Das papierlose Büro

Schon Ende der 80er-Jahre war da dieser Gedanke: Was wäre, wenn es alle Akten, Kopien und Papierberge nicht mehr gäbe? Am 30. Juni 1975 hat Vincent Giuliano von der Unternehmensberatung Arthur D. Little in einem Artikel in „Businessweek“ den Begriff vom papierlosen Büro geprägt. „Bis 1990 werden die meisten Unterlagen digital sein“, glaubte Giuliano.

Das „papierlose Büro“ avancierte zum Ideal – und zum Schlachtruf für das Bestreben, Schluss zu machen mit der Zettelwirtschaft auf deutschen Schreibtischen. Effizienz war gefragt, Kosten sollten gesenkt und nebenbei die Umwelt geschont werden. Die Idee: Dokumente und Akten künftig bitte nur noch säuberlich digital verwalten.

Doch der Weg zum papierlosen Büro war länger als gedacht, zu sehr hingen Chefs und Mitarbeiter an gewohnten Abläufen. Mittlerweile deutet sich eine Zeitenwende an: Das neue Mantra heißt jetzt „Digital Office“ – und es wird von vielen Unternehmen aktiv umgesetzt. Laut einer Umfrage des Branchenverbands Bitkom von 2016 erkennen 88 Prozent der Unternehmen die Digitalisierung als Chance. Und mit der Modernisierung ihrer Büro-Arbeitsplätze können sie einen wichtigen Teil ihrer Digitalisierungsstrategie umsetzen.

Mobile und Desktop-IT verschmelzen

Doch wie genau sieht der digitale Arbeitsplatz, der „Digital Workplace“ von heute aus? Smartphones und Tablets sind nicht mehr wegzudenken. Die mobilen Arbeitsmittel gewinnen aufgrund neuer Gerätetypen – wie etwa sogenannte 2-in-1-Notebooks und Tablets – zunehmend die Oberhand. Trotzdem wird der herkömmliche Desktop-PC nach einer Analyse der IT-Beratung IDC in naher Zukunft nicht aus deutschen Büros verschwinden. Stattdessen verschmelzen Betriebssysteme und Anwendungen: Mit dem Office-365-Paket aus der Cloud etwa stehen Außendienstlern alle gängigen Geschäftsanwendungen überall und immer zur Verfügung. Ein Dokument, das man im Büro erstellt hat, lässt sich auf dem Weg zum Kunden übergangslos auch auf Mobilgeräten bearbeiten. Dokumente lassen sich mit einem Klick teilen und mit Videochatprogrammen wie Skype for Business aus der Office-Anwendung heraus in einem persönlichen Gespräch kommentieren.

Im Digital Workplace gewinnen die mobilen Arbeitsmittel aufgrund neuer Gerätetypen – wie etwa sogenannter 2-in-1-Notebooks und Tablets – zunehmend die Oberhand. (© 2017 Deutsche Telekom)

Die Digitaltechnik verändert so auch die Kommunikation: Laut einer Studie des US-amerikanischen Softwareherstellers BMC werden bis 2020 persönliche Gespräche um zwölf Prozent abnehmen. Dagegen nimmt die Kommunikation über E-Mail um 29 Prozent zu, über Videocalls um 46 Prozent und über mobile Messenger wie WhatsApp um 38 Prozent. Hoch im Kurs stehen auch soziale Netzwerke wie Chatter oder Yammer, deren Nutzung um 22 Prozent steigen wird.

Einfach und intuitiv zusammenarbeiten

Die reibungslose Zusammenarbeit mit Kollegen, Partnern und Kunden ist ein elementarer Aspekt des modernen Arbeitsplatzes. Unified Communication- and Collaboration (UCC)-Lösungen bündeln bestehende Kommunikationskanäle und bieten eine einheitliche Collaboration-Plattform. Smartphone-Apps vereinigen Funktionen wie Voice-, E-Mail, Instant Messaging oder Präsenzfunktionen in einer Anwendung und sind auch geräteunabhängig zugänglich.

Mobil und flexibel: Mitarbeiter wollen selbst entscheiden

Neue Technik, schnelle Netze und innovative Software treiben die Entwicklung voran und wecken weitere Begehrlichkeiten. Büroangestellte fordern längst mehr Mobilität und Flexibilität bei ihrer Tagesarbeit. Sie wollen selbst entscheiden, wo sie ihrer Arbeit nachgehen – sei es im Büro, im Home-Office oder im Café. Gleichzeitig rückt eine Generation an Young Professionals in die Unternehmen vor, die mobile Technologien intensiv privat nutzen und dieselben Erwartungen an die Ausstattung ihrer IT-Arbeitsplätze haben. Sie wollen im Job den gleichen Komfort wie privat.

