Unified Communications bündelt Kommunikation

Mit zunehmender Digitalisierung wächst auch die Zahl möglicher Kommunikationswege. Unified Communications (UC) bringt sie in einer Benutzeroberfläche zusammen, auf die Anwender jederzeit und ortsunabhängig zugreifen können.

Unified Communications kurz erklärt

UC verbindet mehrere Kommunikationswege miteinander zu einer Lösung, um den Austausch im Unternehmen effizienter zu gestalten. Unified Communications ist IP-basiert und funktioniert damit über das Internet statt über eine analoge Telefonleitung.

Das Konzept lässt sich dabei auf zwei Arten umsetzen: Entweder vereint es lediglich Kommunikationskanäle wie E-Mail und Telefon miteinander. Dann ist von UC die Rede. Unified Communications and Collaboration (UCC) bezieht dagegen zusätzlich sogenannte Werkzeuge zur Zusammenarbeit mit ein, beispielsweise Messenger, Sprachassistenten oder auch Videotelefonie.

Welche Kanäle oder Werkzeuge das System in einem Unternehmen sinnvoll verbinden kann, kommt auf die Anforderungen der Mitarbeiter an. Darüber hinaus hängt es jedoch auch vom jeweiligen Netzwerk ab. Je leistungsfähiger dieses ist, umso mehr Kanäle und Werkzeuge kann es über eine Cloud verbinden.

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Unified-Communications Zusätzliche Kanäle und Werkzeuge zum Austausch ermöglichen das Arbeiten unabhängig vom Standort. (© 2018 Shutterstock / Jelena Danilovic)

Was die Umstellung den Unternehmen bringt

Angestellte arbeiten effizienter: IP-basiert und alles auf einen Blick – damit können Angestellte nicht nur ortsunabhängig, sondern auch gezielter kommunizieren. Unified Communications spart somit Zeit ein und macht produktiver. Das ist nicht nur bei der Abstimmung zwischen Abteilungen förderlich, sondern auch bei der Kommunikation über mehrere Standorte hinweg.

Kommunikation wird flexibler: Gerade, wenn Unternehmen beispielsweise Messenger-Dienste oder auch Videotelefonie mit einbeziehen, gewinnen sie dadurch an Flexibilität. Das kann die Mitarbeiter ebenso weiterbringen wie den gesamten Betrieb.

Kosten reduzieren sich: Die Kommunikationslösung aus einer Hand ist bei Anschaffung und Nutzung in der Regel günstiger als diverse Insellösungen zu verwenden. Zusätzlich kann sich der eingesparte Aufwand für das Personal auf die Kosten auswirken.

Unified-Communcations Mit Unified Communications vereinfacht sich der Kontakt zwischen verschiedenen Bereichen und Filialen. (© 2018 Shutterstock / Andrey_Popov)

Wie sich UC und UCC umsetzen lassen

Ein erster Schritt hin zur einheitlichen Kommunikationslösung sollte eine Bestandsaufnahme sein. Unternehmen sollten sich fragen: Welche Technologien nutzen dem Ablauf im Betrieb? Worauf kann die Firma verzichten? Und wie sollen die Dienste miteinander verbunden werden?

Effizient kommunizieren über die Cloud

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Lässt sich nicht eindeutig feststellen, welche Lösung sinnvoll ist, lohnt es sich, den Rat eines Experten einzuholen. Das vermeidet Fehler und eventuell unnötige Kosten für ein UC-Management, das am Ende doch nicht optimal ist.

Kommt die neue Kommunikationslösung auf den Weg, sollte das Unternehmen damit Ziele verbinden. So lässt sich der Erfolg später genau messen. Es können beispielsweise allgemeine Punkte wie eine erhöhte Produktivität oder eine Verkürzung der Entscheidungswege angepeilt werden. Darüber hinaus sind sehr spezifische Zielsetzungen möglich, wie geringere Kosten für Telefonie oder der stärkere Austausch über einen Messenger.

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Das Management des UC- oder UCC-Konzepts sollte zudem regelmäßig auf den Prüfstand kommen. Es stellen sich Fragen wie: Wurden die Ziele erreicht? Wo sind Optimierungen sinnvoll? Und welche neuen Aspekte gibt es zu bedenken? Gerade im Zuge der Digitalisierung können sich schnell weitere Technologien oder Lösungen als vorteilhaft erweisen.