Ein Gerät für alles: Technik, die Ihnen das Leben einfach macht

In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen heißt der Leitgedanke: Ich drucke, also bin ich. Verständlich, denn viele wichtige Unterlagen sind in analoger Form leicht zu handhaben und schnell weggeheftet.

Wenn Sie mit Papier arbeiten, warum nicht einen Business-Drucker anschaffen, der Ihnen gleich einiges mehr aus der Hand nimmt als nur seine Hauptarbeit? Die Geräte, die (fast) alles können sind die sogenannten Multifunktionsdrucker. Im Vergleich zu Einzelgeräten nutzen Sie Extrafunktionen wie …

  • scannen,
  • faxen und
  • kopieren.

Bevor Sie im Elektronikmarkt das erstbeste Schnäppchen in den Einkaufswagen legen, gibt es etliches zu bedenken. Schließlich soll die Hardware, die Sie kaufen Ihren Ansprüchen genügen.

Multifunktionsdrucker im Vergleich: Features, die Sie unbedingt brauchen

Es gibt einige Merkmale, die Ihr neuer Multifunktionsdrucker auf jeden Fall haben sollte. Ganz weit oben auf dieser Liste steht die Sprache, in der Ihr Bürogerät spricht. Besonders zwei Abkürzungen sollten Sie  im Hinterkopf behalten, wenn Sie die Hardware kaufen:

  • GDI, für Graphics Device Interface
  • PCL, für Print Command Language

GDI-Drucker sind darauf spezialisiert, mit einem Windows-PC zu kommunizieren. Das ist zunächst unpraktisch, wenn Sie Apple-Rechner besitzen oder auf das Open-Source-Betriebssystem Linux setzen. Denn nicht immer gibt es passende Treiber, und wenn Sie mit einem Rechner ohne Windows über ein Firmennetzwerk drucken, haben Sie am Ende oft nur Buchstabensalat auf dem Papier.

Betrachten Sie Multifunktionsdrucker im Vergleich, achten Sie daher auf Modelle mit PCL-Unterstützung. Die Sprache ist unabhängig vom Betriebssystem, und die von Ihrem Rechner gesendeten Daten werden im Multifunktionsdrucker selbst verarbeitet. Das heißt: Weniger Bild- und Wortwirrwarr auf den gedruckten Seiten.

Ein weiteres wichtiges Feature Ihrer neuen Hardware: Kaufen Sie einen Multifunktionsdrucker mit einer Ethernet-Schnittstelle. Damit integrieren Sie das Gerät direkt in Ihr Firmennetzwerk und schöpfen einige Vorteile aus:

  • Der Drucker muss nicht an einen bestimmten Computer angeschlossen sein, damit Sie drucken können.
  • Sie können von überall in Ihrer Firma auf den Drucker zugreifen.
  • Die zusätzlichen Funktionen wie das Faxen sind von überall ansteuerbar.

Diese Erreichbarkeit ist auch dann immens praktisch, wenn Sie an dem Multifunktionsgerät etwas einscannen. Sie können die Daten sogleich an einen bestimmten Computer oder in die Cloud schicken.

Letztes obligatorisches Feature Ihres neuen Multifunktionsdruckers: Im Vergleich mit konkurrierenden Modellen muss die Größe der Papierkassette stimmen. Es sollte für mindestens 500 Blatt Platz sein. Wenn Sie oft und ausgiebig Ihr eigenes Briefpapier bedrucken, brauchen Sie sogar zwei Kassetten – eine für das Papier mit Ihrem Logo und die andere für Blankobögen.

Hardware kaufen: Features, die Ihnen die Arbeit erleichtern

Jetzt kennen Sie bereits die wichtigsten Features, um Ihre neue Hardware zu kaufen. Ob der jeweilige Multifunktionsdrucker im Vergleich zu einem anderen besser in Ihr Unternehmen passt, entscheidet sich schließlich an vielen kleinen Details.

Worauf Sie dabei achten können:

  • Hat das Multifunktionsgerät W-LAN, damit Sie von Laptops, Smartphones oder Tablets drucken können?
  • Ist das Display lesbar und gut zu bedienen?
  • Wird DIN-A3-Papier gedruckt (besonders praktisch für übergroße Tabellen, Organigramme oder Infografiken)?

Fragen Sie sich außerdem, wie gut die Druckqualität des Modells sein muss. Drucken Sie oft und viel Text, braucht Ihr Gerät nicht unbedingt den höchsten Detailgrad. Sobald Sie regelmäßig Fotos oder Grafiken ausdrucken, sollte die Qualität hingegen etwas besser sein. Unter Umständen ist es sogar sinnvoll, einige Druckaufträge an eine professionelle Druckerei auszulagern.

Weiterführende Links:

  • Auch beim Drucken sollten Sie Ihre Daten schützen, das Portal "CIO" zeigt Sicherheitslücken auf.
  • Das "PC Magazin" hat Tinten-Multifunktionsgerät im Vergleichtest genauer unter die Lupe genommen.
  • Einen Test zu den besten Farblaser-Multifunktionsgeräten finden Sie beim Magazin "PC-Welt".