400 Millionen Euro für die Post

Knapp 400 Millionen Euro wenden allein mittelständische Unternehmen in Deutschland im Durchschnitt jährlich an Lohnkosten auf, um die Ein- und Ausgangspost zu verarbeiten. Auf Stunden umgerechnet, benötigen die rund 30.000 deutschen Mittelständler (100 bis 499 Mitarbeiter) zusammen 23 Millionen Arbeitsstunden pro Jahr.

Das belegt eine repräsentative Studie (FP-Effizienzreport) der Francotyp-Postalia Holding AG und des Verbandes Bitkom Research. Analysten von Bitkom Research befragten im Februar 2017 dazu 300 mittelständische Unternehmen in Deutschland.

Postbrief vs. E-Mail 81 Prozent der befragten mittelständischen Unternehmen nutzen den Postbrief häufig oder sehr häufig, wenn es sich um den Versand von wichtiger und vertraulicher Geschäftspost handelt. (© 2017 Francotyp-Postalia Holding AG )

Bei Geschäftspost ist der klassische Brief noch immer die Nummer eins

Die Studie stellt fest, das jedes mittelständische Unternehmen bei durchschnittlich 220 Arbeitstagen pro Jahr etwa 3,5 Stunden täglich braucht, um die Geschäftspost zu verarbeiten. Denn trotz E-Mail, Messenger und Co. ist der Brief noch lange nicht vom Aussterben bedroht. Für die Mehrheit der deutschen Unternehmen bleibt der klassische Brief erste Wahl: 81 Prozent nutzen den Postbrief häufig oder sehr häufig, wenn sie wichtige und vertrauliche Geschäftspost verschicken oder empfangen wollen – noch vor der E-Mail mit 57 Prozent und dem Fax mit 23 Prozent.

Rüdiger Andreas Günther Rüdiger Andreas Günther (© 2017 Francotyp-Postalia Holding AG )

„Die Studie zeigt, dass der Brief lebt!“

Rüdiger Andreas Günther
Vorstandsvorsitzender von Francotyp-Postalia

„Weltweit werden nach wie vor jährlich über 300 Milliarden Briefe verschickt“, erklärt Rüdiger Andreas Günther, Vorstandschef von Francotyp-Postalia. „Auch in zehn Jahren wird es den Brief immer noch geben, und natürlich schreitet die Digitalisierung voran. So werden die Anforderungen an die herkömmliche Poststelle enorm steigen.“

Zeit und Geld sparen durch Digitalisierung von ein- und ausgehender Post
68 Prozent der Unternehmen geben laut der Studie an, dass die Verarbeitung der Eingangspost bei ihnen verbesserungsfähig ist, 46 Prozent erkennen Optimierungsbedarf bei der Verarbeitung der Ausgangspost. Immerhin benötigen 71 Prozent der befragten Unternehmen zwischen zwei und acht Stunden täglich für die Verarbeitung der Ein- und Ausgangspost.

Zur Studie

Laut FP-Effizienzreport verschenken Unternehmen große Effizienzpotenziale im Umgang mit analoger und digitaler Kommunikation. Optimierungsmöglichkeiten gibt es nicht nur bei der Verarbeitung der klassischen Ein- und Ausgangspost, sondern auch bei der Gestaltung der Kommunikations- und Dokumentenprozesse.

>> Direkter Link zum FR-Effizienzreport (kostenloser Download)

Zum Beispiel erklärte fast jedes dritte Unternehmen, das seine Eingangspost digitalisiert, dass es beim Scan-Prozess Optimierungsmöglichkeiten gibt. 53 Prozent aller Unternehmen verzichten jedoch noch ganz auf den Scan-Vorgang bei der eingehenden Geschäftspost, obwohl die Arbeitsprozesse inzwischen fast alle über Computer laufen.

Laut der Umfrage sehen zwei Drittel der Unternehmen auch Verbesserungspotenzial bei der Archivierung. Rund ein Drittel archiviert ausschließlich in Papierform, 14 Prozent nur digital. Im Vergleich beider Varianten erzielen digital archivierende Unternehmen eine signifikante Zeitersparnis von bis zu 40 Prozent.

Klar ist: Viele Unternehmen verschenken erhebliche Zeit und Ressourcen, wenn sie Prozess- und Kommunikationswege nicht durchgehend digitalisieren.