Richtig lizenzieren mit Software-Lizenzmanagement

Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Hilfe von Unternehmenssoftware ist ein integraler Bestandteil der Digitalisierung und der Industrie 4.0. Neben eigenen inhouse entwickelten Lösungen spielt vor allem der Einsatz von externer Software  für Unternehmen eine immer größere Rolle. Immerhin bis zu 40 Prozent ihres IT-Budgets zweigen sie dafür bereits ab – für gekaufte On-Premises-Software und immer häufiger auch für den Bezug von Lösungen als sogenannte ‚Services‘ aus der Cloud im Mietmodell. Doch wenn es um deren sinnvollen und bestimmungsgemäßen Gebrauch geht, kann schnell der Überblick abhandenkommen. So passiert es leicht, dass Software-Lizenzen nicht immer im vertraglich gesetzten Rahmen beschafft oder genutzt werden. Hier hilft ein effizientes Software-Lizenzmanagement.

Software Asset Management gegen den Wildwuchs

Eine vorausschauende Planung und gezieltes Management der eingesetzten Ressourcen verhindern eine rechtlich heikle Unterlizenzierung. Dabei wird ein Programm zum Beispiel von mehr Mitarbeitern oder in größerem Funktionsumfang eingesetzt als zulässig. Das verstößt gegen die AGB des Anbieters. Er erhält weniger Geld als ihm zusteht und kann juristisch dagegen vorgehen – immenser Schadenersatz droht. Auch Überlizenzierung gibt es: Bezahlte Softwarelizenzen bleiben ungenutzt und sorgen so für unnötige Kosten. Hier lässt sich also sparen.

Zusammengefasst: Ein effektives Software Asset Management (SAM) bietet folgende Vorteile:

  • Es verhindert Unterlizenzierung.
  • Es verhindert Überlizenzierung.
  • Es vermindert Kosten.
  • Es räumt rechtliche Probleme aus dem Weg.
  • Es schafft einen Überblick über das legal nutzbare Potenzial von Software.

Software-Lizenzen ordentlich verwalten

Welches Programm darf in welchem Umfang und für welchen Zeitraum für welche Aufgaben genutzt werden? Eine Antwort darauf ist zuweilen schon schwer für ein einziges Programm zu finden, geschweige denn für zehn, hundert oder mehr. Klarheit schafft hier nur ein gewissenhaftes und strukturiertes Vorgehen. Und dies beginnt mit der Ernennung eines Verantwortlichen für das Software Asset Management. Dieser interne Lizenzmanager schiebt das Projekt an und betreut es künftig federführend.

Software-Lizenzmanagement beginnt mit dem Lizenzmanager

Am Anfang seines Jobs steht eine Bestandsaufnahme. Das heißt, er listet sämtliche Programme in einem Unternehmen auf. Dann stellt er fest, welche davon aktiv oder aber ungenutzt sind und wie jeweils die Nutzungsbedingungen und Laufzeiten aussehen. Es reicht dafür nicht, lediglich Verträge zu wälzen. Entscheidend für das Software-Lizenzmanagement ist die tatsächliche Anwendungssituation. Auf deren Basis erstellt der Software-Lizenzmanager eine Inventarliste und gleicht sie mit den praktischen Erfordernissen ab. Dabei stellt sich beispielsweise heraus, ob für vergleichbare oder sogar identische Prozesse mehrere Programme im Einsatz sind. Dann lässt sich wahrscheinlich auf einige verzichten. Letztlich geht es um eine Kosten-Nutzen-Rechnung. Der Herr über die Software-Lizenzen braucht also kaufmännische und organisatorische Fähigkeiten. IT-Kenntnisse sind natürlich ebenfalls sehr sinnvoll, sie müssen aber nicht tiefgehend sein.

Ohne Software Asset Management wird der bestimmungsgemäße Gebrauch von Programmen schnell zum teuren Glücksspiel. (© 2017 Shutterstock / OFC Pictures)

Software Asset Management zentral aufbauen

Im nächsten Schritt geht es – je nach den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens – ans Ausdünnen respektive Aufstocken der Programme. Dreh- und Angelpunkt dafür ist ein zentralisiertes Software-Lizenzmanagement. In Ansprache mit den anderen Geschäftsbereichen entscheidet es künftig über die Ab- und Beschaffung. Im Fokus steht dabei unter anderem:

  • Harmoniert die neue Software mit den bereits im Unternehmen installierten Systemen?
  • Für welche Geräte (Desktoparbeitsplätze oder mobile Endgeräte) wird sie gebraucht?
  • Werden alle oder nur einige ausgewählte Funktionen benötigt?
  • Wie viele Mitarbeiter sollen sie nutzen?
  • Sind dafür mehrere Lizenzschlüssel erforderlich?

Die Kunst ist es, das richtige Verhältnis zwischen finanziellem Aufwand und technischem Mehrwert zu ermitteln. Dabei sind künftige Entwicklungen möglichst frühzeitig zu berücksichtigen. Unterm Strich geht es darum, für jedes Programm optimale sowie juristisch einwandfreie Nutzungsrechte zu erwerben.

Software für die Software-Lizenzen

Software Asset Management ist eine wichtige und zugleich anspruchsvolle Aufgabe. Idealerweise wird sie von einem Programm für Software-Lizenzmanagement übernommen. Gute Lösungen sorgen quasi automatisch für ein permanentes Lizenzmanagement und sind in die Software-Umgebung eines Unternehmens integriert.  Firmen mit dem erforderlichen Know-how können selbst ein solches Programm auf die Beine stellen. Wer dafür den Aufwand scheut oder nicht die nötigen Kompetenzen im Haus hat, kann auf eine externe Lösung zurückgreifen.

Zum Beispiel auf die Software Asset Management Services von der Telekom. Damit erreichen Mittelständler ihre spezifischen SAM-Ziele auf Basis eines individuellen Realisierungskonzepts. Das ergibt sich aus drei Schritten:

  • Experten-Informationen zu optimalen SAM-Prozessen
  • Analyse des Ist-Zustands
  • Workshop mit Lösungsempfehlungen

Sie profitieren darüber hinaus von interessanten Konditionen bei Telekom-Partnern wie Adobe, Citrix, Microsoft, Oracle und VMware.

Checkliste: Software-Lizenzmanagement einführen

  • Einen verantwortlichen Lizenzmanager bestimmen
  • Bestandsaufnahme aller Programme von Dritten
  • Entscheiden: Was davon ist von Nutzen und was ist überflüssig?
  • Software-Lizenzen sinnvoller Programme prüfen (Umfang, Laufzeit und so weiter) und gegebenenfalls für deren weitere Verwendung anpassen
  • Unterlizenzierung und Überlizenzierung identifizieren und verhindern
  • Spätestens jetzt ein geeignetes Verwaltungs-Tool für die Software-Lizenzen erstellen/erwerben
  • Bei Bedarf die Kompetenz über einen Partner ins Haus holen, um langfristiges Software Asset Management zu etablieren