Die richtige Vorbereitung: Kein Platz für Überraschungen

Schon Konfuzius wusste, dass der Erfolg in allen Dingen von den Vorbereitungen abhängt. Diese Weisheit gilt auch, wenn Sie bei einer Videokonferenz oder einem Hybrid-Event einen Vortrag halten.

Die wichtigsten Punkte auf Ihrer Agenda:

  • Sie beherrschen Ihren Vortrag aus dem Effeff und
  • fühlen sich in der zu referierenden Materie zu Hause.

Längere Denkpausen oder die Suche nach den richtigen Worten vermeiden Sie dagegen. Auch wenn Sie einen Vortrag vorbereiten, gilt: Übung macht den Meister ...

Darüber hinaus bedarf die Präsentation auf einer Videokonferenz oder einem Hybrid-Event einer speziellen Vorbereitung. Schließlich wollen Sie nicht nur die physisch anwesenden, sondern auch Ihre virtuellen Zuhörer erreichen. Deshalb stellen Sie sicher, dass ...

  • alle relevanten Hilfsmittel nicht nur vor Ort zur Verfügung stehen,
  • sondern auch Ihr virtuelles Publikum auf FolienGrafiken oder Videos zugreifen kann.

Dementsprechend hinterlegen Sie Ihre Hilfsmittel im Internet:

  • Bei einem Hybrid-Event kümmert sich darum in aller Regel der Veranstalter.
  • Wenn Sie dagegen bei einer Videokonferenz einen Vortrag halten, bemühen Sie sich selbst um eine Lösung – zum Beispiel in Form eines Online-Speichers.

In beiden Fällen sollten Sie dafür sorgen, Ihre Hilfsmittel rechtzeitig ins Netz zu bringen. Denn ein Test der Funktionalität Ihrer Dateien, bewahrt Sie vor unangenehmen Überraschungen, wenn Sie Ihren Vortrag halten ...

Vor der Kamera einen Vortrag halten: Den eigenen Platz finden

Unangenehmen Überraschungen beugen Sie auch vor, indem Sie sich im Vorfeld mit der verwendeten Technik beschäftigen. Dabei erwartet natürlich niemand, dass Sie sich die Fähigkeiten eines Kameramanns aneignen. Aber wo sich die Kamera(s) befinden und wie Sie sich am besten positionieren, um im rechten Licht zu erscheinen, sollten Sie schon wissen.

Bei der Wahl des Standpunktes für Ihre Präsentation vor laufender Kamera ist entscheidend, dass ...

  • Sie sowohl für Ihre Zuhörer vor Ort als auch für Ihr virtuelles Publikum gut zu sehen sind,
  • Sie mit möglichst vielen Zuhörern Blickkontakt herstellen können und
  • Sie dementsprechend während Ihrer Präsentation vermeiden in den toten Winkel der Kamera zu treten.

Im Idealfall haben Sie vor der eigentlichen Videokonferenz beziehungsweise dem Hybrid-Event Zeit für Trockenübungen vor der Kamera. Nehmen Sie sich die Zeit und lassen Sie das Gerät doch einfach mal mitlaufen. Dadurch ermitteln Sie nicht nur die richtige Position, sondern finden außerdem heraus, ob Sie vor der Linse eine gute Figur machen.

Weniger ist mehr: Das richtige Outfit wählen

Das Zünglein an der Waage ist dabei auch die von Ihnen getragene Kleidung. Grundsätzlich gilt:  Wenn Sie vor laufender Kamera einen Vortrag halten, lautet Ihr Motto weniger ist mehr – zumindest im Hinblick auf Farben und Muster!

Nach Angaben des Portals "Videopräsenz Coach" ist die Kleidung für den perfekten Auftritt vor der Kamera ...

  • dem Anlass angemessen,
  • dezent und schlicht,
  • frei von auffälligen Mustern oder Aufdrucken,
  • weder eng gestreift, noch gepunktet oder kleinkariert,
  • lieber einfarbig als bunt,
  • nicht schwarz oder weiß und
  • nicht reflektierend.

Die Gründe: Wenn Sie einen Vortrag halten, soll der Fokus auf Ihnen  und nicht auf Ihrem Outfit liegen. Darüber hinaus lässt Sie nicht angemessene Kleidung schlecht aussehen oder sorgt sogar für störende Bildeffekte.

Moderatoren einsetzen: Die Videokonferenz professionell managen

Wenn Sie einen Vortrag halten, moderieren Sie diesen in aller Regel selbst. Neben der Präsentation Ihrer eigenen Inhalte, sorgen Sie dafür, dass auch Ihr Publikum zu Wort kommt. Sie gehen auf Meldungen ein und beantworten Fragen.

Bei einer Videokonferenz oder einem Hybrid-Event ist das in dieser Form nicht möglich. Denn auch wenn Sie ebenfalls auf Ihr Publikum vor Ort eingehen könnten, bliebe Ihr virtuelles Publikum auf der Strecke. Bedenken Sie: Nachfragen Ihrer virtuellen Zuhörer laufen für gewöhnlich per Chat oder sogar über einen Social Media Kanal ein. Dabei den Überblick zu behalten, ist nicht einfach.

Deshalb ist es sinnvoll, einen oder zwei Moderatoren für die Betreuung Ihres Publikums abzustellen.

  • Während sich einer um das Publikum vor Ort kümmert,
  • betreut der andere Ihre virtuellen Zuhörer.

Um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen, tauschen Sie sich mit Ihren Moderatoren im Vorfeld über den Zeitplan Ihres Vortrags aus. Darüber hinaus bietet es sich an, Zeichen abzusprechen. So wissen Sie, wann Sie Ihre Präsentation unterbrechen sollten, um Ihr Publikum einzubeziehen. Dadurch vermeiden Sie den Fehler, den laut "Event Manager Blog" viele bei einer Videokonferenz machen: das virtuelle Publikum nicht ausreichend einzubeziehen.

Die Uhr im Blick: Das richtige Zeitmanagement

Trotzdem sollten Sie Ihren Zeitplan niemals aus den Augen verlieren. Denn so wichtig das Einbeziehen des Publikums auch sein mag – wird aus einer kurzen Videokonferenz eine Marathonveranstaltung, schmeißen Sie nicht nur Ihre eigene Agenda über den Haufen, sondern auch die Ihres Publikums.

Denken Sie daran, dass auch Ihre Zuhörer in aller Regel noch andere Termine haben. Halten Sie sich also an das vereinbarte Programm. Dementsprechend sollten Sie schon bei der Planung des selbigen Wortmeldungen aus dem Publikum und Diskussionen großzügig einkalkulieren.

 

 

Tipps & Tricks: Wie das Smartphone zu einem praktischen Helfer bei der Präsentation wird, zeigen wir Ihnen hier:


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