Besser vernetzt mit den Kollegen

Mobiles Arbeiten gehört in den meisten Unternehmen zum Alltag: Mitarbeiter checken ihre E-Mails auf dem Arbeitsweg, beantworten Rückfragen zwischendurch oder nutzen lange Geschäftsreisen produktiv. Dabei spielen Smartphones, Tablets und Notebooks eine wichtige Rolle, weil sie das Arbeiten von unterwegs überhaupt erst ermöglichen.

Besonders für Mitarbeiter im Außendienst erleichtern sie den Alltag erheblich und sorgen für eine bessere Vernetzung mit den Kollegen. Nicht zuletzt stellt es auch einen Anreiz für die Belegschaft dar, wenn das Unternehmen mobile Geräte zur Verfügung stellt oder zumindest die Nutzung der eigenen gestattet und so ein flexibleres Arbeiten ermöglicht.

Egal, ob die Angestellten nach dem Modell „Bring Your Own Device“ (BYOD) ihre privaten Smartphones oder Tablets auch für berufliche Zwecke nutzen oder die Firma jedem Mitarbeiter ein Gerät zur Verfügung stellt: Die Technologie stellt ein Sicherheitsrisiko dar. Bei Verlust sind Firmendaten in Gefahr; mangelnde technische Kenntnisse bei den Mitarbeitern sorgen unter Umständen für einen Virus, der sich in der Firma verbreitet. Mobile Device Management (MDM) schafft Abhilfe und bietet eine zentrale Verwaltung für die verschiedenen mobilen Geräte des Teams.

Mobile Device Management Mobiles Arbeiten kann ein Sicherheitsrisiko darstellen. (© 2017 Shutterstock / Foxy burrow)

 

Das sollte die MDM-Lösung können

Im Mobile Device Management werden die genutzten Geräte über eine Plattform erfasst und kontrolliert. Eine wichtige Funktion ist die Möglichkeit, Smartphones oder Tablets zu orten und zu sperren, wenn sie verloren gehen oder gestohlen werden. Eine Löschung der Daten aus der Ferne verhindert außerdem, dass sie Unbefugten in die Hände fallen. Die MDM-Lösung sollte außerdem mit allen gängigen Betriebssystemen kompatibel sein – besonders wenn im Unternehmen unterschiedliche Geräte zum Einsatz kommen.

Eine benutzerfreundliche Gestaltung sorgt dafür, dass nicht nur IT-Spezialisten mit dem System umgehen können, sondern jeder Mitarbeiter. Damit keine unsicheren Apps auf dem beruflich genutzten Smartphone oder Tablet landen, ist es sinnvoll, eine bestimmte Auswahl an sicheren Anwendungen zur Verfügung zu stellen, die Angestellte installieren können. Wichtige Dokumente sollten außerdem immer zentral gesichert sein.

Für kleine und mittlere Unternehmen bietet hosted MDM basic der Telekom eine einfach zu bedienende und flexible Lösung, die alle diese Funktionen vereint.

Was bei der Einführung wichtig ist

Am Anfang steht die Frage, welche Funktionen die gewünschte Lösung für das Mobile Device Management mitbringen sollte. Diese Überlegung liegt nicht nur bei der Geschäftsführung, sondern sollte maßgeblich vom IT-Administrator beeinflusst werden. Er kann am besten einschätzen, welche Probleme und Risiken aktuell bestehen, die künftig vermieden werden sollten.

Neben technischen Fragen ist die richtige Organisation wichtig, wenn die Entscheidung für ein Produkt gefallen ist. Die Mitarbeiter sollten eine Schulung erhalten, in der sie umfassend über die Nutzung informiert werden. Vorab sind einige wichtige Fragen zu klären. So kann es mit Blick auf die Work-Life-Balance der Angestellten sinnvoll sein, Richtlinien zur Erreichbarkeit auf den mobilen Geräten aufzustellen. Für Firmengeräte sollte es eine Nutzungsvereinbarung geben, in der etwa festgelegt ist, ob die Mitarbeiter das Smartphone oder Tablet auch privat verwenden dürfen. In puncto Datenschutz muss festgelegt werden, wie mit personenbezogenen Daten der Mitarbeiter umzugehen ist, die auf dem Gerät liegen und für den Arbeitgeber verfügbar sind.

Mobile Device Management Auf Geschäftsreisen ist ein Überblick über die mobilen Geräte besonders wichtig. (© 2017 Shutterstock / Atstock Productio)

Auch die Datennutzung im Blick behalten

Wenn die Mitarbeiter mobile Geräte nutzen, spielt auch das Datenvolumen eine Rolle. Speziell im Ausland kommen schnell hohe Kosten auf das Unternehmen zu, wenn ein Kollege zum Beispiel vergisst, über WLAN zu arbeiten, und stattdessen mobile Daten nutzt. Mit Mobile Datamanagement Pro der Telekom lässt sich die Datennutzung auf den Firmengeräten begrenzen und in Echtzeit analysieren. Es ist ebenfalls möglich, unerwünschte Seiten von vornherein zu blockieren.

Checkliste: Der Weg zum Mobile Device Management

  • Bedürfnisse des Unternehmens ermitteln
  • Geeignete MDM-Lösung auswählen
  • Organisatorische Fragen klären (Nutzungsvereinbarung, Datenschutz etc.)
  • Mitarbeiter schulen