Home Office: Individuell auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingehen

Die Veränderung ist meist schleichend, hat aber weitreichende Folgen. „Unsere Lebens- und Arbeitswelten haben sich durch die Digitalisierung stark verändert und werden sich weiter verändern“, sagt Jürgen Spegel. Der Director Human Resources der Haufe Gruppe in Freiburg kennt sich mit dem Thema bestens aus: „Technologien wie Software-as-a-Service und leistungsfähige mobile Endgeräte machen es inzwischen möglich, dass Mitarbeiter von fast überall vollwertig arbeiten können“, weiß er. In der Haufe Gruppe, einem der führenden Unternehmen für digitale Transformation, arbeiten rund 90 Beschäftigte ständig im Home Office. „Wir gehen sehr flexibel und individuell auf die Bedürfnisse unserer Mitarbeiter ein. Führungskraft und Mitarbeiter vereinbaren direkt miteinander, wann und wie sie mobil arbeiten können“, sagt Spegel. Die Haufe Gruppe setzt dabei auf Vertrauensarbeitszeit. „Diese Freiheit und Flexibilität führt im Unternehmen zu mehr Motivation und Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter.“

Home Office Home Office: Der Status quo der deutschen Unternehmen (© 2017 Bitkom)

Von Karrieresprüngen abgeschnitten sind dabei die Heimarbeiter bei der Haufe Gruppe nicht. „Für die Vorbereitung und Durchführung unserer regelmäßigen Zielvereinbarungs- und Bewertungsgespräche nutzen wir die SaaS-Lösung Haufe Talent Management, erläutert Personalchef Spegel die neue Arbeitswelt. „Darüber lassen sich mobil Ziele zwischen Führungskraft und Mitarbeitern im Dialog vereinbaren oder auch mögliche Entwicklungsziele festlegen.“

Die Freiburger liegen mit der neuen Arbeitsweise im Trend: Nach dem Ergebnis einer repräsentativen Befragung des Berliner Digitalverbands Bitkom arbeitet bereits rund jeder vierte Beschäftigte hierzulande hin und wieder von zu Hause aus, jeder fünfte sogar regelmäßig. Von der mobilen Arbeit sollen beide Seiten profitieren: Die Unternehmen müssen nicht mehr für jeden einzelnen einen Büroarbeitsplatz vorhalten und sparen Raumkosten. Die Telearbeiter sparen sich den Weg zur Arbeit. Sie können Arbeit und Familie besser vereinbaren und erhalten eine bessere Work-Life-Balance. Social-Intranet-Tools sorgen für die standortübergreifende Zusammenarbeit, Chat-Tools ersetzen den Flurfunk und sollen das Zusammengehörigkeitsgefühl stärken und Büroprogramme über die Cloud, wie Office 365 der Telekom, lassen sich beispielsweise für eine gemeinsame Projektarbeit in- und extern nutzen.

Macht das Home Office krank?

Hört sich in der Theorie gut an. Doch in der Praxis sieht die neue Welt der Arbeit anders aus, wie die aktuelle Studie „Arbeiten jederzeit und überall: Auswirkungen auf die Arbeitswelt“ herausfand. Die Arbeitsorganisation ILO der Vereinten Nationen und der Europäischen Stiftung Eurofound untersuchten dafür die Arbeitssituation in 15 Ländern in Europa und Südamerika sowie in den USA und Japan. Das Ergebnis: Wer ständig im Home Office oder von unterwegs arbeitet, leidet häufiger unter Schlaflosigkeit und ist anfälliger für Stress als die Kollegen, die ausschließlich im Büro arbeiten. Auch die Verordnung von oben zum Home Office kann gründlich schiefgehen: So gab es einen Aufschrei in der Belegschaft, als Microsoft vor ein paar Jahren drei Standorte schließen und die Belegschaft ins Home Office schicken wollte. Der Plan wurde auf Eis gelegt.

Mobiles Arbeiten Eine Bitkom-Umfrage hat gezeigt, dass die Mehrheit der Deutschen meint, arbeiten von zu Hause sei nicht für alle Mitarbeiter geeignet. (© 2017 Deutsche telekom)

Andersherum ist es manchmal genauso schwierig: Viele Unternehmen in Deutschland zum Beispiel wollen ihre Mitarbeiter schlichtweg am liebsten vor Ort haben. Nach der Bitkom-Umfrage sind sechs von zehn Unternehmen hierzulande der Meinung, dass sich das Home Office nicht für alle eignet und eine Ungleichbehandlung vermieden werden sollte. Jedes fünfte Unternehmen sorgt sich um die Identifikation der Mitarbeiter mit ihrem Arbeitgeber.

