Einsparungen bis zu 60 Prozent durch Robotic Process Automation

Bei der Robotic Process Automation (RPA), zu Deutsch „robotergestützte Prozessautomatisierung“, übernimmt Software Aufgaben, die bisher Mitarbeiter der IT erledigten. Hersteller versprechen Einsparpotenziale von bis zu 60 Prozent, da Jobs im Support der IT-Infrastruktur überflüssig werden. Zudem entspannt sich der oft mühselige Prozess, ausreichend geeignete Mitarbeiter im IT-Bereich zu finden.

RPA wird als sinnvoll erachtet

Eine Umfrage der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte aus dem Jahr 2016 unter hundert Führungskräften aus dem Bereich Shared Services ergab, dass Robotic Process Automation von ihnen als sinnvoll erachtet wird. 74 Prozent der Teilnehmer planten die Untersuchung der Technologie im kommenden Jahr, während 22 Prozent RPA bereits implementiert oder in Form von Pilotprojekten getestet hatten. Ergebnis: Die Erwartungen wurden erfüllt oder sogar übertroffen.

Der Integrationsaufwand für die Implementierung der RPA ist überschaubar und beträgt in der Regel nur wenige Wochen, da die Software auf das User Interface zugreift und nicht ins System integriert werden muss. Sie bedient dann Programme wie Excel oder SAP selbstständig. Darüber hinaus steigert der Einsatz der RPA die Produktivität, da die Software schneller, effizienter und fehlerfreier arbeitet, als es ein Mitarbeiter je könnte – die Roboter sind schließlich rund um die Uhr im Einsatz, ihre Anzahl ist beliebig skalierbar.

RPA kann vor allem Routineaufgaben übernehmen

Besonders in Bereichen, die von einfachen, wiederkehrenden und regelbasierten Tätigkeiten geprägt sind, ist ein Einsatz von Robotic Process Automation sinnvoll. Die Funktionen, für die die robotergestützte Prozessautomatisierung verantwortlich sein kann, sind vielfältig:

  • Auslesen, Kopieren und Editieren von Daten
  • Formulare ausfüllen
  • Standardisierte Berichte erstellen
  • Steuerung und Planung von Ressourcen im Unternehmen
  • Bedienung von Kundenmanagementsystemen
  • Berechnungen erstellen
  • Daten verwalten
  • E-Mails öffnen und Anhänge verarbeiten

Dagegen sind Bereiche, die menschliche Entscheidungskompetenz erfordern, derzeit nur schwer durch RPA abzudecken. Das könnte sich allerdings ändern, wenn Roboter mit weiterentwickelter künstlicher Intelligenz ausgestattet werden.

Je weiter die Entwicklung künstlicher Intelligenz fortschreitet, desto besser kann RPA eingesetzt werden. Je weiter die Entwicklung künstlicher Intelligenz fortschreitet, desto besser kann RPA eingesetzt werden. (© 2017 Shutterstock / chombosan)

Sinnvolle Ergänzung zum IT-Outsourcing

Bereits ausgelagerte Tätigkeiten können durch RPA wieder interessant werden und ins eigene Unternehmen zurückkehren. Denn ausgelagerte Prozesse lassen sich nur schlecht verbessern und innovativ verändern – doch genau diese Möglichkeit ist durch die zunehmende Digitalisierung immer öfter gegeben.

Auf der anderen Seite nutzen auch Outsourcing-Anbieter die neue Technik und können dank ihr kostengünstige Angebote vorweisen. Insofern kann RPA auch als Ergänzung zum IT-Outsourcing verstanden werden.

Viele Branchen können von RPA profitieren

Laut der Analystenfirma Tractica sind die Branchen, die von RPA-Implementierungen am meisten profitieren können, Finanzdienstleister, Banken, Versorgungsindustrie, Telekommunikation, Einzelhandel, Gewerbe sowie Gesundheitswesen und Versicherungen.

Trotz des Einsparpotenzials von RPA muss diese Technologie kein Jobkiller sein. Denn durch den Fachkräftemangel sind andere Einsatzgebiete oder Umschulungen der Mitarbeiter wahrscheinlicher als Entlassungen. Sie könnten sich dann stärker auf strategische Bereiche konzentrieren. Auf der anderen Seite werden durch die Implementierung und Verwaltung der RPA-Tools auch neue Arbeitsplätze geschaffen.

Mitarbeiter können von einfachen Steuerungsaufgaben durch RPA-Tools befreit werden. Mitarbeiter können von einfachen Steuerungsaufgaben durch RPA-Tools befreit werden. (© 2017 Shutterstock / Juice Images Ltd)

Risiken der RPA

Die Automatisierung selbst von einfachen Prozessen kann nicht in jedem Fall eins zu eins vom Menschen an die Roboter-Software abgegeben werden. Die Beratungsfirma McKinsey beschreibt eine Reihe von Szenarien, in denen die RPA an Grenzen stoßen wird:

  • Bei Format- oder Systemänderungen muss die Software erst neu programmiert werden. Selbst minimale Änderungen, die ein Angestellter innerhalb weniger Stunden verinnerlicht hat, können beim Umstellen der RPA Wochen und Monate in Anspruch nehmen.
  • Die RPA benötigt im Gegensatz zum Angestellten Wartung sowie Schutz vor Cyberangriffen.
  • Ein bestimmter Grad an Automatisierung ist in der Regel nicht mit dem gleichen Grad an Kostenreduktion gleichzusetzen.
  • Was passiert, wenn Mitarbeiter an der Konstruktion eines Roboters arbeiten, der sie einmal ersetzen soll?
  • Wenn nur einzelne oder abgetrennte Prozesse automatisiert werden, bleiben die Vorteile durch RPA gering.