, zum Beispiel „ausstehend“ oder „erledigt“. So behalten Nutzer besser den Überblick. Mit einem Rechtsklick auf die quadratische Box in der Kategoriespalte öffnet sich ein Dropdown-Menü. Wählen Sie „Alle Kategorien“ und in der folgenden Dialogbox „Neu“. Nun kann der Kategorie ein Name, eine Farbe und eine Shortcut-Kombination zugeordnet werden. 25 Farben und elf Tastaturkürzel stehen dabei zur Auswahl. Um eine E-Mail in eine Kategorie zu schieben, wird die E-Mail ausgewählt. Dann ein Rechtsklick in die „Kategorie“-Spalte und aus dem Dropdown-Menü eine Kategorie auswählen. Dabei können E-Mails auch in mehrere Kategorien sortiert werden.

Mit Kategorien lassen sich E-Mails übersichtlich organisieren. (© 2018 Shutterstock / dennizn)

3. Mit QuickSteps Abläufe automatisieren

Office 365 von der Telekom

Die Telekom bietet mit Office 365 ein Office-Komplettpaket als praktische Mietsoftware zu einem günstigen Preis. Neben den Office-Klassikern Word, Excel, PowerPoint und Co. zur Nutzung auf Mac/PC, Smartphone und Tablet sorgt eine professionelle E-Mail-Lösung für effiziente Büroorganisation. Dazu steht ein großer Online-Speicher zur zentralen Ablage und gemeinsamen Bearbeitung von Dateien zur Verfügung. Das Ganze wird von der Telekom aus sicheren Rechenzentren in Deutschland angeboten. Und damit das Arbeiten auch über die Distanz effizient funktioniert, rundet die integrierte Konferenzlösung Skype for Business das Angebot ab.

>> Zum Artikel: Office 365 mit Datensicherheit „Made in Germany“

>> Zum Artikel: Microsoft Office 365 mieten statt kaufen – eine clevere Lösung

>> Zum Office-Komplettpaket der Telekom

Einer der hilfreichsten Outlook-Tipps: Mit QuickSteps lassen sich mehrere Aufgaben (wie E-Mails verschieben, kopieren, löschen) mit einem einzigen Klick erledigen – ein echter Zeitsparer für Standardfälle. Diese Funktion wird im Outlook-Start-Tab aktiviert. Es gibt dort voreingestellte Standard-QuickSteps, es können aber auch eigene erstellt werden. Klicken Sie dazu auf „Neu erstellen“, und wählen Sie dann eine Aktion aus dem Menü aus. Im folgenden Dialogfenster wird der Name für die Aufgabe vergeben. Dann „Aktion auswählen“ und zum Beispiel „In Ordner verschieben“ im Dropdown-Menü auswählen. Nun erscheint ein neues Feld „Ordner auswählen“, in dem der Zielordner angeklickt wird. Neben „Fertig stellen“ gibt es noch die Option „Aktion hinzufügen“ und „Aktion auswählen“, falls der QuickStep mehr als einen Arbeitsschritt beinhalten soll. Als Option lassen sich auch Shortcuts festlegen. Nun muss der QuickStep noch aktiviert werden. Dazu auf die E-Mail klicken, die für einen bestimmten Ordner bestimmt ist, und dann auf die entsprechende Kategorie.

4. Mehrere Nachrichten für einen Empfänger

Um den Empfänger auf Stand zu bringen, müssen Mitarbeiter manchmal mehrere E-Mails zu einem Thema an ihn weiterleiten. Am einfachsten fügen Sie in so einem Fall die einzelnen relevanten Nachrichten als Anhänge an eine Mail an, anstatt jede einzeln weiterzuleiten – das führt nur zu Unübersichtlichkeit im Postfach des Gegenübers. Klicken Sie in Ihrer Mail in der Menüleiste auf „Einfügen“. Outlook wird dann unter anderem die Option anbieten, andere Nachrichten anzuhängen. Diese können aus dem Posteingang ausgewählt werden. Mit der STRG-Taste lassen sich auch mehrere Mails auswählen – als reiner Text oder als komplette Nachricht. Das Ganze funktioniert auch mit Kalendereinträgen, Kontakten oder Aufgaben.

Auch interessant: PowerPoint-Folienmaster – einfach schick

5. Vorlagen verwenden für wiederkehrende Mails

Für sich wiederholende Mails gehören Vorlagen zu den besten Outlook-Tipps – der Aufwand wird dadurch deutlich geringer. Dafür wird ein neues E-Mail-Fenster geöffnet und ein Text geschrieben. Über „Datei“ wählen Sie „Speichern unter“ und geben einen passenden Dateinamen ein (Dateiformat: „Outlook-Vorlage“). Um die Vorlage zu benutzen, wird im Datei-Tab unter „Neu“ das Feld „Neue Elemente > Weitere Elemente > Formular auswählen“ angeklickt. Dann folgt ein Klick auf den Pfeil nach unten, um eine Liste der Formulare einzublenden. Die entsprechende „Vorlage im Dateisystem“ wird geöffnet und kann verwendet werden.