Auch fast die Hälfte (46 Prozent) der befragten Mitarbeiter im Home Office oder unterwegs befürchten, ohne direkten Austausch mit Kollegen weniger produktiv zu sein. Über die Hälfte fürchtet, dass sich bei der Arbeit im Home Office Beruf und Freizeit zu stark vermischen und dass die Arbeit von zu Hause die Karriere behindert.

Die Studie belegt, wie groß die Bedenken der Mitarbeiter sind. Hier seien die Führungskräfte gefragt, sagt Stephan Sandrock, Leiter des Fachbereichs „Arbeits- und Leistungsfähigkeit“ am Institut für angewandte Arbeitswissenschaft e.V. in Düsseldorf. Abteilungsleiter und Chefs sollten regelmäßig Rückmeldungen zu den gemeinsamen Zielen und zum persönlichen Beitrag des Heimarbeiters geben. „Dieses Feedback sollte auch bei persönlichen Treffen stattfinden“, empfiehlt Sandrock. „Web- oder Videokonferenzen ersetzen auf Dauer nicht den persönlichen Kontakt.“

Mobiles Arbeiten Aktuelle Studien belegen, dass mobiles Arbeiten zwar erwünscht ist, aber auch, dass Unternehmen in Deutschland ihre Mitarbeiter gern vor Ort haben möchten. (© 2017 Deutsche Telekom)

Home Office? Ja, aber …

Wichtig sei zum Beispiel ein Kerntag in der Woche, an dem alle im Büro sind, rät Dietrich Manzey, Professor am Institute of Psychology and Ergonomics der Technischen Universität Berlin. „An diesem Tag könnten dann auch zentrale Teambesprechungen stattfinden, sodass alle immer auf einem ähnlichen Informationsstand sind und sich auch bei alternierender Telearbeit zum Team gehörig fühlen“, sagt er. Trendexpertin Birgit Gebhardt stellt vor allem bei den großen US-Unternehmen wie IBM und Microsoft fest: Je virtueller Mitarbeiter zusammenarbeiten, umso größer wird ihr Bedürfnis, sich physisch zu treffen. „Das Büro und das, was es heute zur Arbeit anbietet, braucht die nächste Generation eigentlich nicht mehr“, sagt sie. „Aber sie braucht einen Ort, wo sie sich gern treffen mag, den sie ‚besetzen‘ kann, wo sie Teamgeist spürt und in den ‚Flow‘ kommt. Das könnte auch das Büro sein – sofern es sich stark öffnet und verändert (siehe Interview mit der Trendforscherin Birgit Gebhardt).

Mitarbeiter brauchen Wohlfühlzonen

Bei der sparsameren Raumaufteilung durch weniger anwesende Mitarbeiter dürften die Unternehmen ihren Mitarbeitern aber nicht die Geborgenheit ihres Büros wegnehmen, „ohne neue Wohlfühlzonen zu schaffen“, erklärt Nina Leffers, Professorin für internationale Unternehmensführung an der OTH Regensburg und Change-Management-Expertin. „Beispiele aus den USA haben gezeigt, dass gerade Mitarbeiter der Generation Y viel Wert auf ein Umfeld legen, in dem sie sich kreativ entfalten können“, sagt sie. Bei Airbnb zum Beispiel hat zwar kein Mitarbeiter mehr einen festen Arbeitsplatz; sie können sich aber zurückziehen und in individuell gestalteten Arbeitsumgebungen wie einem Iglu arbeiten oder sich in einem zum Konferenzraum umgestalteten Wohnwagen treffen. Fazit der Expertin: Wenn auch nicht unbedingt zu Hause, so soll der Arbeitsplatz der Zukunft doch wenigstens Rückzugsorte schaffen.

Weiterführende Links zum Thema

Interview mit der Trendforscherin Birgit Gebhardt

Microsoft Office 365 mieten statt kaufen – eine clevere Lösung

Office 365: Fünf praktische Tipps für den Einstieg