Sicher mit Fax

Wehe dem, der statt der Telefon- die Faxnummer wählt: Ein ohrenbetäubendes Rauschen und Fiepen lässt einen gleich den Hörer hinknallen. Das Faxgerät, 1979 von der Deutschen Bundespost eingeführt, war damals eine echte Errungenschaft. Es transportierte Dokumente in wenigen Sekunden und dank Sendebericht nachweisbar ganz einfach über die Telefonleitung von A nach B. Heute, knapp 40 Jahre später, gerät es wegen der digitalen Medien aus der Mode, könnte man meinen. Keine Frage: Deutsche Unternehmen kommunizieren zunehmend digital. Ob E-Mail, Messenger, soziale Netzwerke, Online-Meetings oder Kunden- und Mitarbeiterportale: „Digitale Kommunikation macht viele Arbeitswege schneller und flexibler“, erklärt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs Enterprise Content Management im Digitalverband Bitkom.

Multifunktionsgeräte mit Fax-Funktion Nahezu alle Multifunktionsgeräte bieten auch eine Fax-Funktion, die in mittelständischen Unternehmen rege genutzt wird. (© 2017 iStock)

 

Dennoch haben Faxnummern noch immer ihren Platz auf Unternehmenswebsites und Visitenkarten. Auch moderne Multifunktionsgeräte bieten eine Faxfunktion, die rege genutzt wird. Ein Grund dafür dürfte sein, dass Faxsendungen in Deutschland eine kostengünstige und zeitsparende Alternative zu Einschreiben darstellen, weil sie in der Regel vor Gericht als Anscheinsbeweis für eine Übermittlung anerkannt werden.

Digitale Kommunikation im Büro 70 Prozent der deutschen Unternehmen nutzen das Faxgerät noch immer regelmäßig. (© 2017 Bitkom)

 

Unternehmen kommunizieren weiterhin via Fax

Nach einer aktuellen repräsentativen Bitkom-Befragung unter 504 Unternehmen ab einer Größe von 20 Mitarbeitern kommunizieren noch sieben von zehn Unternehmen via Fax mit Kunden, Kollegen oder Geschäftspartnern. Besonders viel gefaxt wird dabei in kleinen Betrieben mit 20 bis 49 Mitarbeitern und von Dienstleistern. Die Gründe dafür liegen auf der Hand, wie Rainer Lammel, Geschäftsführer der LCOM Kommunikationsdienste GmbH & Co. KG im bayerischen Schwabach weiß: „Das Fax wird auch weiterhin dort genutzt, wo zum Beispiel Technologielücken bestehen“, sagt er.

Faxen im Digitalzeitalter

Die meisten Multifunktionsgeräte verfügen über eine Faxfunktion. Aber auch ohne Hardware kann man heute Faxe senden und empfangen.

  • Faxdienstleister nutzen: Nach der Registrierung erhalten Nutzer von ihrem Dienstleister eine virtuelle Faxnummer. Moderne Online-Fax-Services lassen sich bequem über den Browser bedienen. Der Internet-Fax-Versand erfolgt per E-Mail oder auf dem Desktop aus jeder beliebigen Anwendung heraus.
  • Funktion im E-Mail-Postfach nutzen: Viele E-Mail-Provider haben in ihre Postfächer eine Fax-Funktion integriert. Darüber lassen sich Dokumente aus der Anwendung heraus als Fax versenden und empfangen. Dokumente, die nicht auf dem Computer vorliegen, müssen allerdings gescannt werden.
  • Fax-Software installieren: Mit Software-Lösungen für den Computer lassen sich ohne eigene Hardware Faxe versenden und empfangen. Auch hierbei müssen externe Dokumente gescannt werden.
  • Fax-App laden: Mit Fax-Apps funktioniert das Faxen auch unterwegs mit dem Smartphone.

Als Beispiele nennt er Online-Lieferdienste, bei denen Mahlzeiten oder Lebensmittel online bestellt werden. Die Lieferdienste arbeiten mit lokalen Händlern und Restaurants zusammen. „Die Mitarbeiter dort haben in der Regel keinen PC-Arbeitsplatz; bei ihnen steht ein Faxgerät im Betrieb, auf das der Online-Dienst die Bestellung automatisiert übermittelt. Dort nehmen die Mitarbeiter das Fax in die Hand und erledigen den Auftrag“, erläutert der Fachmann. Das Fax agiert dabei als Brücke zwischen den unterschiedlichen technologischen Plattformen der Geschäftspartner.

„Genauso funktioniert dies bei Reiseportalen oder Online-Blumenhändlern. Marketing-Faxe kombiniert mit Bestellformularen sind bei Apotheken, Arztpraxen oder Pflegeeinrichtungen sowie in Bau- oder Handwerksbetrieben wichtig. Die Empfänger tragen die gewünschte Stückzahl ein und unterschreiben: Der Auftrag landet letztendlich unkompliziert und direkt im Faxgerät beim Lieferant als rechtsverbindliche Bestellung“, erklärt der Fachmann.

Rechtssicherheit dank Fax

Fakt ist: Das Fax hat noch immer seine Berechtigung. Wo rechtliche Vorgaben, wie Dokumentenechtheit, gefordert sind, wird dem Fax eine höhere Rechtssicherheit als jeder anderen elektronischen Kommunikationsform eingeräumt. Auch wenn der Nachweis einer eigenhändigen Unterschrift verlangt wird, spielt das Fax seine Trümpfe aus. Aufträge, Bestellungen, Stornierungen oder auch juristische Unterlagen sowie sensible Daten wie Laborbefunde werden auf diesem Wege elektronisch übermittelt, denn Faxe sind verbindlich, rechtssicher und vor allem nachweisbar, dafür sorgen das Sendeprotokoll und der Sendebericht. Faxe können daher sogar vor Gericht als Beweisstück dienen. „Gerade diese Rechtssicherheit des Faxes macht es für viele Branchen attraktiv, Dokumente weiterhin als Fax zu übermitteln“, erklärt Lammel. Und so bewahrheitet sich einmal mehr der Spruch: Totgesagte leben länger.