Genau über die Telefonkonferenz informieren

Um eine Telefonkonferenz optimal in die Wege zu leiten, sollten die Teilnehmer unbedingt rechtzeitig dazu eingeladen werden. Je nach Stellenwert und Umfang des Audio-Meetings kann das bereits einige Wochen vor dem Termin sein, damit ihn sich alle sicher freihalten. Wenige Tage vorher lohnt es sich, noch einmal per E-Mail daran zu erinnern.

Spätestens dann sollte der Initiator die Daten zur Einwahl in die Telefonkonferenz angeben sowie die wichtigsten Funktionen erläutern, zum Beispiel wie die Beteiligten ihr Mikrofon stumm schalten oder die Lautstärke drosseln. Damit sich alle Teilnehmer auf den telefonischen Austausch einstimmen können, sind auch Informationen zum geplanten Verlauf des Gesprächs sinnvoll.

Eine Agenda bringt Struktur ins Meeting

Eine festgelegte Agenda erhalten die Konferenzgäste am besten mehrere Tage vor der Telefonkonferenz. Der Vorteil: Alle wissen, worum es in dem Meeting geht und es läuft strukturierter ab.

Auch interessant: Lieber flexibel arbeiten: Im Büro aus der Wolke

Da sich oft Fragen oder kurze Diskussionen ergeben, sind zeitliche Reserven einzuplanen. Dadurch kommt die Agenda nicht so schnell in Verzug, wenn einmal Erklärungsbedarf besteht oder sich zu einem Punkt ein interessantes Gespräch entwickelt. Im besten Fall trägt dies sogar zu sinnvollen Ergebnissen der Konferenz bei.

Jede Telefonkonferenz braucht einen Moderator

Damit im laufenden Meeting nicht alle durcheinander reden oder nur zu Wort kommt, wer am lautesten ist, muss jemand die Telefonkonferenz leiten. Der Moderator ist dafür zuständig, die Teilnehmer zu führen und den Zeitplan einzuhalten.

Telefonkonferenz Ein Moderator sollte bei der Telefonkonferenz die Leitung übernehmen. (© 2018 Shutterstock / Rawpixel.com)

Während des Meetings setzt er sich zudem dafür ein, dass der Knigge für Telefonkonferenzen eingehalten wird. So kann er Redezeiten vergeben, eventuell Fragen an einzelne Teilnehmer stellen oder auch mal auf den beabsichtigten Zweck der Veranstaltung verweisen, falls sie inhaltlich aus dem Ruder läuft.

Was im Verlauf des Gesprächs wichtig ist

Das Meeting sollte zwar rechtzeitig beginnen, aber der Moderator kann den Teilnehmern einige Minuten mehr geben, um sich einzuwählen. Die kurze Wartezeit überbrückt er am besten mit Small Talk. Das lockert die Atmosphäre auf und es kommen einige der bereits anwesenden Personen zu Wort. Da sich die Teilnehmer bei der Telefonkonferenz nicht sehen, lernen sie so schon einige Stimmen kennen und können diese später leichter bestimmten Gesprächspartnern zuordnen.

Auch interessant: Cloud-Telefonanlage: 5 Vorteile der Wolke

Telefonkonferenz richtig einrichten

Damit das gemeinsame Meeting erfolgreich ist, braucht es die passende Technik. Die Telekom bietet dafür flexible Möglichkeiten, wie etwa DeutschlandLAN Cloud PBX. Das Komplettpaket kombiniert Anschluss, Telefonie, Internet und Telefonanlage aus der Cloud mit neuester IP-Technologie zu einer Kommunikationslösung für Unternehmen jeder Größe. Dabei zahlen Firmen nur für die Leistungen, die sie wirklich nutzen. >> zu DeutschlandLAN Cloud PBX

Ergänzend lässt sich mit DeutschlandLAN IP Start von Flatrates für Internet und Telefon profitieren. Dabei ist auch die Funktion Small Business Konferenz kostenlos zubuchbar, welche Telefon- und Web-Konferenzen für bis zu fünf Teilnehmer ermöglicht. >> zu DeutschlandLAN IP Start

Braucht es ein Protokoll von der Sitzung? Dann legt der Moderator spätestens nach dem Small Talk fest, wer das übernimmt. Darüber hinaus sollte er noch einmal das Ziel und die Dauer der Telefonkonferenz mitteilen sowie eventuelle weitere Regeln.

Anschließend kann es mit den relevanten Teilen des Meetings losgehen. Im Verlauf ist darauf zu achten, hin und wieder Zwischenstände bekannt zu geben oder auch Erkenntnisse zu wiederholen.

Haben die Teilnehmer die gesamte Agenda abgearbeitet, fasst der Moderator zum Abschluss die wichtigsten Ergebnisse zusammenfassen und beschreibt das weitere Vorgehen. Bevor er die Telefonkonferenz beendet, verteilt er noch zu erledigende Aufgaben und legt Termine für die nächsten Besprechungen fest.

Nach der Sitzung gilt es nur noch, das Protokoll und allenfalls eine Aufstellung der vereinbarten Ziele an alle Teilnehmer zu versenden.

Checkliste: So gelingen Telefonkonferenzen am besten

  • Teilnehmer, Termin und Agenda festlegen
  • Moderation detailliert vorbereiten
  • Protokollanten bestimmen
  • Teilnehmer durch die Konferenz leiten
  • Zwischenstände und Endergebnisse auflisten
  • Weitere Aufgaben und Vorgehen festlegen
  • Protokoll an Teilnehmer versenden