Sei es im Büro, im Home-Office oder im Café: Oft wollen die Mitarbeiter eines Unternehmens selbst entscheiden von wo aus sie arbeiten. (© 2017 Deutsche Telekom)

Zudem stirbt der feste Arbeitsplatz langsam aus. „Über 40 Prozent der Entscheider in Deutschland, Österreich und der Schweiz gehen von einem Rückgang starrer Arbeitsplatzkonzepte aus“, sagt Carlo Velten, Senior Analyst und CEO bei Crisp Research. Mobile Arbeitsplätze und innovative Arbeitsplatzkonzepte – wie zum Beispiel Coworking – sind deutlich auf dem Vormarsch. Das sind die Ergebnisse einer aktuellen empirischen Studie von Crisp im Auftrag von Citrix Systems GmbH.

Digital Office: Mobile als Markttreiber

Smartphones, Tablets und neue Formen der Zusammenarbeit bringen Bewegung in das Thema Digital Office. Glaubt man der kürzlich veröffentlichten Studie des IT-Analyseunternehmens IDC („Advanced Workplace Strategies in Deutschland 2016“), plant bis Ende 2017 jedes zweite Unternehmen in Deutschland, virtuelle Arbeitsplätze aus der Public Cloud bereitzustellen. Dadurch wollen sie deutlich mehr Anwendern als heute den geräteunabhängigen Zugriff auf IT-Anwendungen ermöglichen – was zugleich eine höhere Mitarbeiterproduktivität verspricht.

Enterprise-Content-Management-Systeme helfen Informationen in Unternehmen besser zu verteilen, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten, digital zu archivieren und wiederzufinden. (© 2017 Deutsche Telekom)

Den meisten Unternehmen geht es dennoch darum, bestehende Prozesse zu optimieren. Statt in Aktenordner wandern die wichtigsten Unterlagen auf Server, Festplatten oder in die Cloud. Dort sind die Informationen vor physischen Schäden geschützt und gegen Fremdzugriff gesichert. Die Digitalisierung wird dabei von Enterprise-Content-Management-Systemen ermöglicht. ECM hilft, Informationen besser zu verteilen, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten, digital zu archivieren und wiederzufinden. „ECM-Systeme gelten damit als zentrale Wegbereiter für das Digital Office“, bestätigt Jürgen Biffar, Leiter des Kompetenzbereichs ECM beim Branchenverband Bitkom.

Beispiel Rechnungserstellung: Mit digitalen Softwarelösungen kann die Buchhaltung eine Rechnung automatisiert erstellen. Jedes sechste Unternehmen (18 Prozent) erstellt heute Rechnungen bereits überwiegend elektronisch. Hier haben Großunternehmen die Nase vorn: Unter ihnen schreibt nahezu jede vierte Firma elektronische Rechnungen. Auch beim Thema digitale Akten sind Unternehmen in Deutschland weit fortgeschritten. Nach Angaben von IDC haben bereits sieben von zehn Unternehmen (69 Prozent) ihre Papierakten zumindest teilweise digitalisiert, sagt Mark Alexander Schulte, Senior Consultant bei IDC.

Arbeitsplätze aus der Cloud sind keine Zukunftsvision mehr

Auch virtualisierte, aus der Cloud bereitgestellte Arbeitsplätze halten Einzug in deutsche Unternehmen. Die aus virtuellen Desktops und Applikationen bestehenden Lösungen bieten Mitarbeitern eine gewohnte Nutzung ihrer Anwendungen und Desktop-Inhalte – unabhängig vom genutzten Client. Für IT-Abteilungen entstehen Vorteile durch die Skalierbarkeit, eine verbrauchsorientierte Abrechnung und kurzfristiges Aufsetzen neuer Arbeitsplätze. Allerdings gilt es auch, Bedenken abzubauen – in Hinblick auf die Stabilität, Sicherheit und Compliance bei IT-Entscheidern.

Der Softwarehersteller BMC aus den USA hat den Status quo europäischer Arbeitsplätze in Deutschland, Frankreich, Spanien und Großbritannien untersucht. Das Ergebnis lässt hoffen: Bereits in drei Jahren erwartet ein Drittel der Deutschen ein komplett vernetztes Büro. Im Jahr 2020 hätten wir dann endlich das papierlose Büro!