Mit Intranet Arbeitsabläufe beschleunigen

Definition: Was ist ein Intranet? Beim Intranet handelt es sich um ein Netzwerk, das dem Internet ähnelt, daher der verwandte Name. Jedoch steht das Intranet lediglich einer geschlossenen Gruppe von Benutzern zur Verfügung, zum Beispiel den Mitarbeitern einer Firma.
Per E-Mail riesige Präsentationen empfangen und bei Kollegen ewig nach dem letzten Geschäftsbericht oder dem passenden Ansprechpartner suchen. Wenn für Mitarbeiter wichtige Informationen nur schwer abrufbar sind, verbraucht das unnötig Zeit und erhöht dadurch die Kosten des Unternehmens.

Mit einem Intranet lassen sich solche Verluste deutlich verringern, wenn es schnellen Zugang zu Mitteilungen der Firma oder auch Mitarbeiterprofilen verschafft und das zentrale Ablegen sowie Bearbeiten von Dateien ermöglicht.

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In Zeiten des Digital Workplace kann ein eingebundenes Social Intranet zudem die gesamte Kommunikation im Unternehmen beschleunigen. So vereinfachen beispielsweise Messenger-Dienste das schnelle Teilen von Dateien und Informationen wie auch den direkten Austausch zwischen Einzelpersonen oder Gruppen. Mit künstlicher Intelligenz ausgestattet könnte das Social Intranet bald sogar über Chatbots verfügen, die Fragen beantworten und Aufträge ausführen.

Intranet genau planen und an Bedürfnisse anpassen

Es gibt demnach diverse Möglichkeiten, um ein Intranet effektiv zu nutzen. Wichtig ist dabei jedoch, dass die Plattform den Ansprüchen des Betriebes gerecht wird.

Besser vernetzt mit der Telekom Mit den Lösungen der Telekom werden alle Mitarbeiter ganz nach Bedarf vernetzt. Teilnehmer können über Workspaces Dateien und Dokumente einfach teilen, Blogs erstellen und veröffentlichen. Bekannte Social Media-Funktionen, wie Liken, chatten oder posten, machen das Paket komplett.

>> Collaboration verbessern mit der Telekom

Bestimmte Grundfunktionen, wie eine Suche oder die Möglichkeit zur Ablage von Informationen und Formularen, sind sicher für die meisten Firmen wichtig. Aber wie sinnvoll ist das Erstellen von virtuellen Teams oder die Zusammenarbeit an Dokumenten? Und benötigen die Mitarbeiter wirklich zusätzlich einen Gruppen-Chat und Video-Telefonie?

Jeder Betrieb sollte sich zuerst genau überlegen, welche Funktionen das Intranet erfüllen soll. Erst danach sollte es an die Planung gehen. Wer dabei unsicher ist, welche Komponenten sinnvoll sind, kann die Mitarbeiter oder auch Fachkräfte befragen. So lässt sich etwa mit den Experten der Telekom zum Thema Collaboration unverbindlich ein Beratungstermin vereinbaren.

Intranet Ein Social Intranet fördert flexibles und unkompliziertes Arbeiten. (© 2018 Shutterstock / Rawpixel.com)

Einführung der Plattform begleiten und Erfolge prüfen

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Steht der Plan für das Intranet, folgt die Umsetzung. Neben der Umstellung der Software sind dabei auch Anpassungen von Arbeitsabläufen im Unternehmen wichtig. Denn das beste Intranet nutzt nichts, wenn die Mitarbeiter beispielsweise weiter dutzende E-Mails pro Tag versenden statt den schnelleren Team-Chat zu verwenden.

Schulungen für die Angestellten sind sinnvoll, um die Vorteile des neuen Intranets zu erkennen. Zudem hilft es, einen oder mehrere Mitarbeiter als Ansprechpartner zur Verfügung zu stellen.

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Mit der Einführung sollte das Unternehmen darüber hinaus feste Ziele setzen, die das Intranet erfüllen soll. Die Messung der Erfolge kann anhand von ausgesuchten Key Performance Indicators (KPIs) stattfinden. Relevante Fragen dazu wären etwa: Wie viel weniger E-Mails werden versendet? Wie oft nutzen Mitarbeiter den Messenger-Dienst? Wie wirkt sich das Intranet auf die IT-Kosten aus?