Telefonanlage aus der Cloud

Der Kunde sitzt in Tokio, die Filiale befindet sich in Brüssel und das internationale Projektteam ist über die ganze Welt verteilt: Für viele Unternehmen wird eine unkomplizierte, standortunabhängige Kommunikation immer wichtiger. Das gilt insbesondere für den Exportweltmeister Deutschland.

Laut einer repräsentativen Befragung des Branchenverbands Bitkom in Berlin kommunizieren deutsche Unternehmen zunehmend digital. Bereits 52 Prozent der kleinen Firmen nutzen heute Videokonferenzen und Online-Meetings, um sich auszutauschen. 2016 waren es nur 40 Prozent.

Drei von fünf Unternehmen (58 Prozent) nutzen zur internen und externen Kommunikation häufig das Handy oder Smartphone. Im vergangenen Jahr lag der Anteil noch bei 51 Prozent.

Telefoniefunktionen aus der Wolke

Zunehmend ersetzen Firmen auch die herkömmliche Telefonanlage mit einer cloudbasierten Version, die Anschluss, Telefonie, Internet und moderne IP-Technik vereint.  Mit virtuellen Telefonanlagen werden alle Funktionen einer professionellen Telefonanlage aus dem Netz bereitgestellt.

Auch die Nutzung anderer digitaler Kommunikationskanäle ist gestiegen. Ein Drittel (34 Prozent) nutzt Kunden- oder Mitarbeiterportale (2016: 28 Prozent). Jedes fünfte Unternehmen (22 Prozent) kommuniziert über soziale Netzwerke. 2016 war erst jedes siebte Unternehmen (15 Prozent) auf Facebook, Xing und Co. unterwegs. Interne Apps, zum Beispiel für die Rechnungsfreigabe oder Auftragsabwicklung, werden allerdings erst von fünf Prozent der Unternehmen genutzt.

 Kommunikationszentrale Smartphone

„Die digitale Kommunikation macht viele Arbeitswege schneller und flexibler“, sagt Biffar. „Im beruflichen Umfeld wird das Smartphone immer mehr zur mobilen Kommunikationszentrale. Unterwegs auf dem Smartphone E-Mails zu schreiben oder sich per Videotelefonie in eine Konferenz schalten zu lassen, gehört für viele Nutzer heute schon zum Alltag.“

Nutzt das Unternehmen eine virtuelle Telefonanlage aus der Cloud, sind die Mitarbeiter zum Beispiel mit einer einheitlichen Rufnummer extern und intern zu erreichen. Sie entscheiden selbst, welche Rufnummer – Handy oder Festnetz – bei einem Telefonat angezeigt wird. Das kann die Durchwahl im Büro oder die Rufnummer der Zentrale sein. Die Möglichkeit, auch unterwegs unter der Festnetz-Rufnummer zu telefonieren, wird im beruflichen Umfeld besonders häufig angefragt.

Bitkom: Jürgen Biffar Bitkom-Experte Jürgen Biffar: Deutsche Unternehmen kommunizieren verstärkt digital. (© 2017 Docuware)

An einem Kommunikationskanal halten Unternehmen trotz Digitalisierung unerschütterlich fest: Sieben von zehn Unternehmen (70 Prozent) gaben bei der Befragung an, das Faxgerät zur internen oder externen Kommunikation einzusetzen. Besonders viel gefaxt wird dabei in kleinen Betrieben mit 20 bis 49 Mitarbeitern (77 Prozent) und von Dienstleistern (81 Prozent).

Digitale Kommunikation Bitkom-Studie zeigt: Digitale Kommunikation setzt sich allmählich in deutschen Unternehmen durch. (© 2017 Bikom)

Mehr Online, weniger Präsenzpflicht

Der Siegeszug der Online-Meetings per Cloud hat viele praktische Gründe: „Während die Teilnahme an Präsenzkonferenzen in der Regel mit hohen Reise- und Übernachtungskosten verbunden ist, erfordern Web-, Telefon- oder Videokonferenzen neben der technischen Ausstattung lediglich eine stabile Internet-Verbindung und eine entsprechende Software“, erklärt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs Enterprise Content Management (ECM) bei Bitkom. „Webanwendungen (wie Videokonferenzen) ermöglichen auch den Zugriff auf Dokumente wie Präsentationen, Word-Dokumente oder Excel-Tabellen.“

Software erleichtert die Zusammenarbeit

In der internen Kommunikation setzen viele Unternehmen verstärkt auch auf sogenannte Collaboration-Tools also Softwareanwendungen, die die Zusammenarbeit innerhalb einer Projekt- oder Arbeitsgruppe erleichtern sollen. Eine Übersichtsseite der Collaboration-Tools, die die Telekom ihren Geschäftskunden anbietet, finden Sie hier. Für das Gelingen von Projekten und eine produktive Zusammenarbeit im Team ist eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation der Mitarbeiter untereinander ein wichtiger Faktor“, sagt Frank Früh, Bitkom-Bereichsleiter ECM. „Dezentrale Anwendungen, zum Beispiel für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, Mindmapping-Tools, Filesharing- oder Kurznachrichten-Dienste, können den firmeninternen Informationsaustausch vereinfachen und dabei helfen, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten.“

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