Implizites Wissen nutzen: Das ist Process Mining

Datenberge, soweit das Auge reicht: Unternehmer müssen nur die Hand ausstrecken und die digitalen Informationen richtig nutzen. Mit Process Mining zum Beispiel, eine Technik, die sehr eng mit Big Data und Business Intelligence verquickt ist. Was steckt hinter dem Begriff? Abstrakt gesprochen fördern die Methoden implizites Wissen zutage. Es ist ein wenig wie digitales Spurenlesen, denn sobald für Abläufe, Prozesse oder Workflows (digitale) IT-Systeme genutzt werden, fallen Daten an.

Sie prüfen beispielsweise Ihren Lagerbestand mit einer speziellen Software und ermitteln dadurch, welche Produkte Sie in Kürze nachbestellen müssen. Process Mining legt nun beispielsweise frei, wie oft jemand das Programm nutzt, um die Reserven zu begutachten – und zusätzlich dazu werden noch viele weitere Daten gesammelt. Dieser Wust an digitalen Informationen wird nun analysiert: Vielleicht kommt heraus, dass gewisse Handgriffe und Arbeiten doppelt und dreifach erledigt werden. Mit anderen Worten, Sie können gegebenenfalls Zeit einsparen.

Das Beratungsunternehmen Capgemini hat in der Studie IT-Trends 2016 herausgefunden: Von 153 befragten IT-Entscheidern planen bereits fast 17 Prozent das Process Mining ein. Noch kein besonders großer Wert, künftig wird die Bedeutung der Technik allerdings steigen – denn der Arbeitsalltag wird immer digitaler.

Workflow optimieren und Co.: Was Ihnen die Datenberge bringen

Process Mining soll also mithilfe von Datenanalysen Businessprozesse finden, die sich in IT-Systemen 'verstecken'. Es geht aber nicht um die Rekonstruktion der abstrakten Vorgänge, sondern es sollen reale, praktizierte Prozesse aufgedeckt werden.

Gesammelte Daten werden dafür visualisiert. Anhand dieser Grafiken lassen sich beispielsweise Verbindungen zwischen Arbeitsschritten finden, die vorher noch nicht erkennbar waren. Das Zweckmäßige daran: Process Mining funktioniert – natürlich – mit spezieller Software und schafft deshalb automatisch mehr Transparenz.

Ganz konkret können Sie dadurch:

  • Kosten senken
  • Ihre Leistung steigern
  • Die Qualität Ihrer Produkte verbessern
  • Und vor allem interne Abläufe und Prozesse standardisieren

Die gesammelten Informationen sind ideal für Revisionen, Audits und für eine Wirtschaftsprüfung – große Consultingfirmen nutzen den Ansatz daher schon seit einigen Jahren.

Wo und wann Process Mining zum Einsatz kommt

In welchem Geschäftsbereich kann Process Mining zum Einsatz kommen? Im Grunde überall: Die Strategie funktioniert im Verkauf, in der Produktion, bei der Buchhaltung und beim Kundenservice. Darüber hinaus lassen sich Firmen in so gut wie allen Branchen mit der Datenanalyse optimieren. Sobald es einen digitalen Fußabdruck von Prozessen gibt, kann dieser gefunden und es können Verbesserungen erarbeitet werden.

Damit das Process Mining gelingt, muss aber eine wichtige Voraussetzung erfüllt sein: Die Qualität der eingangs gesammelten Daten muss sehr gut sein. Dieser Punkt erklärt sich fast von selbst, denn gibt es nur 'schlechte' digitale Spuren, können daraus keine richtigen Schlüsse gezogen werden. Ob es sich lohnt, Ihre IT-Systeme nach implizitem Wissen zu durchsuchen, muss daher immer ein Fachmann beurteilen – Anbieter von entsprechender Mining-Software bieten oftmals eine Beratung an.

Übrigens: Selbstverständlich ist es möglich, die Datenanalyse selbstständig durchzuführen. In der Praxis brauchen Sie dafür allerdings Fachpersonal mit einer Menge Know-how. Da es ohnehin ratsam ist, ein entsprechendes Programm für die Aufgabe zu erwerben – und dieses nicht eigenständig zu programmieren –, kaufen Sie das Wissen einfach dazu. IT-Dienstleister offerieren meistens ein Komplettpaket und Sie bekommen etwa ein Reporting mit den wichtigsten Ergebnissen der Analyse zugesendet.

Weiterführende Links:

  • Sammeln und Analysieren von Daten – das müssen BI-Tools leisten. Die Frage ist nur, wo kommen sie her? Besser selbst entwickeln oder extern programmieren lassen? Wir leisten Entscheidungshilfe.
  • Big Data ist auf dem Vormarsch. Doch die Bürger trauen nicht allen Institutionen und Unternehmen einen sorgsamen Umgang mit ihren persönlichen Daten zu. Eine Branche sehen die Deutschen besonders kritisch.